Yesplan is overgenomen door Activity Stream. Ontdek meer

Een terugblik op 10 jaar Yesplan met onze eerste Britse klanten Gulbenkian en Insole Court

Om ons 10-jarig bestaan te vieren, hebben we onze eerste klant in iedere regio geïnterviewd. Deze week is het de beurt aan het Verenigd Koninkrijk. En wat blijkt? Dat zowel Gulbenkian als Insole Court onze eerste Britse gebruikers waren. En aangezien kiezen verliezen is, hebben we met beiden een interview afgenomen!

We nemen je zes jaar mee terug in de tijd! 

Zo’n zes jaar geleden was Yesplan voornamelijk actief in België en Nederland. In 2016 hebben we de grote sprong over het kanaal gewaagd om ook de planning van Britse venues te vereenvoudigen! En wie was de eerste die onze Venue Management Software kon gebruiken? Zowel Gulbenkian als Insole Court. Daarom hebben wij zowel Heledd Jones, boekingsmanager bij Insole Court, als David Haigh, operationeel directeur bij Gulbenkian, geïnterviewd. 

David: "zes jaar geleden werkten we vooral in onze agenda en via e-mail. Als sommige medewerkers dan afwezig waren en je wilde weten wat er op het programma stond, moest je in hun agenda's en e-mails zien binnen te geraken, wat een ware nachtmerrie was. We hebben een demonstratie van Yesplan gevolgd en het deed echt alles wat we hoopten dat het zou doen. Jullie software scoorde hoog op onze lijst met criteria. We besloten om ervoor te gaan en de rest is geschiedenis!”  

De beste nieuwe functie tot nu toe? Dataviews! 

Toen we Heledd en David vroegen of ze onze software de afgelopen jaren hebben zien veranderen, waren ze het er beiden over eens dat dataviews de beste toegevoegde functie is! 

Heledd: "Ik denk dat de belangrijkste verandering voor ons de invoering van de dataviews is geweest. Het is een erg handige functie, omdat we dankzij dataviews alle nodige informatie uit het systeem kunnen halen. Ik denk bijvoorbeeld aan de catering bij onze zaalverhuur. Nu bezorgen we de keuken een wekelijks rapport, zodat ze precies weten wat ze de hele week leveren, aan welke zaal, wie de klant is en wat de dieetwensen zijn."

David: "Dataviews hebben de manier veranderd waarop we informatie opzoeken en hoe we die delen. Niet alleen vanuit financieel oogpunt, maar het is nu ook gemakkelijker om data te registreren voor onze stakeholders. In de loop van de jaren is jullie software veranderd. We zijn ook de notificaties gaan gebruiken, zodat we niet meer zoveel e-mails hoeven te versturen als vroeger. Eigenlijk zijn onze bedrijfsprocessen er drastisch op verbeterd sinds we Yesplan gebruiken.” 

Wat zijn volgens jou Yesplan’s drie grootste troeven?

Heledd Jones, boekingsmanager voor Insole Court: 

1. Resource Management: deze functie staat met stip op een. Dankzij de resource management functie in Yesplan weet ik onmiddellijk of er een conflict is. Ik krijg bijvoorbeeld een melding als we 50 stoelen aan een zaal hebben toegewezen, terwijl ze elders al gereserveerd zijn.                                      
2. Het is een live systeem: Als ik nu iets in Yesplan zou aanpassen, zou het live zijn op ieders zicht op het systeem, wat ik geweldig vind!
3. De manier van werken met het Yesplan-team: Yesplan is een jong systeem. Het is geweldig om met het Yesplan-team samen te werken. Ze staan ook open voor feedback om dit systeem voor iedereen te kunnen verbeteren.

David Haigh, operationeel directeur voor Gulbenkian: 

1. Het aantal gebruikers: Het systeem is zo ontworpen dat iedereen overal toegang toe heeft. Dat was van levensbelang voor mij, aangezien ik in het verleden al software heb gebruikt, waarbij je iemand van het systeem moest halen, omdat je maar een bepaald aantal licenties hebt. 
2. De flexibiliteit van de set-up: Ik heb geleerd dat ik mijn pagina anders kan inrichten dan die van iemand anders. Niet alleen visueel, maar ook op het vlak van de informatie die je nodig hebt. 
3. Het is cloud-gebaseerd: Dit kwam enorm van pas tijdens de pandemie, toen onze medewerkers op afstand werkten.

Onze verjaardagswens voor Yesplan 

David: Gefeliciteerd met jullie 10e verjaardag! Yesplan is echt een gemakkelijk, overzichtelijk systeem om alles te vinden wat we nodig hebben en ook terug te blikken op evenementen. We kijken alvast uit naar de komende 10 jaar! 

Heledd: Llongyfarchiadau mawr i chi, y tîm -am gamp! Penblwydd hapus yn ddeg oed i Yesplan :) 

(of voor degenen die geen Welsh spreken: van harte gefeliciteerd aan het team - wat een prestatie! Gelukkige 10e verjaardag, Yesplan). 

Eerst zien, dan geloven?

Vraag hier jouw persoonlijke online demonstratie door een Yesplan-consultant aan!