Op 27 februari ontdek je hoe Yesplan werkt. Reserveer je plaats!

4 tips om je culturele seizoen af te sluiten met Yesplan

Na een bruisend en inspirerend cultureel seizoen is het tijd om even terug te blikken. De evenementen waren succesvol, het doek is gevallen en het laatste drankje is uitgeschonken. Maar wat staat er nu op het programma voor Yesplan-gebruikers? Optimaliseer je installatie en maak je klaar voor het volgende culturele avontuur!

Update je events met behulp van dataviews

Elk evenement in Yesplan krijgt een status toegewezen om aan te geven in welke fase van het planningsproces het zich bevindt. Sluit je culturele seizoen probleemloos af door een finale status toe te wijzen aan je evenementen in Yesplan. Verschillende organisaties duiden dit aan als “Klaar” of “Afgerond”. In plaats van handmatig elk evenement te controleren in de Yesplan-kalender, kan je ook een dataview creëren en alle statussen bekijken.  


Tip: Leer hoe je dataviews maakt met de status, de naam van het evenement en andere waardevolle kolommen, zoals de verantwoordelijke van het evenement.  

Stel je planningsstrategie scherp

Creëer transparantie door belangrijke informatie te delen met je team of directie. Van bezoekersaantallen, doelgroepen, huurders tot andere gegevens in Yesplan; deel rapporten zodat jij en je team met behulp van die data beslissingen kunnen maken. Zijn jullie geslaagd in een evenwichtig en gevarieerd aanbod? Komen de geplande activiteiten overeen met de daadwerkelijke evenementen? Dit is dé kans om je planningsaanpak te herzien. 


Tip: Maak duidelijke en overzichtelijke rapporten van je activiteiten en evenementen aan de hand van dataviews. Nog meer uit dataviews halen? Koppel ze met onze Excel Add-In.

Ga voorbereid het volgende seizoen tegemoet 

Naarmate het huidige seizoen tot zijn einde komt, is het belangrijk om vooruit te plannen voor het nieuwe seizoen. De zomer is vaak een rustigere periode voor veel culturele organisaties. Neem even de tijd om op adem te komen en maak gebruik van deze gelegenheid om je huidige Yesplan-configuratie te evalueren

Zo kan jij aan de slag: 

  1. Evalueer of je alle noodzakelijke eventinfo nog steeds kwijt kan in de aangepaste custom data velden. 
  2. Denk na over eventuele nieuwe activiteiten die gepland staan in september en of die nieuwe workflows vereisen. 
  3. Controleer of Yesplan eventuele workflows moeiteloos kan ondersteunen.

Tip: Zijn er bepaalde velden die je minder of zelfs niet gebruikt? Pas je custom velden dan aan. Je kan er altijd nieuwe aanmaken of onbenutte velden verbergen. 

Haal voordeel uit rapporten

Heb jij het afgelopen seizoen rapporten gebruikt om informatie intern en extern te delen? Misschien ben je dan op zoek naar meer uitgebreide rapporten. Zo kan je het volgende seizoen succesvol starten met bijvoorbeeld een actueel en handig draaiboek. 

Tip: Wil je bepaalde informatie makkelijk delen? Afhankelijk van de noden kan je aan de slag met onze rapporten. Wij staan paraat om jou te assisteren.

Toch nog niet gevonden wat je zoekt?

Wil je nog meer leren of je Yesplan-kennis gewoon opfrissen? Duik dan in ons leerplatform, waar alle learning video's beschikbaar zijn. Geef jezelf een voorsprong en bereid je voor op een succesvol nieuw seizoen.