Hamar Kulturhus omarmt Yesplan met volle overtuiging. Zelfs het Marketing Team van het Noorse cultuurcentrum heeft nu hun werkwijze ondergebracht in de planning software. “Ik wil alle informatie het liefst op één plek bewaren. Wanneer ik aankom op mijn werk, wil ik enkel Yesplan openen en direct aan mijn dag kunnen beginnen,” vertelt Katrine Clausen Fredheim, Event Coördinator van het cultuurcentrum.
In het midden van Noorwegen ligt het idyllische plaatsje Hamar. Met zijn 30.000 inwoners een relatief kleine stad, wat je niet zou zeggen wanneer je een blik werpt op het lokale cultuurcentrum. Dit uit de kluiten gewassen kunstencentrum spreidt zich uit over meer dan 15.000 vierkante meter en kan tot 2800 gelijktijdige bezoekers ontvangen.
Sinds 2014 bedient Hamar Kulturhus de lokale regio met een divers cultureel aanbod, waaronder een uitgebreide selectie aan concerten en theater- en dansvoorstellingen. Daarnaast beschikt het cultuurcentrum over een eigen kunstgalerie en vormt het de thuisbasis van de lokale bibliotheek en muziek- en kunstacademie.
Terwijl ze ons doorheen de verschillende zalen gidst, vertelt Katrine over het vorige planningsysteem en hoe het uiteindelijk niet meer voldeed aan het alsmaar groeiende en daarmee complexer wordende Hamar Kulturhus.
“Tijdens onze zoektocht naar een nieuw event planning systeem zijn we ook ten rade gegaan bij andere Noorse culturele organisaties. Zo werd ons Yesplan aangeraden. Het duurde niet lang voordat we inzagen dat de software een match was met wat wij voor ogen hadden.”
Tijdens haar uitleg beklemtoont Katrine vooral hoe intuïtief en gebruiksvriendelijk Yesplan is en dat het uitstekend werkt voor een complexe organisatie met veel verschillende zalen en activiteitstypes.
“Het nieuwe systeem is gemakkelijker te gebruiken dan het vorige. De bibliotheek, de muziek- en kunstacademie en de lokale theatergroep maken nu allemaal gretig gebruik van Yesplan. Daarbij hebben we gemerkt dat hoe gebruiksvriendelijker een systeem is, hoe enthousiaster mensen zijn om het te gebruiken.”
In het begin kregen de eerder genoemde externe organisaties, zoals de bibliotheek en de lokale theatergroep, slechts beperkte toegang tot Yesplan.
“Na de software een tijdje gebruikt te hebben, kwamen ze naar mij toe om hun toegangsrechten uit te breiden. Ze wilden meer leren over Yesplan. Ondertussen plannen ze op eigen houtje een volledig festival in het systeem.
Het festival is vrij complex, aangezien het meerdere dagen duurt, met bijna 50 verschillende voorstellingen, waarbij sommige acts meerdere keren spelen op verschillende locaties. Het is zeker een uitdaging, maar wel eentje waar we veel energie uit halen!”
Bij Hamar Kulturhus maken niet alleen de externe organisaties gretig gebruik van Yesplan, ook het Marketing Team heeft een manier gevonden om de planning tool in te zetten.
“Ons Marketing Team is begonnen met hun workflow onder te brengen in Yesplan door het te gebruiken als een checklist. We willen daar in de toekomst nog meer elementen van interne werkprocessen aan toevoegen.
Uiteindelijk is het de bedoeling om zoveel mogelijk in Yesplan te werken en op die manier afstand te nemen van overbodige Excel Sheets en andere externe bronnen van informatie.
Daarom zouden we binnenkort ook graag de Excel Add-In willen gebruiken. Ik zie het als een missie om zoveel mogelijk informatie in Yesplan onder te brengen,” voegt Katrine toe.
*Foto van Hamar Kulturhus door © Mads Frederik Christensen
We organiseren regelmatig expert talks, webinars en showcases over Yesplan en event management in het algemeen. Zin om daar eens bij te zijn? Raadpleeg onze kalender. Tot snel!
