Historische Insole Court draait op knowhow van vandaag

Hoe Yesplans eerste culturele locatie in het Verenigd Koningrijk uitgroeide tot een referentie

Iemand moet altijd de eerste zijn. Toen Yesplan besloot om het kanaal over te steken naar de Britse markt, geloofde het team van Insole Court als eerste in de software voor de culturele sector. Een jaar later is Insole Court, een film- en cultuurlocatie in Cardiff, uitgegroeid tot dé referentiesite van het Verenigd Koninkrijk. Ze geloven meer dan ooit in de meerwaarde van Yesplan om hun organisatie draaiende te houden. 

Van herenhuis tot trekpleister voor toeristen en inwoners 

Het indrukwekkende Insole Court ligt middenin een feeëriek park, zoals dat op het platteland in Wales hoort te zijn. De site omvat niet alleen het Victoriaans herenhuis voor culturele activiteiten en een oase aan groen, het herbergt ook een school in één van de vleugels van het gebouw. 

Na dertig jaar vechten voor de renovatie van het statig herenhuis, is het vernieuwde Insole Court een trekpleister geworden voor toeristen én lokale inwoners van Cardiff: ruimtes voor events, lezingen, foodfestivals tot trouwfeesten en historische tours geven de site een tweede leven sinds 2016. De grote oppervlakte, het onderhoud aan de gebouwen en de tuinen én de combinatie met een ambitieus programma betekenen een uitdaging voor het team. “Zonder Yesplan, zouden we de boel niet recht kunnen houden”, bevestigt Gray Hill. En dat zou zonde zijn van zo’n levendige en historische plek. 

“Insole Court komt voort uit gemeenschapswerk”, legt marketingmanager Gray Hill uit. “Dat betekent dat we met een kleine groep, een klein budget en heel wat vrijwilligers zijn begonnen. Veel evenementen en zeven betaalde medewerkers later, is het nóg belangrijker dan in het begin om alles correct te organiseren.” 

“Zonder Yesplan, zouden we de boel niet recht kunnen houden.”

Boodschappenlijstje: stoelen, tafels en Yesplan 

“Het eerste wat we aankochten, na de tafels en de stoelen, was Yesplan”, lacht Gray. Omdat Gray voordien op een andere locatie had gewerkt, was hij bekend met andere systemen in de sector. Maar die bleken niet de meest optimale – of voordelige – opties voor Insole Court op dat moment. “We moesten het bestuur eerst overtuigen dat we een elektronisch boekingssysteem nodig hadden. Een papieren dagboek en een kassa volstonden simpelweg niet. We opteerden voor gratis online agenda’s en dergelijke omdat we weinig budget hadden." 

Gray kwam bij Yesplan terecht en zag meteen de voordelen voor zijn organisatie: “Vanaf die eerste demo wist ik dat dit dé geschikte manier was om Insole Court eer aan te doen. Het gaat zo veel verder dan wat we met papier konden doen. Dit was onze toegang tot een professioneel platform.” 

Afgestemd op de organisatie en op de Britse markt 

Als eerste gebruiker in het VK kon het Insole Court-team flexibel meebeslissen over wat Yesplan moest gaan betekenen binnen hun organisatie. Ook het feit dat Insole Court een nieuwe speler was binnen oude muren, bracht administratieve voordelen met zich mee bij de opstart van Yesplan, legt Hill uit. “Omdat nauwelijks een formele werking hadden opgebouwd, hoefden we niet te migreren van spreadsheets naar Yesplan, zoals de meeste andere organisaties doen. Die schone lei gaf ons de kans om onze workflow samen uit te bouwen met de technologie.” Het platform werd verfijnd en afgestemd op de functionaliteiten die het best bij de organisatie pasten en zo werd Yesplan tegelijk gestaag ingewerkt in en klaargestoomd voor de Britse markt.

Zaalverhuur en thee via Yesplan 

Vandaag plukt Insole Court de vruchten van het harde werk. Yesplan maakt ondertussen deel uit van hun dagelijkse werking en vaste structuur. Terugkijkend op de begindagen, denkt Gray dat de grootste troef van Yesplan de mensen erachter zijn. "Dankzij de grafische interface is de basis gebruiksvriendelijk en intuïtief. Maar persoonlijk de makers ontmoeten en samen door het systeem kunnen wandelen, dat maakte echt het verschil." 

Ook de flexibiliteit van Yesplan overtuigde Gray: "Ik bleef maar van mening veranderen over de profielen, kleuren en categorieën binnen Yesplan. Elke keer vind je een nieuwe manier om die dingen vorm te geven en je blijft verbeteren. Ik houd ervan hoe dit platform zich aanpast aan verschillende soorten locaties en aan grote of kleine events." 

Vandaag wordt de verhuur van de twaalf zalen en alle bijhorende voorzieningen vlot geregeld dankzij Yesplan. In de toekomst wil Insole Court extra zalen openstellen voor het publiek en zal het team ook het horecagedeelte voor zijn verantwoordelijkheid nemen om versnaperingen en thee aan te bieden aan bezoekers. “Yesplan is onze leidraad geworden. We vertrouwen volledig op het platform en op het gebruiksgemak voor ons team.” 

“Yesplan is onze leidraad geworden. We vertrouwen volledig op het platform en op het gebruiksgemak voor ons team.”

Eerst zien, dan geloven?

Vraag je persoonlijke demonstratie door een Yesplan-medewerker aan.