Het grootste Deense cultuurhuis zegt ja tegen Yesplan

Yesplan breekt door op de Scandinavische markt

Musikhuset Aarhus

Musikhuset in Denemarken is nauwelijks te verslaan qua reputatie of qua cijfers. Dankzij een brede kijk op de podiumkunsten trekken hun tien locaties in Aarhus ongeveer een miljoen bezoekers per jaar. Jazz, comedy, opera, theater — het passeert er allemaal. En het draait volledig op Yesplan.

Het was best groot nieuws toen Yesplan benaderd werd door Musikhuset. Dit was misschien wel het grootste concerthuis in zijn soort in heel Scandinavië, wat veel meer kon betekenen dan gewoon een nieuwe klant in de portfolio. En dat is ook gebleken. Met Musikhuset aan boord kon Yesplan gedeeltelijk naar het Deens worden vertaald, waardoor een heel nieuwe markt in het Noorden openbrak.

Natuurlijk draaide Musikhuset al op software vóór Yesplan, maar de druk werd te hoog omdat die het tempo niet kon bijhouden. “De belangrijkste reden voor ons om naar een ander systeem te zoeken, was dat het huidige systeem aan het einde van zijn Latijn zat”, zegt technisch directeur Jonas Knive. “In feite waren we het enige culturele centrum dat er gebruik van maakte. We misten vooral veel integratiemogelijkheden met andere systemen en we hadden niet de vrijheid om velden aan te passen.”

Tijdens een bezoek aan collega's bij Tivoli in Utrecht, hoorde Knive voor het eerst over Yesplan. “Hoewel ze meer met rock bezig zijn, lijkt Tivoli behoorlijk goed op ons qua formaat en aantal locaties. Het is er altijd druk in huis, net als bij ons. Wat we daar zagen, hoe ze Yesplan gebruikten, deed ons met de ogen knipperen. Hier zaten mogelijkheden.” 

Functies op maat van cultuur


Knive en zijn team deden hun huiswerk grondig voor ze met een nieuwe partner in zee gingen. “We hebben vooral veel tijd gestoken in een lijst met systeemvereisten opstellen,” herinnert Knive zich. “Yesplan voldeed meteen aan 95% van die eisen. Dat maakte indruk.”

Maar voor Knive was er nog een andere reden waarom Yesplan de competitie overtroefde, los van de technische vereisten. “Yesplan is ontwikkeld voor de cultuursector, dat voel je in de kern van het systeem. Voor mij was dat misschien wel het belangrijkste argument. Er bestaan meer dan genoeg boekingsplatforms, maar er zijn er niet veel die weg kunnen met de eigenheid van culturele evenementen.”

“De slimme planningsfuncties en de tools waarmee je productiemiddelen en locaties beheert, zijn een echt pluspunt. De software houdt ook rekening met de problemen die je telkens opnieuw tegenkomt tijdens de voorbereiding van een evenement. Je kan bijvoorbeeld kiezen hoe je de locatie wil inrichten, wat altijd anders is voor een lezing dan voor een hedendaagse danssolo. Je kan ook evenementen aan elkaar koppelen voor bijvoorbeeld een festival. Als je het showschema op één locatie aanpast, dan zal Yesplan de andere plekken ook automatisch bijsturen.”

“Ik had het volste vertrouwen in de overgang”, voegt Knive toe. “Yesplan draait gewoon om management van een cultuurhuis. Als er teveel hacks bij komen kijken, teveel omwegen en vertalingen in het programma om software naar je hand te zetten, dan weet je gewoon dat het fout loopt.”  

“Wat we daar zagen, hoe ze Yesplan gebruikten, deed ons met de ogen knipperen. Hier zaten mogelijkheden.”

Volgende stap: integratie van schermen en website

Musikhuset Aarhus

Na twee maanden zijn de resultaten al zichtbaar. “Hier draaien altijd veel bordjes tegelijk en daar hebben we nu een beter overzicht op”, zegt Knive. “Het is eenvoudiger geworden om de workflow op te volgen en mettertijd zullen we minder uren moeten steken in checks en dubbelchecks."

Natuurlijk ligt er nog veel werk voor de boeg. Knive: “We hebben een aanbesteding lopen voor een nieuw ticketingsysteem dat we aan Yesplan willen koppelen. Hetzelfde geldt voor ons financieringssysteem. Daarna willen we onze website en digitale handtekeningen integreren."

"In vergaderruimtes zul je op het scherm kunnen zien wat daar is gepland, terwijl we backstage informatie tonen over de juiste kleedkamer voor de juiste artiest. Zelfs ons ventilatiesysteem wordt aangesloten op Yesplan. Het makkelijker maken voor iedereen, daar doen we het voor.” 


Eerst zien, dan geloven?

Vraag je persoonlijke demonstratie door een Yesplan-medewerker aan.