Vier jaar geleden werd Vincy ten Vaarwerk verantwoordelijke voor de binnendienst werkzaamheden bij Wilminktheater. Ze maakte kennis met Yesplan en constateerde dat onze software daar niet optimaal benut werd. Vincy nam het heft in eigen handen en dat veranderde hun manier van werken compleet.
“Vanuit mijn functie gebruik ik Yesplan om alle informatie te verzamelen. Alle gegevens die in Yesplan zitten, heb ik erin gezet”, zo zegt Vincy ten Vaarwerk, verantwoordelijke voor de binnendienst werkzaamheden bij het Enschedense Wilminktheater. “Toen ik er begon te werken, leerden collega’s mij hoe ik Yesplan moest gebruiken. Al snel kwam ik tot de conclusie dat er met dit programma eigenlijk veel meer gedaan kon worden. Vervolgens ben ik er mij in gaan verdiepen, wat kon handiger, wat kon beter, … Ik heb jullie opnieuw gecontacteerd, handleidingen bekeken, e-learnings gevolgd, … Het was echt de bedoeling om Yesplan, dat als leading programma gebruikt werd binnen onze organisatie, maximaal te gaan benutten. We gingen aan de slag en schoonden alles volledig op. Dat heeft behoorlijk wat tijd gekost maar daardoor hebben we nu wel al onze informatie in Yesplan en dat zorgt voor een bepaalde rust en duidelijkheid!”
Het viel Vincy op dat heel veel informatie niet op de juiste plaatsen werd ingevoerd. Hierdoor ontstond miscommunicatie en werden tijdens de wekelijkse productie overleggen heel veel vragen gesteld over al de evenementen. “Ik vond dat deze vragen eigenlijk allemaal overbodig zouden moeten zijn als alle informatie goed overal instaat. Dan zou het dus zo moeten zijn dat, als we dit voor elkaar krijgen, we op een gegeven moment tijdens de vergaderingen eigenlijk amper nog vragen krijgen. Na die hervormingsperiode zagen we effectief dat onze notulen steeds korter werden omdat wij de informatie zo goed invoerden dat we veel minder vragen kregen”, zegt Vincy. “Naast het feit dat het gewoon prettig is, werken we nu veel efficiënter met elkaar. Teams weten op voorhand wat ze moeten doen, dus dat scheelt heel veel ad hoc zaken en stress. Als je vier weken op voorhand de informatie al juist zet, creëer je binnen de teams een bepaalde rust. Zij vinden nu de tijd om ontbrekende zaken of aanpassingen rustig door te voeren. Dat is een heel groot verschil.”
“Ik stond zelf op het punt een simpele Yesplan-handleiding te maken voor nieuwe collega’s of stagiaires tot ik van jullie team de e-learning video’s ontving. Die vind ik geweldig! Je leert grondig het programma kennen en wat de consequenties zijn van bepaalde zaken als je iets wijzigt. Dat vind ik ontzettend belangrijk, want Yesplan is zo’n belangrijk programma voor ons, dat een heel klein foutje enorme consequenties kan hebben binnen de organisatie. Ik kwam zelf trouwens ook nog allerlei nieuwe dingen te weten dankzij die video’s, dat vond ik fantastisch!”
Vincy is ook erg tevreden over de opvolging achteraf. Zo hadden ze onlangs een probleem dat snel werd opgelost. “Ik was onlangs van alles beginnen aanvinken om een collega bepaalde rechten te geven binnen Yesplan, tot ik begon te denken dat dat weleens op meer mensen zou kunnen slaan dan dat ik oorspronkelijk dacht. Ik mailde snel onze Yesplan Customer Success Manager die onmiddellijk antwoordde dat hij telefonisch beschikbaar was. Zo konden we heel snel schakelen en ik was inderdaad verkeerd bezig. Hij zette alles terug juist. Ook de support via mail werkt heel goed. Je krijgt nadien altijd een ticket met de vraag of het probleem goed verholpen is. Dat werkt perfect, geen klachten!”
“Toen ik zag dat Yesplan niet optimaal gebruikt werd, ben ik mij er helemaal in gaan vastbijten. De verandering was echt in belang van ons allemaal, om ervoor te zorgen dat iedereen zo efficiënt mogelijk werkt en zoveel mogelijk plezier heeft van het programma.”
- Vincy ten Vaarwerk
Bijna iedereen binnen de organisatie gebruikt Yesplan, maar elk op hun eigen manier. Vincy: “Mijn collega en ik zijn de personen die alle informatie invoeren en delen met de verschillende afdelingen. Al onze andere collega’s gebruiken Yesplan dus om er informatie uit te halen.” Dit verliep voor Vincy haar komst een pak minder vlot. "Toen ik zag dat Yesplan niet optimaal gebruikt werd, ben ik mij er helemaal in gaan vastbijten. De verandering was echt in belang van ons allemaal, om ervoor te zorgen dat iedereen zo efficiënt mogelijk werkt en zoveel mogelijk plezier heeft van het programma. Stap voor stap heb ik de verschillende afdelingen binnen de organisatie daarin meegenomen. Eerst kwam de horeca, dan de techniek, marketing en financiële afdeling. Ik sprak telkens eerst de hoofdpersonen van de afdeling zodat zij vervolgens bepaalde zaken konden laten zien, sommige dingen toon ik gewoon individueel.”
"Het overzicht vind ik fantastisch: zodra je Yesplan opent, zie je eigenlijk alles in één keer," zegt Vincy, "Je ziet wat er gaande is in welke zaal van hoe laat tot hoe laat, zonder nog maar iets aan te klikken. Dat iedereen dat ook kan zien, vind ik heel erg prettig. Yesplan is een software dat de hele organisatie als een leidend systeem gebruikt. Je kan er ook alle informatie in kwijt, echt ALLES. Alle velden worden nu gebruikt en goed ingevuld waardoor niemand nog vragen heeft. Dat is volgens mij ook precies de bedoeling van Yesplan: dat iedereen er gebruik van maakt en dat het een systeem is dat leading is. Ik noem het bijna een Bijbel, bijna heilig zeg maar, want echt gewoon alles staat erin."
Je hoort het, Wilminktheater is een erg tevreden klant. Voor ons is het ongelofelijk fijn om te zien hoe Vincy een frisse wind in Yesplan blies waardoor onze software er nu ten volle benut wordt en het theater op een veel efficiëntere manier communiceert en plant.
Request your personal online demonstration with a Yesplan consultant.
