"Eerst Yesplan, daarna pas je mailprogramma"

Schouwburg Amstelveen werkt al sinds 2015 met Yesplan. Sinds het begin zijn ze heel erg constant gebleven in hun gebruik van het systeem en dat werkt erg goed. Never change a winning team, kunnen we dus wel zeggen.

We vroegen José Haverman, Hoofd Organisatie & Evenementen bij Schouwburg Amstelveen, hoe Yesplan de dagelijkse bezigheden van de schouwburg ondersteunt. 

Hi José, onze eerste vraag voor jou: Hoe zijn jullie voor het eerst in contact gekomen met Yesplan? 

In 2014 waren wij ons aan het oriënteren om over te stappen naar een nieuw ticketingsysteem. Via-via zijn we terecht gekomen op een open dag in Utrecht. Daar hebben we alle informatie gehoord die we wilden horen over Yesplan, namelijk dat het heel erg simpel is om te gebruiken. We waren op zoek naar een soort plug & play-systeem en dat bleek met Yesplan zo te zijn. 


Dus de gebruiksvriendelijkheid was de voornaamste factor om over te schakelen? 

Dat was een hele belangrijke, maar ook de integratie met Ticketmatic was voor ons van belang. Ook waren we op zoek naar een manier om onze agenda overzichtelijker te maken, een planningssysteem dat bij onze mensen en onze organisatie paste. Daarnaast zijn rapportages belangrijk voor ons om ons functioneren op te volgen.

Het volledig plaatje klopte dus! Kan je wat meer uitleggen over hoe jullie de rapportages binnen de organisatie gebruiken? 

In de eerste plaats is het bij ons essentieel dat iedereen gedurende de hele dag alles in Yesplan ingeeft, van bezoekerscijfers tot standenlijst en voorstellingsverslagen. Als alles correct wordt ingegeven, dan is het voor ons aan het einde van de week of maand een eitje om de data te bekijken. Daarnaast heeft Chris, onze accountmanager en contactpersoon bij Yesplan, ons goed begeleid bij de implementatie van alle onderdelen, om het systeem zo efficiënt mogelijk te maken vanaf de start. Zo maken we tijd om het hele systeem zo goed mogelijk te gebruiken en te leren kennen. 

Hoe zorgen jullie er nog voor dat Yesplan intern gebruikt wordt zoals het hoort zodat jullie alle nodige en correcte gegevens voorhanden hebben?
Van events tot draaiboeken, we hameren erop dat alles wordt ingegeven en dat gebeurt ook het grootste deel van de tijd. Het motto hier is: “Als je ’s morgens aankomt, dan start je eerst Yesplan op en daarna pas je mailprogramma”. Yesplan is echt de agenda van onze organisatie omdat alles centraal in één digitale ruimte staat. Tegelijk is die ruimte ook echt aangepast aan onze sector en organisatie.

“Het motto hier is: Als je ’s morgens aankomt, dan start je eerst Yesplan op en daarna pas je mailprogramma.”


Het is een tijdje geleden, maar weet je nog hoe de integratie en implementatie zelf verliep in 2015?

Dat ging vrij vlot. Per afdeling hebben we alles tot in het kleinste detail geoptimaliseerd. Chris (onze accountmanager) heeft samen met ons de werkprocessen doorgenomen en ingericht. Daardoor, en door het gebruiksgemak, verliep alles sinds dag één eigenlijk naar wens. 


Welke koppelingen gebruiken jullie momenteel? 

Zoals eerder vermeld, werken we dus met de koppeling met Ticketmatic om onze kaartjesverkoop te centraliseren en ook onze boekhouding is via Exact gekoppeld. Maar wat wij ook heel handig vinden is de koppeling met ons CMS om onze website automatisch up-to-date te houden met pauzetijden, aantal tickets, brochures en zo veel meer. 


Leuk dat jullie zo veel integraties gebruiken! Is dat altijd zo geweest? Hoe is het gebruik van Yesplan geëvolueerd gedurende de jaren? 

Eigenlijk werken we nog op ongeveer dezelfde manier. En dat werkt voor ons, dus blijven we die manier aanhouden. We hoeven dus niet meteen iets te herbekijken, want alles past op dit moment nog steeds goed bij onze werkwijze. 

Wel zitten we eenmaal per jaar met een aantal werknemers samen met Chris. Dan bekijken we samen of onze manier nog steeds efficiënt is, bekijken we voorbeelden van andere theaters en kunnen we persoonlijk gerichte vragen stellen. Dit is een prima balans voor ons, we doen ons eigen ding maar kunnen toch steeds rekenen op dat moment om even te toetsen of er ruimte is voor verbetering.

“Door het gebruiksgemak verliep alles sinds dag één eigenlijk naar wens.” – José Haverman, Schouwburg Amstelveen

Wat is voor jullie de grootste meerwaarde van Yesplan? 

Niet alleen is het gemakkelijk omdat alles centraal op één plek staat, het is enorm tijdbesparend omdat er zo veel automatisch uit te halen is. Ik moet toegeven dat er vroeger nog weleens geturfd werd om cijfers bij te houden, dus je kan wel begrijpen dat het een hele stap vooruit is met zo’n systeem (lacht). 


Daar twijfelen we niet aan! Tenslotte willen we graag nog even horen wat jullie vonden van de vorige klantendag waarop jullie aanwezig waren. 

Op de laatste klantendag in Utrecht vonden we het vooral erg fijn om even opnieuw te connecteren met de mensen in onze sector. Ook konden we ons verdiepen in de cases van andere organisaties. Dat vind ik het fijne aan dat moment en de hele organisatie: andere cultuurhuizen, schouwburgen, theaters… delen heel open en transparant hoe zij met Yesplan werken. Die sfeer zorgt ervoor dat het steeds een enorm leerrijke ervaring is. We kijken dus echt al uit naar de volgende klantendag! 

Eerst zien, dan geloven?

Vraag je persoonlijke demonstratie door een Yesplan-medewerker aan.