Wat is event en venue planning software?

In deze blog leggen we uit wat event en venue planning software is, hoe het jou en je bedrijf kan helpen en wie het zou moeten gebruiken.  

 

Goede planningssoftware helpt je om efficiënter te kunnen werken, door alle cruciale informatie op één plaats te bewaren. Cloud-based software heeft als voordeel dat het hele team, vanaf waar dan ook, steeds de meest recente versie kan gebruiken. Dit bevordert eenvoudige samenwerking en vlotte communicatie. Je ziet bijvoorbeeld meteen waar je nog beschikbaarheid hebt in je zalen. Het stroomlijnen van deze processen betekent dat het je niet alleen helpt om geld te besparen, het kan je zelfs helpen om meer geld te verdienen. 

Maar hoe kan het dat voor mij doen? 

Event en venue planning software visualiseert al je organisatorische activiteiten. Een goede planningstool is veelzijdig en geeft je niet alleen een overzicht van de agenda, maar ook van alle kosten en de beschikbare middelen. De planner houdt rekening met de verschillende types evenementen en diverse statussen. Zo zie je in één oogopslag of je evenement een optie is, of misschien een bevestigde verhuur of film. De software signaleert dubbele boekingen, conflicten met beschikbare middelen en voorkomt in het algemeen dat je fouten maakt in de planning. Ook is het mogelijk om je personeelsplanning te integreren, zodat al je bedrijfsprocessen bij elkaar blijven.  

Wie gebruikt het binnen de organisatie? En waarvoor? 

Aangezien er zoveel toepassingen zijn voor planning software, kan het een meerwaarde zijn voor iedereen in het bedrijf. We geven een paar voorbeelden:  

  • De CEO - om te zien wat er gebeurt en wanneer.
  • De Head of Operations - om te zien hoe beschikbare middelen worden ingezet. 
  • Het Financiële team - om te zien wat er gefactureerd moet worden.
  • Het Technische team - om te zien waar en wanneer ze ergens moeten zijn en wat ze moeten opbouwen. 
  • De Schoonmakers - om te zien wanneer ze dienst hebben en welke evenementen schoongemaakt moeten worden. 
  • De Frontoffice manager - om te zien wanneer er personeel nodig is voor publieke events. 
  • Het Marketingteam - om alle kopij te verzamelen, om brochures te ontwikkelen, om te linken naar de website en de bewegwijzering. 

Zoals je ziet, goede event en venue planning software is essentieel voor iedereen in het bedrijf. Zeker als ze de software kunnen afstemmen op hun specifieke eisen. 

Beloofd, wanneer je eenmaal gewend bent aan een geweldig planningsysteem… Heb je geen idee meer hoe je ooit je job uitvoerde zonder!