Ontdek op 28 mei live de voordelen van Yesplan!

Hoe Workhouse dubbele boekingen voorkomt dankzij onze event planning tool

Het is officieel: onze event planning tool is nu ook beschikbaar in de VS! Lees hoe Workhouse met Yesplan de overgang maakte van dubbele boekingen naar een foutloze en kosteneffectieve event planning.

Kan je me iets meer vertellen over Workhouse?

"Het Workhouse Arts Center bestaat iets meer dan 20 jaar. En een leuk weetje: we zijn gehuisvest in een voormalige gevangenis. Onze campus beslaat 22 hectare en telt 26 gebouwen, er is dus altijd heel wat te doen. Voorlopig hebben we ongeveer de helft van de campus gerenoveerd. Er staan dus nog grote plannen aan te komen. We zijn ook geen gewoon kunstencentrum. Met ruim 80 kunstenaars met hun eigen atelier, bieden wij een zeer uitgebreid artistiek programma en ook grootschalige openluchtevenementen." - Leon Scioscia (Voorzitter en CEO van Workhouse)


Hoe heb je over onze event planning tool gehoord en waarom ben je die gaan gebruiken? 

"Ik heb eerder al met enkele van je concurrenten gewerkt en ik was niet zo tevreden over wat die andere platforms voor evenementenbeheer deden. Toen ik besloot voor het Workhouse te werken, wist ik dus dat ik die andere systemen kon achterlaten. Een van mijn vroegere collega's, Robert Friend, raadde me aan eens naar Yesplan te kijken. Ik was zo onder de indruk van de mogelijkheden die jullie event planning tool biedt, dat ik besloot over te stappen." - Leon 

Welke problemen wilde je oplossen met onze software? 

"Wij hebben heel wat entiteiten die binnen de organisatie opereren, en bij die entiteiten horen veel verschillende ruimten die bovendien allemaal vrij uniek zijn. Dat betekent dus dat er soms meerdere activiteiten tegelijk plaatsvinden. Zonder Yesplan zou het moeilijk zijn geweest om die ruimten te beheren en te weten wie op welk moment welke ruimte gebruikte." - Scott Rumberger (Directeur Speciale Evenementen & Verhuur) 

"Ik erfde een organisatie die vrijwel geen idee had van wat waar gedaan werd, en daar wilde ik met Yesplan iets aan doen. Ik wilde dat het ons een beheersbare en doeltreffende kalenderfunctie zou bieden - zodat we ons geen zorgen meer hoefden te maken over dubbele boekingen." - Leon

Heeft Yesplan jouw werkstromen verbeterd? 

"Ja. Vooral de conflictfunctie (leer hier op 2 minuten tijd hoe het werkt) vind ik echt geweldig. Ze waarschuwt ons voor eventuele problemen die zouden kunnen ontstaan. En door de manier waarop de conflictfunctie werkt, kan ik de juiste informatie verzamelen en naar de betrokken personen sturen. Dat heeft me al veel tijd bespaard. Want terwijl we ons vroeger misschien zelfs niet bewust waren van die problemen, kost het me nu letterlijk 60 seconden om het probleem in te schatten, er een screenshot van te maken, in een e-mail te zetten en het ruim op tijd op te lossen." - Scott

Wat zijn volgens jou de drie grootste voordelen van onze event planning tool? 

  1. Momenteel beheren we ongeveer 15 tot 20 verschillende ruimten. En zodra de bouw van deze campus is afgerond, zullen het er heel wat meer zijn. Een van de sterkste punten is volgens mij dat je op één scherm een duidelijk overzicht krijgt van al die ruimten. En tegelijk kun je de weergave ook op maat instellen. Zo kunnen we bv. eenvoudig alle verhuurruimten of educatieve ruimten bekijken. 

  2. De gebruiksrechten zijn zeer gedetailleerd en erg eenvoudig te systematiseren. Je kunt ze zo instellen dat alleen beheerders iets in de bevestigde status kunnen zetten. Dit helpt enorm, want als je naar de kalender kijkt, kun je aan de hand van de kleurcodering gemakkelijk zien wat nieuw is en wat niet. Bovendien maken die gebruiksrechten het voor ons gemakkelijker Yesplan aan te passen aan onze specifieke behoeften.

  3. Er komen tegenwoordig verschillende platforms op de markt en veel daarvan zijn complex en werken met gelaagde processen. Wat ik zo goed vind aan Yesplan is het heldere formaat en de eenvoud. Als er te veel widgets zijn en elementen om op te klikken, raken mensen al vlug het spoor bijster.

Ontdek hoe jouw locatie kan profiteren van onze functies. 

Hoe ziet de toekomst eruit? 

"Er staan de komende jaren verschillende grote renovatieprojecten op stapel. Zo willen we onze oude schuur ombouwen tot een amfitheater met 3000 zitplaatsen en het grote gymgebouw omvormen tot een educatief centrum. En ik denk dat we met Yesplan over een solide basis beschikken voor de organisatie van die ruimten. Naarmate onze ruimten en ons personeelsbestand groeien, groeit de software met ons mee. Er zullen meer gebruikersgroepen ontstaan en we zullen stilaan gaan nadenken over hoe Yesplan ons vanuit productie-oogpunt kan helpen." - Leon

Eerst zien, dan geloven?

Ontdek onze software op drie verschillende manieren!