Yesplan is overgenomen door Activity Stream. Ontdek meer

Dataviews: onze geheimen ontrafeld - deel 2

Met dataviews kan je in Yesplan tabellen maken met gegevens van evenementen, resources, contacten enz. Ze kunnen echter nog zoveel meer, want wist je dat je dataviews kan gebruiken als takenlijstjes? We inspireren je dan ook graag met enkele voorbeelden van hoe je dataviews kan inzetten om je werk te overzien!

Klaar om jouw tickets te publiceren?

Het nieuwe seizoen is helemaal ingepland en je bent klaar om je tickets open te stellen voor het publiek. Dat betekent dat je tientallen of honderden evenementen vanuit Yesplan doorstuurt naar je ticketingsoftware, zodat ze daar verder verwerkt kunnen worden. Maar welke evenementen mag je nu precies doorsturen? En hoe kan je dat in een beperkt aantal ‘clicks’ doen? Met dataviews maak je in een handomdraai een lijst aan met alle evenementen die je mag doorsturen! 

  • Maak een dataview met evenementen in de relevante periode.
  • Verfijn de filter zodat je enkel evenementen ziet die je mag doorsturen. Zorg dat je enkel evenementen ziet waarvoor de publicatieknop voor ticketing de waarde “Uit” bevat.
  • Open een evenement vanuit de dataview en stuur het door naar je ticketingsoftware.
  • Eens doorgestuurd, zal het evenement automatisch uit de dataview verdwijnen. 

De evenementen zijn allemaal doorgestuurd als de dataview er geen meer bevat voor de gekozen periode! 

Bevatten al jouw contacten een e-mailadres?

Bij de organisatie van je evenementen communiceer je vaak met verschillende mensen, zowel binnen als buiten je organisatie. Je kan deze mensen ook boeken als contact op een evenement. Maar hoe ga je bijvoorbeeld na of alle contacten wel degelijk een e-mailadres bevatten?

Dankzij de dataview kan je een lijst maken van alle contacten zonder e-mailadres, maar je kan het ook uitbreiden naar andere contactgegevens. 

  • Maak een dataview voor contacten met daarin kolommen voor contactgegevens. 
  • Verfijn de filters zodat de dataview enkel contacten met een bepaald label toont waarvan het veld voor de e-mailadressen leeg is. 
  • Open een contact vanuit de dataview en voeg het e-mailadres toe. 
  • Eens het e-mailadres toegevoegd is, verdwijnt het contact automatisch uit de dataview.

Is alle informatie toegevoegd aan jouw evenement?

Veel medewerkers dragen hun steentje bij tijdens de organisatie van een evenement. De Technisch Directeur, Productiemanager, Programmeur, Marketing Manager en Verhuurdienst moeten allemaal informatie toevoegen. Hoe behoud je het overzicht en maak je een lijst met al de evenementen waarvoor jij nog informatie moet toevoegen? 

Je kan aan evenementen customdatavelden toevoegen van het type “Checkbox”, bijvoorbeeld “Techniek heeft info toegevoegd”, “Productie heeft info toegevoegd” enz. Met een dataview kan je dan een lijst maken van alle evenementen waar een checkbox niet aangevinkt is.

  • Maak een dataview voor evenementen met daarin de kolom voor de checkbox (bijv. “Techniek heeft info toegevoegd”).
  • Verfijn de filters zodat de dataview enkel evenementen toont waar de checkbox niet geselecteerd is.
  • Open een evenement vanuit de dataview en voeg al de nodige informatie toe. Als je vervolgens de checkbox selecteert, zal het evenement automatisch uit de dataview verdwijnen.

Je kan deze dataview regelmatig openen om na te gaan of je nog informatie moet toevoegen op evenementen.

Heb je alle problemen opgelost die zich voordeden tijdens een evenement?

Tijdens een evenement kunnen problemen optreden, zoals een microfoon die het laat afweten, een gebroken raam, een geblokkeerde deur… Veel organisaties registreren die feedback in Yesplan met een tekstveld, zodat de verantwoordelijke de dag na het evenement het probleem kan oplossen. Maar hoe weet je dat er iets ingevuld is op een verslagveld en dat het verslag verwerkt is? 

Voeg op evenementen customdatavelden van het type “Tekstveld” en “Checkbox” toe. De eerste dient voor het verslag, de tweede om te markeren dat het verslag gelezen is.

  • Creëer een dataview voor evenementen met daarin de kolommen voor het verslag en de checkbox.
  • Verfijn de filters zodat je enkel evenementen ziet waarvan het verslagveld een waarde bevat en de checkbox niet geselecteerd is.
  • Open een evenement vanuit de dataview en verwerk het verslag. Eens dat gebeurd is, kan je de checkbox selecteren.
  • Als de checkbox aangevinkt is, zal het evenement automatisch uit de dataview verdwijnen.

Is de dataview leeg? Dan heb je al de evenementen met een verslag verwerkt en zit je werk erop! 

Eerst zien, dan geloven?

Vraag je persoonlijke demonstratie door een Yesplan-medewerker aan of registreer voor een van onze maandelijkse introductiewebinars.