Avec son entreprise IT Efficiency, Marieke van Gent apporte un soutien à des organisations du secteur culturel dans le cadre de leur volet numérique. Autrement dit, elle aide les utilisateurs de Yesplan à optimiser leur installation et donc, à rationaliser les processus de travail. Entretien à bâtons rompus à propos de la révolution logicielle dans les petits et grands lieux événementiels.
Marieke Van Gent : « Depuis 2012, nous aidons des organisations du secteur culturel à se numériser. Sur le plan pratique, il s'agit d’installer de la téléphonie et des imprimantes, mais nous nous concentrons surtout sur la rationalisation de l'organisation.
Mon premier client était le Wilminktheater à Enschede. Ils avaient Yesplan, mais pas mal d’employés préféraient continuer à travailler dans un fichier Excel. C'était mon premier contact avec Yesplan. Nous avons ensuite ajusté les paramètres, pour que chacun ait envie de l’utiliser. Il y a dix ans, il n'y avait pas encore de configuration de base pour Yesplan. »
« Yesplan proprement dit a énormément changé. Je trouve que c'est un outil super convivial. Mais le secteur aussi a changé. L'époque où on se contentait de travailler avec Google Calendar et d'autres outils logiciels est révolue. Même les petits théâtres doivent se numériser.
Dernièrement, je me suis retrouvée dans un théâtre où on travaillait encore avec un tableau magnétique pour indiquer dans quelles salles se déroulaient tels événements. Je me croyais revenue dans les années 80 ! Nous avons numérisé tout leur fonctionnement, mais le tableau magnétique devait rester. »
« Chez IT Efficiency, on essaie toujours d'avoir une source unique pour toutes vos données. One single source of the truth. C'est pourquoi on part souvent de Yesplan, justement parce que ça fonctionne super bien avec des couplages externes.
On peut facilement intégrer un système de ticketing ou un logiciel financier. En ce qui nous concerne, nous préférons travailler avec Yesplan. Mais comme nous voulons conserver notre indépendance, je ne veux rien en retour quand je recommande Yesplan. »
« Ça va être long… Je pense vraiment que l'app apporte une super valeur ajoutée. Dans un lieu événementiel, il y a plein de gens qui bossent et qui ont besoin chaque jour d'infos de Yesplan. Via l'app, ils peuvent directement consulter un rider. Voir qui est programmé. À quelle heure le café doit être là.
Ça permet de garantir que l'outil soit adopté par tous les membres de l’organisation. Je trouve aussi qu’il faut un bon service d'assistance. C’est ce qui me manque dans beaucoup d'autres apps. Et puis je suis fan du Teamplanner. Pour pas mal de grands théâtres, c'est vraiment la base de leur planification du personnel. »
« Gardez Yesplan clair en faisant un nettoyage régulier. J'ai une astuce très simple pour ça. Faites une dataview* de tous les champs dont vous pensez avoir besoin. Ensuite, revenez deux ou trois ans en arrière et lancez un rapport à partir de là.
Vous regardez si tel champ est utilisé ou pas. Si c’est non, jetez-le ! Et une fois par an, faites une review totale de tous les champs. Si Yesplan reste clair, tous les membres de votre organisation l’utiliseront avec plaisir. »
*Une fonction de Yesplan qui affiche les données de manière claire.
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