Dataviews: onze geheimen ontrafeld - deel 1

Met dataviews kan je in Yesplan tabellen maken met gegevens van evenementen, resources, contacten enz. Ze kunnen echter nog zoveel meer, want wist je dat je dataviews kan gebruiken als takenlijstjes? We inspireren je dan ook graag met enkele voorbeelden van hoe je dataviews kan inzetten om je werk te overzien!

Heb je alle technische fiches ontvangen?

Als Technisch Directeur is het belangrijk dat je van bezoekende artiesten de technische fiches ontvangt met daarin wat ze nodig hebben en het materiaal dat ze zelf zullen meebrengen. Maar hoe kan je nu zeker weten dat elk bevestigd evenement zo’n technische fiche bevat? Dat kan je in Yesplan controleren door eenvoudigweg de onderstaande stappen te volgen!

  • Bouw een dataview met de bevestigde evenementen in de relevante periode.
  • Verfijn de filter zodat die enkel evenementen toont waarvan het bijlageveld voor de technische fiche leeg is. 
  • De Technisch Directeur kan het evenement openen vanuit de dataview en de technische fiche uploaden.
  • Eens de technische fiche toegevoegd is, verdwijnt het evenement in kwestie uit de dataview. 

Als de Technisch Directeur een lege dataview ziet, weet hij/zij/x dus zeker dat elk evenement een technische fiche bevat! 

Heeft jouw evenement een interne verantwoordelijke?

Wie contacteer je als er een probleem is bij de organisatie van een evenement? Je kan dan bijvoorbeeld in Yesplan voor elk evenement een interne medewerker aanduiden die de verantwoordelijkheid opneemt. Hoe kan jij zeker zijn dat ieder evenement zo'n interne verantwoordelijke heeft? Met dataviews!

  • Bouw een dataview met de evenementen in de relevante periode. 
  • Verfijn de filter zodat die enkel evenementen toont waarvan het customdataveld voor de interne verantwoordelijke leeg is. 
  • Open het evenement vanuit de dataview en boek een contact in het veld voor de interne verantwoordelijke.
  • Eens het contact toegevoegd is, zal het evenement automatisch uit de dataview verdwijnen. 

Is de dataview leeg? Dan bevatten al de evenementen in de gekozen periode een interne verantwoordelijke.

Wil je een plaatshouder inwisselen met een specifieke resource?

Bij de organisatie van een evenement zijn niet alle details meteen duidelijk. Je weet bijvoorbeeld al dat je een microfoon nodig hebt, maar welk type? In Yesplan kan je daarom een plaatshouder “Microfoon” boeken en die later inwisselen met een specifieke resource, bijvoorbeeld de “Sennheiser e 935”. Evenementen met plaatshouders staan in de kalender aangeduid met een vraagteken, maar je ziet ze soms over het hoofd. Dataviews to the rescue!

  • Bouw een dataview met resourceboekingen in de relevante periode en toon ook de evenementen in de dataview.
  • Verfijn de filter zodat die enkel plaatshouders toont.
  • Open een evenement vanuit de dataview en wissel de plaatshouders in met een resource.
  • Eens de plaatshouder ingewisseld is, zal de resourceboeking uit de dataview verdwijnen.

De plaatshouders zijn allemaal ingewisseld als de dataview er geen meer bevat voor de gekozen periode.

Eerst zien, dan geloven?

Vraag je persoonlijke demonstratie door een Yesplan-medewerker aan.