Qui dit Yesplan pense d’emblée à des salles de théâtre et de concert. Mais saviez-vous que notre logiciel de planification d’événements répond aussi aux besoins des compagnies itinérantes ? Introdans prouve que la flexibilité de Yesplan ne connaît aucune limite !
Depuis 1971, Introdans crée des spectacles de danse pour un public aussi large que possible. Dans ses studios à Arnhem, la compagnie crée des œuvres originales et revisite de grands classiques, qui sont ensuite produits dans des salles renommées aux Pays-Bas et à l’étranger.
En décembre, elle dévoilera ainsi en avant-première Swan Lake, inspiré du Lac des Cygnes de Tchaïkovski. Maarten van den Berg, coordinateur technique et production chez Introdans, se fait un plaisir de nous expliquer pourquoi il a choisi de faire confiance à Yesplan.
Avec quelque 80 collaborateurs et 130 représentations par an, Introdans compte parmi les quatre plus grandes compagnies de danse aux Pays-Bas. Pendant plusieurs années, ses différents services élaboraient leurs plannings respectifs dans des fichiers Word et Excel.
En pratique, chaque service créait un planning distinct pour chaque nouvelle représentation. « Ces nombreux fichiers Excel étaient une source d’erreurs, car les informations qu’ils contiennent ne sont pas toujours 100 % actualisées ou fiables. Et c’est justement ce problème que nous voulions résoudre avec Yesplan », indique Maarten.
Maarten s’est vu confier la mission de comparer les différents systèmes du marché. Et c’est Yesplan qui s’est avéré la meilleure option. « J’ai comparé sept solutions pour en arriver à cette conclusion. J’ai aussi demandé conseil à la compagnie de théâtre Oostpool, qui utilise Yesplan depuis un certain temps déjà et en est très satisfaite. En plus, Yesplan a énormément d’expérience dans la collaboration avec des compagnies itinérantes », explique Maarten.
Quelle est la différence entre une compagnie itinérante de spectacles de danse et une salle de théâtre avec un lieu fixe ? Et comment traiter ces informations dans Yesplan ? « Grâce à sa flexibilité, Yesplan offre assez de possibilités de personnalisation », indique Maarten.
Yesplan fonctionne avec un calendrier qui permet de créer des événements sur la base d’une date et d’un lieu. Par exemple, une salle de théâtre peut créer un événement pour une représentation qui se tiendra dans la grande salle un jour donné. Mais une compagnie itinérante de spectacles de danse s’organise autrement.
« Une nouvelle représentation commence par des préparatifs et des répétitions. Après 3 mois de travail dans nos studios, qui sont tous considérés comme des lieux distincts dans Yesplan, nous présentons le spectacle dans les grandes salles aux Pays-Bas. Pour éviter de créer un lieu pour chaque représentation, nous enregistrons la tournée sous un seul et même lieu dans Yesplan. La colonne reste inchangée, mais le lieu physique change à chaque événement. Cette approche nous évite de multiplier les lieux avec les représentations », explique Maarten.
Introdans ne donne pas seulement des spectacles de danse, mais a aussi un volet éducatif. « Nous essayons de toucher un public aussi large que possible avec la danse. C’est pourquoi nous organisons des spectacles et des ateliers dans des écoles, des espaces sociaux et des maisons de repos. Dans Yesplan, ces endroits sont à chaque fois enregistrés sous un lieu distinct, afin que nous sachions exactement ce qui se passe, où et quand. Grâce à Yesplan, nous disposons d’un aperçu clair de l’ensemble de nos activités », se réjouit Maarten.
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