Insole Court - comment diriger un site historique de façon moderne

Comment le premier site culturel utilisant Yesplan au Royaume-Uni est devenu la référence

Il en faudra toujours un pour oser être le premier. Quand Yesplan a décidé de se lancer outre-manche en s’ouvrant au marché britannique, l’équipe d’Insole Court a été convaincu du logiciel pour le secteur culturel. Environ un an plus tard, Insole Court, lieu de cinématographie et de culture à Cardiff, a obtenu le statut de site de référence au Royaume-Uni. L’organisation tient plus fort que jamais à la valeur que Yesplan rajoute. 

De manoir au lieu d’attraction pour touristes et habitants 

Insole Court si situe au milieu d’un parc de fée, typique de la campagne galloise. Le site est plus large que le manoir style Victorien abritant les activités culturelles et l’oasis de vert : on y trouve également une école dans l’une des ailes du bâtiment. 

Après trente ans de revendications pour que le lieu abandonné se voie offrir une seconde vie, des rénovations récentes ont été mises en place afin de permettre au public et aux locaux de Cardiff de redécouvrir le domaine : espaces à louer, séminaires, festivals gastronomiques jusqu’aux mariages et tour historique plaisent tous les visiteurs le long de l’année depuis 2016. Avec une telle surface à disposition, autant de bâtiments à gérer et un programme somme tout ambitieux, la petite équipe faisait face à un sacré défi. « Sans l’aide de Yesplan, nous aurions tout simplement été incapables de respecter nos engagements », explique Gray Hill. Inutile de dire que ce serait un vrai gaspillage d’un lieu aussi vivant et historique. 

 « Insole Court provient d'un milieu communautaire », nous raconte Gray Hill, directeur du marketing et du développement des affaires. « Cela signifie que nous avons commencé en tant que petit groupe, avec un petit budget et beaucoup de bénévoles. Sept employés et énormément d'événements à organiser nous incitent à gérer l’ensemble le mieux possible. » 

“Sans l’aide de Yesplan, nous aurions tout simplement été incapables de respecter nos engagements.”

Sur la liste de courses : chaises, tables et Yesplan 

« Notre première acquisition, juste après avoir acheté des tables et des chaises, ça a été Yesplan », déclare Gray. Ayant travaillé pour un autre domaine auparavant, Gray possédait une certaine expérience d’autres logiciels connus dans le secteur. Mais ceux-là ne se sont pas manifestés comme les plus optimaux ou économiques pour Insole Court au moment-là. « Nous avons dû convaincre les administrateurs que nous avions besoin d'un système de réservation électronique. Un carnet et une caisse enregistreuse, ça ne suffisait pas. Au début, nous cherchions des programmes gratuits parce que nous n'avions pas de budget. » 

Gray est entré en contact avec Yesplan et du premier moment, il a observé les avantages que cette plateforme pourrait apporter à son équipe. « Dès la première démo, nous avons compris que ce qu’ils proposaient était bien au-delà de ce que nous essayions de faire sur papier. Maintenant, on possède un système professionnel à chaque niveau. » 

Adapté entièrement à l’organisation et au marchée britannique 

Comme Insole Court a été le premier et le seul utilisateur au Royaume-Uni, l’équipe a pu partager ses remarques précises pour l’intégration de Yesplan. D'autre part, comme Insole Court était un tout jeune projet à l'intérieur de très vieux murs, cela représentait un avantage de taille. « Au début, nous n'avions pratiquement aucune ressource marketing et n’avons donc pas eu besoin de migrer des feuilles de calcul vers Yesplan, comme le font la plupart des autres organisations. Parce que rien n’avait été mis en place auparavant, nous étions libres de baser notre manière de travailler entièrement autour de la nouvelle technologie que nous allions mettre en place. » Le système a été perfectionné et a incorporé les fonctionnalités identitaires d’Insole Court ce qui a permis au Yesplan de se préparer pour le marchée britannique au même moment. 

Espaces à louer et biscuits via Yesplan 

Insole Court récolte maintenant le fruit de leur dur labeur. Yesplan s’est installé dans les pratiques quotidiennes de l’équipe de Cardiff. En revenant sur ces premiers jours, Gray souligne que le plus grand atout de Yesplan restera l’équipe qui se trouve derrière. « Grâce à l'interface graphique, les bases du programme sont assez intuitives. Mais profiter de l’opportunité d’avoir des réunions en tête-à-tête avec les concepteurs et d’être pris par la main à travers le système, c’est vraiment ça qui a fait toute la différence. » 

Tout comme la flexibilité de Yesplan. « Je n’arrêtais pas de changer d'avis sur la façon dont nous allions utiliser Yesplan, en modifiant les profils, les couleurs et les catégories. À chaque fois que vous mettez sur pied une nouvelle façon de gérer les dossiers, vous allez un peu plus loin dans le perfectionnement de l’outil. J'aime le fait qu'il s’adapte à différents types de lieux, d'événements et de publics. » 

Aujourd'hui, Insole Court loue l'ensemble de ses douze salles et organise ses ressources grâce à Yesplan. À l'avenir, de plus en plus d’espaces seront ouverts au public et l'équipe prévoit également de s’attaquer à l'hospitalité des visiteurs, offrant aux invités du thé et des biscuits partout où cela sera nécessaire. « Yesplan est devenu notre directive. Nous faisons confiance au système et à la manière dont nous l’utilisons. » 

“Yesplan est devenu notre évangile. Nous faisons confiance au système et à la manière dont notre équipe l’utilisent.”

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