Met haar bedrijf IT Efficiency ondersteunt Marieke van Gent organisaties in de cultuursector met hun digitaal luik. Zo helpt ze Yesplan-gebruikers hun installatie te optimaliseren en daarmee ook de werkprocessen te stroomlijnen. Een openhartig gesprek over de softwarerevolutie in kleine en grote venues.
Marieke Van Gent: “Sinds 2012 helpen we organisaties in de cultuursector te digitaliseren. Op praktisch vlak is dat ondersteuning bij applicatiebeheer. Maar onze focus ligt vooral op de mens en het proces van digitaliseren bij culturele organisaties.
Mijn eerste klant was het Wilminktheater in Enschede. Ze hadden Yesplan, maar veel werknemers bleven liever in een Excel-bestandje werken. Dat was de eerste keer dat ik met Yesplan in aanraking kwam. Wij hebben toen de instellingen zo aangepast dat iedereen er wél mee wilde werken. Er bestond tien jaar geleden ook nog geen basisconfiguratie voor Yesplan. Waardoor we alles zelf konden inrichten.”
“Yesplan zelf is veranderd. Ik vind het een super gebruiksvriendelijke tool. Maar ook de sector is veranderd. De tijden van enkel werken met een Google Calendar en andere losse tools zijn voorbij. Zelfs de kleine theaterzalen moeten digitaliseren.
Ik kwam laatst bij een theater terecht waar ze nog met een magneetbord werkten om aan te duiden in welke zalen bepaalde evenementen doorgaan. Ik dacht dat ik in 1980 terechtgekomen was. We hebben hun volledige werking gedigitaliseerd, maar het magneetbord mocht blijven. ”
“Bij IT Efficiency streven we altijd naar één bron van al je data. One single source of the truth. Daardoor komen we vaak bij Yesplan uit als vertrekpunt. Juist omdat het zo goed werkt met externe koppelingen.
Je kan probleemloos een ticketingsysteem of financieel pakket integreren. We werken zelf graag met Yesplan, maar we willen wel onze onafhankelijkheid behouden. Ik wil er dus niks voor terug wanneer ik Yesplan aanprijs.”
“Nou heb je eventjes? De app vind ik echt een enorme toegevoegde waarde. Er staan zoveel mensen dagelijks op de werkvloer van een venue, die informatie uit Yesplan nodig hebben. Met de app kunnen ze snel even een technische rider opvragen. Hoe laat moet die koffie er zijn? Het zorgt ervoor dat de tool door iedereen in je organisatie wordt omarmd.
Verder vind ik dat jullie een sterke supportafdeling hebben. Dat mis ik toch bij heel wat andere applicaties. En ik ben ook fan van de Teamplanner. Voor een aantal grote theaters is dat echt de basis voor hun personeelsplanning.”
“Houd Yesplan overzichtelijk door het regelmatig op te ruimen. Daar heb ik een heel simpel trucje voor. Maak een dataview* aan van alle velden waarvan je denkt dat je ze gebruikt. Vervolgens zet je de teller op twee of drie jaar terug en daar draai je dan een rapport van.
Kijk of dat veld gebruikt wordt en gooi het anders gewoon weg. En doe één keer per jaar gewoon een totale review van alle velden. Als het overzichtelijk blijft, zorg je ervoor dat iedereen in je organisatie de tool met plezier gebruikt.”
*Een functie binnen Yesplan waarmee data overzichtelijk wordt weergegeven.
Blijf op de hoogte: connect met Marieke Van Gent en ons Yesplan Team via LinkedIn!
Contacteer ons of volg een van onze live introductiesessies!
