Op 27 februari ontdek je hoe Yesplan werkt. Reserveer je plaats!

UCL Culture verbetert de samenwerking in haar venues met Yesplan

UCL Culture is een multi-venue complex met een theater en verschillende musea verspreid over de universiteitscampus in Londen. Met Yesplan kan UCL Culture in de gaten houden wat er waar gebeurt en waar iedereen mee bezig is. Een betere samenwerking gegarandeerd!

Ontmoet UCL Culture en Ellen Frost

"UCL is de op één na grootste universiteit in het Verenigd Koninkrijk en bekroont de 8e plaats van de beste universiteiten ter wereld. Het is een geweldige universiteit en we bieden veel buitenschoolse activiteiten aan. Niet alleen om studenten aan te trekken, maar ook omdat we het idee willen stimuleren dat je wetenschappelijk aangelegd kant zijn en toch van cultuur kan genieten. Dat is precies waar het bij UCL Culture om draait! UCL Culture bestaat uit Bloomsbury Theatre (een theater met 500 zitplaatsen) en een aantal fantastische musea." 

“Het is dan mijn taak om de agenda van al die venues bij te houden zodat studenten er toegang tot hebben. Daar komt ook nog een commercieel aspect bij, aangezien we ze ook verhuren.”

Voor vs. na

Organisaties die met Yesplan aan de slag gaan, ervaren vaak een groot verschil in hoe hun bedrijfsvoering ervoor was in vergelijking met erna. Ellen bevestigt dit: 

"We zijn een vrij groot team en we werken aan boeiende evenementen, maar vaak wisten we niet wat er gaande was. Veel van de informatie was verspreid over iedereens Outlook-agenda's, dus het was echt moeilijk voor ons om erachter te komen wat er bijvoorbeeld in de musea op de planning stond. We hadden dan ook vaak grote hiaten in de kennis over onze voorstellingen. Nu Yesplan er is, hebben we alles op één plek en kan iedereen zien wat er gaande is. Het is niet alleen makkelijker om samen te werken, we maken ook minder fouten en we kunnen meer consistentie garanderen."

Yesplan’s 3 grootste sterktes

1. Het is een heel handig systeem als je eenmaal weet wat je eruit wilt halen. 

2. Het algemene overzicht - Ik vind het geweldig dat je heel gemakkelijk naar 12 locaties tegelijk kan kijken en je het dan net zo snel kan beperken tot één. Onze musea en theaters zijn verspreid over heel Londen en het is voor ons een manier om een momentopname te zien van wat iedereen doet en wat er gebeurt. 

3. Het Yesplan-team is altijd bereid om iets nieuws te proberen, wat erg handig is. Ik weet dat de meeste bedrijven zouden zeggen: "hier zijn verschillende sjablonen, kies degene die het meest aansluit bij wat je nodig hebt", maar Yesplan staat er voor open om iets nieuws te ontwikkelen.

Een contract opstellen was nog nooit zo makkelijk

Uit Yesplan's track record blijkt dat verschillende venues hun workflows drastisch kunnen verbeteren dankzij onze software. Dit lijkt ook het geval te zijn voor UCL Culture: 

“We hebben contracten gecreeërd die we de afgelopen maanden zijn beginnen te gebruiken en we zijn er erg blij mee. Als je met iemand belt, kan je ondertussen je notities simpelweg in het systeem invoeren. Je kan erop rekenen dat je jouw tijd niet verdoet omdat je informatie invoert die uiteindelijk in het contract zal komen. Het moedigt aan om vanaf het begin contract gerelateerde vragen te stellen. Ik denk dat dat een van de beste dingen van Yesplan is."

“Het Yesplan-team is altijd bereid om iets nieuws te proberen, en dat is erg handig. Ik weet dat de meeste bedrijven zouden zeggen: "hier zijn verschillende sjablonen, kies degene die het dichtst bij jouw wensen ligt", maar Yesplan is erop gebrand om iets nieuws te ontwikkelen."

Ik zou het voor de volle 100% aanbevelen

Ellen eindigt met een positieve noot en kijkt uit naar wat de toekomst nog zal brengen met Yesplan: 

“Onze volgende stappen zijn om te proberen een financieel schikkingsdocument en een apart contract te creëren voor een aantal van onze venues. Er staan ons dus nog boeiende vooruitzichten te wachten met Yesplan! Als iemand mij zou benaderen en meer info zou vragen over jullie software? Ik zou het absoluut aanraden aan iedereen die meerdere venues heeft. Ik zou ze vertellen dat het een flexibel systeem is en dat het Yesplan-team altijd bereid is om iets nieuws te proberen.”

Eerst zien, dan geloven?

Vraag hier jouw persoonlijke online demonstratie door een Yesplan-consultant aan!