Le plus grand centre culturel du Danemark se solidifie grâce à Yesplan

Yesplan se lance sur le marché scandinave

Musikhuset Aarhus

Que ce soit en termes de chiffres ou de réputation, le Musikhuset au Danemark est assez difficile à battre. Grâce à une approche ouverte sur les arts de la scène, leurs dix sites à Aarhus attirent environ un million de visiteurs par an. Jazz, comédie, opéra, théâtre… Tout y est. Et tout est sur Yesplan.

Quand Musikhuset, le plus grand complexe de salles de concert en Scandinavie, a pris contact avec Yesplan, c’était une grande nouvelle. Et cela pouvait signifier bien plus que le simple ajout d’un nouveau client au portefeuille. Ce le fut. L’arrivée de Musikhuset nous a donné le feu vert pour traduire partiellement Yesplan en Danois, nous ouvrant ainsi un tout nouveau marché au Nord.

Musikhuset utilisait déjà un logiciel avant l’entrée en course de Yesplan, mais l'organisation s’essoufflait à mesure que le programme luttait pour maintenir le rythme. « L'une des principales raisons pour lesquelles nous cherchions un nouveau système, c’était que le système était arrivé à la fin de son potentiel de développement », déclare le directeur technique, Jonas Knive. « En fait, nous étions le seul lieu culturel à l’utiliser. La plupart du temps, nous manquions de possibilités d’intégration avec d’autres systèmes, et d’un manque de liberté en ce qui concerne la personnalisation des champs. »

C’est lors d’une visite à des collègues de Tivoli à Utrecht, aux Pays-Bas, que Knive entend parler de Yesplan pour la première fois. « Même s’ils sont davantage tournés vers la musique rock, Tivoli est à bien des égards semblable à nous en ce qui concerne leur taille et le nombre de salles. Ils sont très actifs, comme nous. Nous avons vu là-bas la façon dont ils utilisaient Yesplan, et ça a tout de suite fait sens en termes de possibilités pour nous. » 

Ce qui a fait pencher la balance ? Les fonctions spécifiques aux événements culturels

Knive et son équipe ont bien fait leurs devoirs avant de choisir un nouveau partenaire. « Yesplan a fait de gros efforts pour pouvoir répondre aux exigences que nous avions énumérées pour le système », se souvient Knive. « Ils pouvaient s’occuper de 95% des fonctions que nous demandions, dès le départ. Inutile de dire que nous avons été impressionnés. »

Pour Knive, cependant, il existe un autre argument qui dépasse même la façon dont Yesplan a géré sa longue liste d'exigences techniques. « Je pense que l'un des arguments les plus importants dans le choix de Yesplan a été de savoir qu'il avait été spécialement conçu pour gérer des événements culturels. Il existe de nombreux programmes de gestion, mais peu d’entre eux sont faits sur mesure pour gérer les informations spécifiques aux événements culturels. »

« Les fonctionnalités de planification intelligente et l'outil de gestion des ressources et des lieux sont un réel avantage. Le logiciel prend également en compte les différents problèmes que vous pouvez rencontrer lors de la préparation d’un événement. Par exemple, vous pouvez choisir comment organiser votre lieu, car le setup d’une salle sera bien sûr différent pour une conférence que pour un solo de danse contemporaine. Vous pouvez également lier des événements entre eux, prenons par exemple un festival. De cette façon, si vous modifiez l'horaire dans une salle, les autres se mettent également à jour. »

« J'étais confiant à propos de cette migration », ajoute Knive, « car Yesplan ne concerne en soi que la gestion des sites, rien d'autre. Si vous devez faire trop de manipulations et si vous avez des logiciels différents pour répondre à vos divers besoins, le risque de commettre des erreurs est bien plus grand. » 

“Nous avons vu là-bas la façon dont ils utilisaient Yesplan, et ça a tout de suite fait sens en termes de possibilités pour nous.”

Prochaines étapes : intégration d'écrans, d'un site web et bien plus 

Musikhuset Aarhus

Deux mois plus tard, les résultats sont déjà visibles. « Maintenant, nous disposons d’un bien meilleur aperçu des activités en cours », déclare Knive. « Surveiller le workflow est devenu bien plus facile et à terme, nous passerons moins de temps à tout vérifier deux fois. »

Cependant, il reste encore beaucoup de travail. « Nous avons fait un appel d'offres pour un nouveau système de billetterie que nous souhaitons associer à Yesplan. Il en va de même en ce qui concerne le système de financement. Ensuite, nous voulons intégrer notre site web et la signalisation numérique. Les salles de réunion indiqueront l’agenda du jour, tandis que dans les coulisses, les dressings afficheront des informations spécifiques à l’artiste qui les utilise. Même notre système de ventilation sera raccordé à Yesplan. Notre objectif principal est de faciliter le travail de tout un chacun. » 



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