Kulturfabrik Luxemburg houdt alle touwtjes in handen met Yesplan

Stel je een oud slachthuis voor dat een prachtige culturele ruimte is geworden. De bar is druk, er staat al een rij voor de film, in de grote zaal begint het concert, het restaurant zit vol en de tentoonstelling loopt nog in de galerij. En dat zijn enkel de zalen. Kulturfabrik, gelegen in hartje Luxemburg, herbergt ook nog artists-in-residence en repetitieruimtes voor hedendaagse muziek. Het is dankzij Yesplan dat alle radertjes van de machinerie gesmeerd blijven draaien.

Bye, bye, Excel

Alles bij mekaar organiseert Kulturfabrik het hele gamma van literatuur tot conferenties en theatervoorstellingen op een locatie van 4500 m2. En hoewel een concertruimte voor 850 man zeer beheersbaar lijkt, lopen er tegelijkertijd vaak verschillende evenementen, wat de zaak een stuk ingewikkelder maakt. "Dankzij onze zeer brede programmatie trekken we meer dan 80 000 bezoekers per jaar", zegt René Penning, hoofd administratie, financiën en human resources.Tot september werd de hele resem aan evenementen gecoördineerd met Excel-sheets en een lawine van e-mails. "Kun je je voorstellen dat je twintig ruimtes runt met Excel?" vraagt René. "Het werd steeds moeilijker omdat we bleven uitbreiden, meer evenementen inplanden en mensen aan het team bleven toevoegen. Op de duur werd het gewoon onhandelbaar." 

Hulp uit Holland 

"Een jaar of vijf jaar geleden vertelden onze vrienden van De Melkweg in Amsterdam ons over Yesplan. Destijds was het een beetje te duur voor ons om de switch te maken", herinnert René zich. Maar de stroom aan mails werd alleen maar groter en de technische fiches bleven maar heen en weer gestuurd worden — als ze al niet verloren gingen. "Uiteindelijk moest ik wel op zoek naar hulp en ik herinnerde me nog dat gesprek met de collega's in Nederland." 

“Ik ben verliefd geworden op Yesplan door de mensen die het hebben bedacht.”

"Ik ben een beetje verliefd geworden op Yesplan", geeft René toe. "Dat komt door de mensen die het hebben bedacht. Ze werkten al jaren voor Vooruit, een alternatief kunstencentrum in België. Ik zag Vooruit echt als een spiegel voor onze organisatie. Dus ik dacht: als die jongens al zo lang zo’n cultureel centrum doen draaien, zullen ze wel niets essentieels vergeten zijn. Wat wij doen is precies waar zij mee bezig zijn, dag in dag uit. Ze denken en handelen net als wij.” 

De knop omdraaien 

Kulturfabrik zit in fase één van de overschakeling naar Yesplan, nadat de software in september 2017 werd opgestart. "Het verandert je leven, beetje bij beetje. Het is alsof je elke dag elke dag op een oude fiets naar je werk bolt en dan plots overstapt op een futuristisch, glimmend nieuw model. Het is nogal een verandering, ja", lacht René. In de eerste fase focust Kulturfabrik op het gebruik van de gedeelde agenda, met altijd en overal toegang voor iedereen. "Ik denk dat je de tijd moet nemen om volledig naar waarde te schatten wat Yesplan allemaal kan."In de komende maand september zal het team het eerste jaar met Yesplan evalueren. "We gaan kijken wat we geleerd hebben en beslissen welke functies we daarna in gebruik zullen nemen." Die gefaseerde aanpak helpt om iedereen aan boord te krijgen. Het is niet makkelijk om oude gewoontes te doorbreken, maar René kan trots zijn op het enthousiasme van zijn mensen. "Het lijkt erop dat de overgang echt zijn nut aan het bewijzen is. Het team was opvallend ontvankelijk voor de grote verandering."

“De overgang is echt zijn nut aan het bewijzen. Het team was opvallend ontvankelijk voor de grote verandering.”

Halverwege het eerste seizoen zijn de resultaten volgens René al voelbaar. "De dingen zijn er professioneler op geworden. De communicatie loopt soepeler en het regent minder e-mails. Eindelijk hebben we een planning die eenvoudig te beheren is en een globaal overzicht van al onze evenementen. Een ander groot voordeel is dat we de weergave-instellingen van Yesplan eenvoudig kunnen aanpassen. Dus als je alleen de twee ruimtes wilt zien waarin je geïnteresseerd bent, dan geef je die gewoon prioriteit. " 

Meteen verkocht

 “Om alles uit Yesplan te halen, is het belangrijk om interesse te hebben in de software en alle functies te ontdekken", vult hij aan. De beste manier om dat te doen? "Nodig het Yesplan-team uit voor een demo." Voor René is dat alles wat je nodig hebt om direct verkocht te zijn. En wie zijn wij om dat tegen te spreken?

Eerst zien, dan geloven?

Vraag je persoonlijke demonstratie door een Yesplan-medewerker aan.