Mythes over venue management software - en waarom ze niet kloppen

Venue management software werd ontwikkeld om organisaties te helpen bij het gecontroleerd beheren van hun locatie. Alle essentiële aspecten van de medewerkers hun workflow worden hierbij gecentraliseerd, wat het werk voor hen efficiënter maakt. Ook samenwerken wordt gemakkelijker omdat alle informatie centraal wordt opgeslagen, bij voorkeur in de cloud.

Veel culturele organisaties maken al gebruik van venue management software, maar nog lang niet allemaal. We horen vaak vooroordelen over deze soort software, dus we checken die even zelf en geven onze mening.

De blog is de tweede release van onze 'Inspirerende reeks over foolproof planning'. Mocht je de eerste met onze CEO Wouter gemist hebben, kan je deze via volgende link vinden. Laat er je gegevens achter om je in te schrijven!

1. Het is te duur voor mij

Niet alle gespecialiseerde software zijn per se een dure aankoop en tegenwoordig wordt de meeste software zelfs geleverd als een service (SaaS). Het gebruik van gespecialiseerde software en daar uiteindelijk de vruchten van kunnen plukken, moet bekeken worden als een voortdurende investering in de toekomst. Inefficiëntie kan op lange termijn aanzienlijk meer kosten. Het is ook vaak zo dat bij SaaS de aankoopprijs afhankelijk is van de omvang van jouw organisatie. In sommige gevallen betaal je per gebruiker waardoor ook kleine organisaties tegen een betaalbare prijs software kunnen aanschaffen om hun werkomgeving te professionaliseren.

2. We zijn maar een kleine organisatie

Iedereen wil zijn organisatie zo efficiënt mogelijk beheren, ongeacht de grootte. Dat je het gebruik van jouw locatie wilt maximaliseren en tegelijkertijd kosten wilt besparen en de workflow verbeteren, klinkt evident. Dankzij een goed overzicht, uitgebreide rapportagemogelijkheden en zonder de kopzorgen van slordigheidsfouten of onregelmatigheden, heb je eindelijk de kans om dat te doen. Ook niet onbelangrijk: nu je minder tijd moet besteden aan de follow-up, het opstellen van rapporten, maken van offertes en plannen van roosters heb je meer tijd om op je klanten te focussen en hen te geven wat ze willen. Voor een kleinere organisatie is elk gewonnen uur ongelooflijk waardevol. En eerlijk toegegeven, niemand houdt ervan om meerdere spreadsheets en systemen in te vullen, toch?

"De afgelopen jaren hebben we mogen ervaren hoe software op een meer intuïtieve manier ontwikkeld werd. Hierdoor kan elke medewerker na een korte training het product gebruiken"

 3. Onze medewerkers zullen het te omslachtig vinden in gebruik

Voordat software zijn volle potentieel bereikt en dus succesvol gebruikt kan worden, is het van essentieel belang dat iedereen in jouw organisatie er gebruik van maakt. SaaS-bedrijven houden hier altijd rekening mee bij de ontwikkeling van hun product. De afgelopen jaren hebben we allen mogen ervaren hoe software op een meer intuïtieve manier ontwikkeld werd. Interfaces worden vaak gekoppeld aan een hele reeks handleidingen, tutorials, video's en online trainingen. Hierdoor kan elke medewerker na een korte training het product gebruiken, ongeacht de computervaardigheden.

4. Ik vind geen oplossing die volledig past bij mijn behoeften

Moderne softwarepakketten kunnen vaak door de eindgebruiker afgesteld worden. Bij veel systemen is het een mogelijkheid om velden of knoppen te personaliseren en zo de eigen workflow te ondersteunen. Hierdoor hoef je geen eigen software te maken, of jouw manier van werken te veranderen bij de overstap naar nieuwe software. Bovendien kan de venue management software dankzij de toevoeging van API's 'communiceren' met andere software. Deze integraties zorgen ervoor dat het venue management systeem informatie kan uitwisselen met andere systemen.

5. What you see is what you get

Softwareontwikkeling is een eindeloos proces. De technologie is altijd in beweging en zo ook de eisen van de eindgebruikers. Daarom zijn SaaS-bedrijven continue bezig met de volgende release om hun software te verbeteren. Als een functie die jij in gedachten hebt niet beschikbaar is, kan het goed zijn dat dat in de toekomst wel het geval is. Wees dus niet bang om SaaS-bedrijven uit te dagen. Durf te vragen en je mening te delen. 

"Software is zelden ontworpen om werknemers te vervangen, maar eerder om hun leven te vereenvoudigen, tijd te besparen en de samenwerking en communicatie te stimuleren"

6. De banen van sommige mensen staan op het spel

Venue management software heeft menselijke inbreng nodig; hoe meer, hoe beter. Hoe meer gegevens de medewerkers in deze systemen invoeren, hoe meer deze gebruikt kunnen worden om het beheer van de locatie of een evenement vorm te geven. Software is zelden ontworpen om werknemers te vervangen, maar eerder om hun leven te vereenvoudigen, tijd te besparen en de samenwerking en communicatie te stimuleren. Zo kunnen ze zich effectief focussen op het creëren van toegevoegde waarde aan hun bedrijf.

7. Je verliest veel tijd in het begin en dat is een investering die we kwijt zijn

Zoals we al eerder aangaven, is venue management software een investering in de toekomst. In het begin kan het lijken alsof je veel tijd besteedt aan het afstellen en invoeren van gegevens in het systeem. Een goed softwarebedrijf is er echter op voorzien om je te helpen deze investering zo snel als mogelijk terug te laten verdienen en zo snel als mogelijk de software 'live' te brengen. Op deze manier ervaar je gauw Return On Investment die blijft groeien naarmate je verder investeert.

Eerst zien dan geloven?

Vraag je persoonlijke demonstratie door een Yesplan-medewerker aan.