Ontdek op 24/09 hoe CC de Werft hun cultuurplanning moeiteloos met Yesplan beheert!

nl
Request demo

Chateau Neuf kreeg hun eventplanning weer op de rails met Yesplan

Chateau Neuf, thuisbasis van de Noorse Studenten Vereniging, zei vaarwel tegen een gedateerd IT-systeem en kreeg er Yesplan voor in de plaats.

Even vooruitblikken: dankzij onze gebruiksvriendelijke eventplanner maken student-vrijwilligers nu zelf events aan. De administratieve rompslomp smelt zo als sneeuw voor de zon. Laten we een kijkje nemen naar wat er voor Chateau Neuf nog allemaal veranderde.

11 locaties, 4 bars, één Yesplan

Gelegen op een boogscheut van de Universiteit van Oslo, telt Chateau Neuf elf eventlocaties, vier bars en een veelheid aan vergaderlokalen.

Plaats genoeg dus voor onvergetelijke concerten en uitdagende workshops. Op zoek naar iets atypisch? Wat dacht je van bier brouwen in de kelder! Zo’n uitgestrekte plek die bruist van de creativiteit kan dus wel event planning software gebruiken.

Technisch directeur Bjørn Ola Opsahl neemt ons op sleeptouw doorheen deze dynamische en inspirerende site.

Half zoveel meetings en verminderde werkdruk

Hun oude planningsysteem bezorgde Chateau Neuf alleen maar kopzorgen - het was gedateerd en ontoegankelijk. 

Bjørn herinnert het zich nog goed. “We konden geen enkel probleem oplossen zonder eerst naar de IT-dienst te gaan. De hoeveelheid informatie die het systeem kon weergeven was ook minimaal. 

Dat is een wereld van verschil met Yesplan, waarbij we volledig onafhankelijk zijn. Een event aanmaken? Dat doe je in een handomdraai. Al de nodige informatie is op één plek terug te vinden. Het verminderde onze werkdruk aanzienlijk. Zo kwamen we vroeger wekelijks samen om te vergaderen over de planning, nu is dat nog maar tweewekelijks. 

Bovendien kunnen student-vrijwiliggers ook zelf events boeken in Yesplan, wat ons nog meer tijd bespaart.” 

Blaas je organisatie nieuwe leven in met Yesplan

Een nieuw event planning systeem kiezen en implementeren is iets waar je best even bij stilstaat. Maar met Yesplan is het ook een ideale opportuniteit om de structuur van je organisatie te herdenken en te verbeteren. 

Bjørn beaamt dat. “We hebben veel verbeteringen ingevoerd met Yesplan. En het beste van al is dat we aan ons proces kunnen blijven sleutelen. De hulp van het Customer Success Team bleek hierin een onmisbare schakel.”

Nooit meer dubbele boekingen

Yesplan loste voor Chateau Neuf ook locatiegebonden problemen op. 

“We laten studenten zelf events boeken. Als er dan een conflict ontstaat door een dubbele boeking krijgen we daar direct een melding van. Vervolgens brengen we iedereen samen om te zien hoe we dat kunnen oplossen,” vertelt Bjørn. 

“In de kelder hebben we ook twee ruimtes waar de conflictmeldingen handig van pas komen. Die worden namelijk gescheiden door een dunne wand. Wanneer die beiden geboekt worden, krijgen we daar een melding van. Als er bijvoorbeeld een punkshow en een klassiek optreden tegelijk zouden plaatsvinden, kan dat al eens voor problemen zorgen.” 

Een andere aspect waar Chateau Neuf gretig gebruik van maakt, is de mogelijkheid om grote hoeveelheden data uit Yesplan te halen. 

“Wanneer we een event organiseren en we hebben geld nodig van de universiteit, trekken we alle nodige data vliegensvlug uit Yesplan. Het is echt een verademing om zo’n overzicht te hebben.” 

Iedereen snel aan boord met Yesplan

Na het implementatieproces stond iedereen te springen om met Yesplan te beginnen werken. Gedaan was het werken met ontoegankelijke persoonlijke Google Drives en eindeloos mailen om dingen te regelen. 

“Iedereen wist al lang dat er iets nieuws zat aan te komen. De eerste discussies begonnen in 2016,” vertelt Bjørn. “Het is een komen en gaan bij de student-vrijwilligers. Dankzij Yesplan kunnen we snel eenvoudige dingen uitleggen. Met het vorige systeem was het een uitputtingsslag om telkens alles opnieuw aan te leren. We hebben sinds kort ook een gids gemaakt die stap-voor-stap uitlegt hoe je een event aanmaakt.”

Ontdek hoe Workhouse dubbele boekingen voorkomt dankzij Yesplan.

Yesplan van dichtbij leren kennen?

Onze all-in-one cloud based software helpt wereldwijd organisaties in de culturele sector.
Schrijf je in voor een webinar