"Yesplan werkt zoals wij willen werken"

239.000 bezoekers in goede banen leiden is geen sinecure. Parkstad Limburg Theaters programmeert zo’n 900 voorstellingen per jaar in Heerlen en Kerkrade. Meestal gaat het om podiumkunsten en popconcerten, al stelt de organisatie haar locaties ook ter beschikking voor vergaderingen en congressen. Planningscoördinator Stefan Smets: “Een planningsysteem is voor ons echt essentieel.”

Twee weken live en Parkstad Limburg Theaters voelt nu al het verschil.

“We hebben vier zalen, maar dat is zonder de extraatjes gerekend, zoals de foyers en het artiestencafé. Inhoudelijk gaan we graag breed: klassiek, opera, toneel, musical, cabaret, muziek, maar we staan ook open voor een commerciële verhuring. Onze pijlen zijn echter in eerste instantie gericht op de podiumkunsten.” 

Parkstad Limburg schakelde twee weken geleden over naar Yesplan. “Spannend!” zegt Smets, die de implementatie leidt. “Ik ben al even bezig, maar nu is de hele organisatie overgeschakeld. We starten met de basisplanning en bouwen later verder uit. Nog niet alle stapjes van het implementatietraject staan op de rails.” 

Op zoek naar flexibiliteit

Tot voor kort was een ander softwareprogramma het kloppend hart van de planningscel. “We schaften dat systeem tien jaar geleden aan, maar hebben sindsdien een gigantische groei doorgemaakt als organisatie. Dat zet best wat druk op zo’n planningssysteem. Uiteindelijk was die software voor ons te traag en niet flexibel genoeg meer. Door het beperkte aantal licenties kon bijvoorbeeld niet iedereen tegelijkertijd in het systeem. Het programma volstond niet meer voor de flows die we vandaag hanteren, wat tot veel irritatie leidde op piekmomenten.” 

Wat we nodig hadden, was een systeem dat werkte zoals wij willen werken, met verschillende zalen in één systeem.” Die flexibiliteit vond Smets bij Yesplan. “Waar ik heel enthousiast over ben, is dat je je eigen ontwerp creëert, intuïtief en speels. Je schuift met vakjes zoals je zelf wil, alsof het een iPad is: overzichtelijk en helder. Ik weet ook dat ik er later makkelijk onze CRM op kan aansluiten, wat meteen toekomstmogelijkheden opent.” 

“Dankzij Yesplan pas je werkprocessen van binnenuit aan. Dat is meteen het meest cruciale aspect.”

Onterechte migratie-angst

Het voorbereidingstraject is minstens even belangrijk als de implementatie zelf, vindt Smets. “Anderen aan boord krijgen heeft wel even geduurd. Het is een flinke investering en het vraagt veel van je organisatie. Iedereen moet met het systeem leren werken, dus de beslissing moet echt gedragen worden. Omdat we in het verleden een paar keer tot de ontdekking kwamen dat delen van het oude systeem helemaal niet gebruikt werden, was er aanvankelijk wat weerstand voor de omschakeling naar Yesplan. Dat willen we nu voorkomen door elk facet dat we uitwerken ook volledig te benutten.” 

Twee weken na de grote overstap is Smets tevreden. “Mijn grootste angst was dat het zou mislopen bij de migratie. Maar dat ging vlekkeloos: binnen een halve week waren we klaar met importeren. Vanaf komende woensdag plannen we enkel nog in Yesplan! Ik dacht dat we een tijd lang met twee systemen zouden moeten werken, maar dat raadde Yesplan me af. Bij ons was het soms wat hectisch over dat soort dingen, maar zij hebben duidelijk ervaring met implementaties en blijven altijd kalm. Achteraf gezien ben ik erg blij met dat advies, het zou alleen maar verwarring en meer werk veroorzaakt hebben.”

Meer dan een planningsysteem 

De implementatie verliep dus zonder problemen, maar dat komt ook omdat Parkstad Limburg Theaters de tijd nam om de software helemaal op maat van haar teams te modelleren. Smets: “Je moet goed luisteren naar elke afdeling. Iedereen heeft andere behoeftes en je moet proberen die allemaal te laten terugkomen in het systeem. Sommige noden kunnen tegenstrijdig zijn, en dan moet je keuzes maken.” 

“We zijn nu live, met een dertigtal medewerkers die Yesplan intensief gebruiken. Ik merk nu al het verschil. Er is meer overzicht en dat maakt iedereen veel rustiger. De afdeling techniek zat bijvoorbeeld ook in het voorbereidingstraject. Zij stoppen nu elke technische fiche in Yesplan. Dat is behoorlijk veel werk en ook wat wennen, maar op de vloer halen ze nu al profijt uit die switch. Da’s fijn om te horen.” 

Volgens Smets zit de essentie van Yesplan in het feit dat het meer is dan event management software pur sang. “Het is niet alleen een planningsysteem”, vindt Smets. “Dankzij Yesplan pas je werkprocessen van binnenuit aan, en dat is meteen het meest cruciale aspect. Je gaat er veel efficiënter door organiseren. Ik ben er van overtuigd dat Yesplan ons veel werk zal uitsparen.” 

Eerst zien, dan geloven? 

Vraag je persoonlijke demonstratie door een Yesplan-medewerker aan.