Hamar Kulturhus, le principal centre culturel de la ville de Hamar, a pleinement adopté Yesplan, tout comme son département de marketing qui s’est, lui aussi, mis à explorer ce logiciel de planification d’événements.
Nichée au cœur de la Norvège, la ville idyllique de Hamar qui compte à peine 30 000 habitants peut sembler assez petite, même si son centre culturel fait penser tout le contraire. Ce site s’étend en effet sur plus de 15 000 m² et peut recevoir jusqu’à 2 800 personnes en une fois.
Depuis 2014, Hamar Kulturhus a permis à la région d’accueillir une grande variété d’événements culturels comme des concerts, des pièces de théâtre ou encore des spectacles de danse. Le site dispose aussi d’une petite galerie d’art et héberge la bibliothèque locale ainsi qu’un centre éducatif de musique et d’art.
Katrine nous parle de leur ancien système de planification et des défis qu’ils devaient relever au fur et à mesure que la salle gagnait en taille et en complexité.
« Quand nous nous sommes mis à chercher un autre logiciel de planification d’événements, nous avons abordé les solutions potentielles avec d’autres salles en Norvège, qui nous ont d’emblée recommandé Yesplan. Nous n’avons pas tardé à en découvrir les avantages et à l’essayer. »
D’après Katrine, Yesplan est un outil très intuitif et idéal pour un site qui organise énormément d’événements différents comme Hamar Kulturhus.
« Le nouveau logiciel est beaucoup plus simple à utiliser que notre ancien système. La bibliothèque, le centre culturel et la troupe de théâtre locale adorent travailler avec Yesplan. Plus le système est simple, plus il sera utilisé par un grand nombre de personnes, » indique Katrine.
Au début, les organisations externes, comme la bibliothèque et la troupe de théâtre locale, ne bénéficiaient que d’un accès limité à Yesplan.
« Après l’avoir utilisé pendant un temps, elles sont venues me voir pour en savoir plus concernant cet outil. Et aujourd’hui, elles s’en servent pour gérer à elles seules un festival tout entier.
Ce genre d’événement est assez difficile à gérer, car il couvre plusieurs jours et propose près de 50 représentations. Certains spectacles se produisent même parfois deux fois par jour dans différents espaces. C’est assez complexe, mais absolument passionnant. »
Les organisations externes ne sont pas les seules à utiliser Yesplan, puisque le département de marketing de Hamar Kulturhus apprécie, lui aussi, cet outil de planification d’événements.
« Notre équipe de marketing s’est penché sur Yesplan pour savoir comment l’utiliser dans le cadre de la gestion de son travail. Nous allons continuer à ajouter des éléments de nos processus dans Yesplan.
L’objectif consiste à y intégrer l’ensemble des départements et à supprimer tous les fichiers Excel et autres sources d’information inutiles en les rassemblant dans un seul et même outil, Yesplan.
Voilà pourquoi nous aimerions également utiliser la fonctionnalité « Excel Add-In » dans un avenir proche. Je souhaite que toutes les informations soient centralisées dans un seul et même outil, » indique Katrine.
*Photo de la salle par © Mads Frederik Christensen
Le 24 mai prochain, nous organisons un webinaire en collaboration avec la salle danoise Arena Nord. Lors de cette journée, nous découvrirons la manière dont elle aborde la planification d’événements, mais aussi les bonnes pratiques en matière de processus, de flux de travail et d’intégrations numériques.
