Op 27 februari ontdek je hoe Yesplan werkt. Reserveer je plaats!

Yesplan expert Wim Casier zet het comfort van gebruikers centraal

Na jaren bij Yesplan gewerkt te hebben, besloot Wim Casier om een stapje verder te gaan om concert- en theaterzalen te ondersteunen. Als comfort-coach helpt hij culturele organisaties hun digitale werkprocessen te optimaliseren. Waarom comfort? “Als je het comfort van werknemers centraal zet in het digitaal proces, heb je sowieso al gewonnen.”

Een streepje Yesplan-geschiedenis

Wim verdiende aan het begin van de eeuwwisseling zijn strepen in het culturele veld als productieverantwoordelijke bij kunstencentrum Vooruit (nu VIERNULVIER). Toen werkten ze nog met pen en papier om de planning te regelen. 

“Samen met een collega slaagde ik er in om een deel van de planning te automatiseren op basis van Excel. In een latere fase konden we onze coördinatoren, waaronder Wouter Vermeylen, nu VP van Yesplan, ervan overtuigen om voor een planningsysteem te gaan,” vertelt Wim. 

Ze zochten vervolgens bestaande tools, maar merkten al snel dat ze zich moesten aanpassen aan de tool in plaats van omgekeerd. Daaruit volgde de beslissing om in samenwerking met enkele software engineers, die destijds onderzoek deden aan de Vrije Universiteit Brussel, zelf een planningsysteem uit te rollen voor Vooruit. En zo ontstond Yesplan, waar Wim de rol van Customer Success Manager op zich nam.

Stap-voor-stap naar een ideale event planning

We spoelen tien jaar door en Wim neemt als comfort-coach tegenwoordig regelmatig de fakkel over van het Customer Success Team. In zijn rol als externe consultant stelt Wim mensen en hun comfort centraal, vervolgens breidt hij Yesplan daar omheen als rode draad. Hij gidst ons doorheen de eerste stappen van een nieuw project:


Stap 1: Identificeer de werkpunten

"Eerst onderzoek ik de problemen die de organisatie met Yesplan wil oplossen. In deze fase is het belangrijk om actief te luisteren en samen met hen de noden en wensen van de re-organisatie te bepalen."


Stap 2: Betrek je team

"Vervolgens is het belangrijk om de juiste mensen bij het project te betrekken. Deze groep administrators zal ook de rest van de organisatie betrekken in het verhaal."


Stap 3: De bouwstenen van succes

"Daarna ga je over op het daadwerkelijk werken met de software. Yesplan is als een soort Lego-doos waarbij je zelf beslist hoe het eindresultaat eruitziet. Als consultant bouw ik met die blokken samen met de organisatie het huis dat zij voor ogen hebben."

Wat is je favoriete Yesplan feature?

“Als je het mij een paar maanden geleden had gevraagd, was het Dataviews geweest. Maar ondertussen ben ik helemaal verknocht aan de Excel Add-In*. Met deze feature kan je bijvoorbeeld bedrijfsvoorheffing en break-even punten berekenen voor producties. Het helpt enorm om het financiële plaatje van je venue beter te begrijpen. De mogelijkheden zijn eindeloos.”




*Eerder dit jaar organiseerden we een webinar rond de Excel Add-In. Kon je er niet bij zijn? Bekijk de opname hier.

Wat is jouw tip voor systeembeheerders?

“Wanneer een organisatie kiest voor Yesplan, kiezen ze er ook voor om hun manier van werken te veranderen. Het is daarom belangrijk dat je als systeemadministrator zoveel mogelijk mensen in je organisatie betrekt. Laat ze meedenken over bepaalde keuzes. Denk na over workflows en hoe je die kan optimaliseren. Als je daarbij het comfort van je collega’s centraal stelt, heb je sowieso al gewonnen. Zo creëer je sneller de goodwill om van Yesplan een succesverhaal te maken.”

Op zoek naar iemand die je digitale werkprocessen samen met jou onder de loep neemt? Iemand die daarbij steeds het comfort van de werknemers in een organisatie voorop stelt? Neem een kijkje op Wim's pagina.

Wat meer Yesplan in je leven?

We organiseren regelmatig expert talks, webinars en showcases over Yesplan en event management in het algemeen. Zin om daar eens bij te zijn? Raadpleeg onze kalender. Tot snel!