Yesplan op elke afdeling onmisbaar voor Stadsschouwburg De Harmonie

Stadsschouwburg De Harmonie uit Leeuwarden werkt al sinds 2013 met Yesplan. De hele organisatie maakt gebruikt van het systeem, van portiers tot marketingafdeling.

Rijno Ernsten, Event Manager, en Silvie Drees, Coördinator kaartverkoopsysteem, website & database, vertellen graag hoe ze al vanaf het begin enthousiast zijn over Yesplan en hoe dat enthousiasme gedurende de jaren steeds is blijven groeien.

We vallen even met de deur in huis: Hoe zijn jullie voor het eerst in contact gekomen met Yesplan? 
 

Silvie: Eind 2013 waren we op zoek naar een nieuw systeem om ons ticketing- en websitesysteem te koppelen. Via andere cultuurhuizen hoorden we over een presentatie van Yesplan in Rotterdam en daar zijn we een kijkje gaan nemen. We zagen toen al dat er heel wat koppelingen en integraties mogelijk waren, zowel voor ticketing als met Afas, dus dat maakte ons erg enthousiast. Iets later volgden we een tweede presentatie, gegeven door Jeroen, in Amsterdam met allerlei user cases…
Rijno: …en toen waren we nog enthousiaster (lacht). Daarna hebben we besloten om Jeroen uit te nodigen bij ons in De Harmonie in Leeuwarden. Ons hele team was aanwezig, van accounts tot directieleden, en zij zagen ook meteen de voordelen van Yesplan binnen onze organisatie.

Enthousiast vanaf het begin, dat horen we graag! Wat waren voor jullie de belangrijkste voordelen van Yesplan?  

Silvie: Het was meteen duidelijk dat Yesplan erg gemakkelijk in gebruik was. Bij ons vorige systeem was het soms wat zoeken naar waar en hoe je de informatie eruit moest halen. Bij Yesplan is alles overzichtelijk door het gebruik van tabbladen. Dankzij die specifieke tabbladen kan elke gebruiker meteen instellen en zien wat voor hem/haar op dat moment belangrijk is.

Hoe verliep de implementatie en het inrichten van de software? 

Silvie: Dat hebben we vooral samen met Chris gedaan aan de hand van een uitgebreid werkdocument. Hij bekeek met ons welke werkprocessen inzichtelijker toegepast konden worden. Op basis van zijn input, de voorgestelde aanpassingen en onze noden hebben we het systeem samen ingericht. 
Rijno: Ook het hoofd van onze administratie en horeca waren daarbij aanwezig om mee te denken over de financiële kant en inrichting van de horecaplanning. 
Silvie: Wat we ook konden waarderen was dat we van Chris een tijdsschema hadden gekregen waarop stond uitgelegd hoe lang alles ongeveer zou duren om te implementeren. Dankzij die correcte inschattingen wisten we meteen hoeveel tijd we moesten vrijmaken.

“Wat we zeker konden waarderen was het tijdsschema waarop stond hoe lang alles zou duren om te implementeren.”

En hoe verliepen de eerste dagen en weken na de overschakeling, zowel voor jullie als voor de werknemers? 

Rijno: Nadat alles zo goed als af was qua inrichting, heb ik elke afdeling een soort spreekuur gegeven om te bespreken wat voor hen nog nodig zou zijn om optimaal te werken. Dat werd dan meteen opgelost en aangepast. In het begin werkte iedereen na een kleine presentatie er meteen ook mee omdat het zo gebruiksvriendelijk is.

Jullie hebben beiden een andere functies binnen De Harmonie. Hoe gebruiken jullie op je eigen manier de software? 

Silvie: Ik kijk vooral naar de programmering van de voorstellingen, hoe het gaat met de kaartverkoop en ook het financiële luik haal ik uit Yesplan. 
Rijno: En ik kijk vooral naar de planning van de commerciële partijen, dus alles wat draait rond de planning van inleidingen, congressen of workshops. We zijn beide beheerder en kennen ondertussen het systeem zo goed als vanbuiten.   

Wie maakt er binnen de organisatie nog gebruik van het systeem en hoe verloopt dat? 

Rijno: Zo goed als iedereen maakt dagelijks gebruik van Yesplan. Van de dames aan de kassa, de portiers, de marketingafdeling tot de mensen die ons bijstaan in het horecagedeelte. Doorheen de jaren heb ik steeds duidelijk gemaakt dat alles aangepast kan worden naar ieders wensen, maar we hebben nog niet veel moeten aanpassen. Dus ik veronderstel dat iedereen er heel tevreden mee is. 
Silvie: Nieuwe medewerkers krijgen ook een presentatie per afdeling over de functionaliteiten die voor hen van toepassing zijn.

Hoe is het gebruik van Yesplan geëvolueerd doorheen de jaren? 

Silvie: De grootste meerwaarde momenteel voor mij is de dataviews module. Ik maak er intensief gebruik van om lijsten te maken met gegevens die ik nodig heb. Wij verzamelen ook de informatie voor onze nieuwe seizoensbrochure in Yesplan. Van daaruit gaan we exporteren en onze agenda opstellen. Handiger kan bijna niet.  

“De grootste meerwaarde momenteel voor mij is de dataviews module. – Silvie Drees, Stadsschouwburg De Harmonie”

Rijno: Zelf ben ik erg tevreden met de personeelsplanning omdat je erg breed kan zien wie waar en wanneer aanwezig is. In het algemeen is het heel fijn dat alles zo centraal staat. Iedereen haalt er alle informatie uit die hij of zij nodig heeft. En als we merken dat iets er nog niet instaat, dan geven we dat door zodat we kunnen optimaliseren.
Silvie: Binnenkort zullen we ook de mogelijkheden bekijken om een integratie met onze website te realiseren. Zo kunnen we gemakkelijk de eind- en pauzetijden van de voorstellingen wijzigen en automatisch aanpassen. 

Wat een mooi traject heeft De Harmonie met Yesplan! Tot slot vragen we jullie graag nog even naar jullie ervaring op de vorige klantendag van Yesplan. 
Silvie: Op de klantendag in Utrecht kregen we een mooie uitleg over de werking van dataviews en alle mogelijkheden. Het was fijn om enkele trucjes te leren om de views zo efficiënt mogelijk op te bouwen, de kolommen op te bouwen, de filters te gebruiken enzovoort. En natuurlijk is het leuk om andere gebruikers te ontmoeten en zo ervaringen uit te wisselen.
Rijno: Je ontmoet er zo veel mensen uit dezelfde sector, maar die toch op een andere manier met het pakket werken. Daar kun je heel wat van elkaar leren en dat toepassen binnen je eigen organisatie. 

Eerst zien, dan geloven?

Vraag je persoonlijke demonstratie door een Yesplan-medewerker aan.