Schouwburg Kunstmin zet professionaliseringsslag verder met Yesplan

Sinds de start van de samenwerking heeft Schouwburg Kunstmin uit Dordrecht enkele mooie stappen vooruit gezet. "Niet alleen op vlak van tijdsbesparing en efficiëntie, maar ook op vlak van uitstraling", bevestigen medewerkers Marlous en Martijn.

Voor dit interview spreken we met Marlous de Groot, die verantwoordelijk is voor evenementen en Bedrijfsvrienden (partnerships met bedrijven uit de regio) binnen Kunstmin en Martijn Lohuis, coördinator op de theatertechnische en facilitaire afdeling. Marlous gebruikt Yesplan voor het opmaken van offertes, facturen en draaiboeken en om evenementen in te plannen. Martijn gebruikt Yesplan vooral om personeel in te roosteren en neemt een stukje preproductie mee in zijn takenpakket. Ze merken beiden een groot verschil in efficiëntie nu ze Yesplan gebruiken. "We hebben ons onze overgang nog niet beklaagd", zegt Martijn. "Alles zit in Yesplan vervat."

Vertel eens: hoe verliep jullie eventplanning voor het gebruik van Yesplan? 

“Voorheen hadden we twee verschillende softwaresystemen, maar dat werd gewoonweg onhaalbaar. We moesten alles telkens in de twee systemen plaatsen, en als er ergens iets wijzigde, mocht je niet vergeten het in alle twee de systemen aan te passen. Dat dubbel werk is tijdverlies. Bovendien was er geen integratie met ons ticketingsysteem terwijl dat net iets was wat we graag wilden. Daarnaast draaide de software op een server hier in de schouwburg, maar we zijn van plan ons serverpark af te bouwen. Daarom zochten we cloud-based software”, aldus Martijn. Hij had zelfs een soort eisenpakket opgesteld waaraan nieuwe software zeker moest voldoen. Dat zag er als volgt uit:
    • Cloud-based
    • Gebruiksvriendelijk
    • Organisatiebreed
    • Hoge mate aan vrijheid om velden en knoppen toe te voegen
    • Personeelsplanning
    • Mogelijkheid om zowel reguliere voorstellingen als evenementen te plannen en af te rekenen 

“Yesplan voldoet aan alle puntjes uit mijn eisenpakket”
- Martijn Lohuis

Hoe verliep de implementatieperiode van Yesplan?

“We hebben daar ruim onze tijd voor genomen”, zegt Martijn. “We hebben het departement per departement aangepakt. Op die manier hebben we nooit problemen ondervonden en we werden ook altijd goed bijgestaan door onze Customer Success Manager Chris. Het contact was heel prettig en of de training nu online of offline was, maakte me niet zoveel uit. Bovendien waren er veel trainingsvideo's beschikbaar zoals op het online learning platform."


Hoe organiseerden jullie de interne Yesplan-trainingen? 

“Er zijn wel enkele echte trainingen geweest, maar we hebben onze medewerkers veel zelf laten ontdekken. Na het bekijken van video’s lieten we hen aan de slag gaan in Yesplan en al doende zaken ontdekken. Uiteraard konden ze steeds bij mij terecht of bij de andere medewerkers die de trainingen hadden gevolgd voor meer uitleg”, aldus Martijn. Onlangs maakte Marlous zelf nog gebruik van ons learning platform wanneer ze een dataview (handige overzichtspagina die je zelf kan inrichten) maakte. "Het was even geleden en ik kwam er niet helemaal uit. Gelukkig kan je zoiets dan even opzoeken.”

“De Kunstmin-medewerkers hebben veel zelf ontdekt dankzij handige learning video’s” - Martijn Lohuis

Verloopt de opvolging even vlot? 

“Zeker! Als we iets niet weten, kunnen we altijd bij Chris terecht”, zegt Marlous. “En anders is er ook de helpdesk. Je krijgt heel snel een antwoord op je vraag in de vorm van een duidelijke uitleg of een handig filmpje. Op een bepaald moment vroeg ik me door de snelle responstijd zelfs af of ik wel bij personen terecht kwam en niet bij een robot”, lacht Marlous. 

De integratie met jullie ticketsysteem is in orde. Welke integraties zijn er nog? 

“De narrowcasting-integratie hebben we ook. Het narrowcasting-systeem haalt informatie uit Yesplan op basis van dataviews”, vertelt Martijn. “Zo veranderen de informatieschermen in de Schouwburg en het Energiehuis automatisch, als in Yesplan iets wijzigt. We zijn bezig hetzelfde te doen met ons klimaatsysteem. Op basis van tijdstippen die het uit een Yesplan-dataview haalt, moet het dan automatisch aan- en uitgaan.”

In welk opzicht merk je de grootste impact sinds Kunstmin met Yesplan werkt? 

“De belangrijkste aspecten zijn toch een verhoogde efficiëntie en veel tijdsbesparing”, zegt Marlous. “Om een concreet voorbeeld te geven: voorheen kon ik de materialen en mensen waarvan ik denk dat ze nodig zijn voor een evenement niet boeken. Met Yesplan kan dat wel. Dat scheelt een hoop werk voor preproductie.”

“Sinds we met Yesplan werken, hebben we een mooie professionaliseringsslag doorgemaakt” - Marlous de Groot

“Daarnaast is het ook handig dat alles met elkaar verbonden is. Je maakt zaken zoals borderellen makkelijk aan. En als je je tijden en resources goed invult, zijn je offerte en factuur al zo goed als klaar. Voor elke voorstelling werd er vroeger ook een mailtje rondgestuurd met de laatste informatie. Nu kijkt iedereen gewoon in Yesplan.”

Martijn en Marlous zijn ervan overtuigd dat er in de toekomst nog mooie stappen vooruit volgen. “Yesplan blijft steeds verder evolueren om zichzelf te verbeteren. Dat kan alleen maar positieve resultaten met zich meebrengen.”

Eerst zien dan geloven?

Vraag je persoonlijke demonstratie door een Yesplan-medewerker aan.