Meer duidelijkheid bij SSBU dankzij Yesplan

Nadat ze resoluut voor Yesplan kozen, werken de medewerkers van de Stadsschouwburg in Utrecht alweer jaren zeer tevreden met Yesplan. “Het duidelijke overzicht dat Yesplan je biedt is van grote waarde”, zegt Anne-Britt Heijtel, planner en productiemedewerker bij SSBU.

Eind 2018 konden het Yesplan-team en de Nederlandse Yesplan-gebruikers op onze klantendag genieten van de gezellige sfeer die er in de schouwburg in hartje Utrecht hangt. Anderhalf jaar later staat hun Yesplan-installatie alweer een paar stappen verder. Stilstaan is achteruitgaan, vinden wij en dat vindt ook Anne-Britt. Door Yesplan zo intensief te gebruiken, kent ze de software intussen vanbinnen en vanbuiten. Wie bij SSBU een vraag heeft, bijvoorbeeld een veld dat moet worden toegevoegd of een rapport dat moet worden aangemaakt, gaat bij haar aankloppen. 

"Yesplan geeft ons structuur"

“We gebruikten wel al een tool”, zegt Anne-Britt. “Maar op een bepaald moment loop je toch tegen grenzen aan. De evenementenstructuur en wat je zelf in Yesplan kan doen zoals rapporten genereren is zoveel keer beter dan wat we hadden. Daarnaast is het heel gebruiksvriendelijk en geeft het je een goed overzicht van alles wat bij elkaar hoort.” Vooral het goede overzicht bleek erg belangrijk voor de Utrechtse schouwburg.

“Door de eenduidigheid van Yesplan bewaren we nu goed het overzicht” - Anne Britt Heijtel

“De grootste impact van Yesplan merken we bij programmering. Yesplan dwingt je namelijk om een vaste structuur aan te houden, terwijl vroeger verschillende medewerkers verschillende manieren hadden ontwikkeld om bijvoorbeeld voorstellingen in te boeken. Uniformiteit zorgt er nu voor dat alles meteen duidelijk is”, aldus Anne-Britt. 

Toch was het nog steeds belangrijk dat je als organisatie de tool naar de eigen wensen kan inrichten. “Een bepaalde mate aan vrijheid om zelf knoppen en velden toe te voegen is voor ons noodzakelijk. Software mag er namelijk niet toe leiden dat je je werkprocessen helemaal moet omgooien. Dat gaat bij Yesplan erg goed.” 

(afbeelding: Dorien Hein)

Dag op dag overgeschakeld

Bij de inrichting van hun installatie werden Anne-Britt en haar collega’s bijgestaan door Customer Success Manager Wim. “We werden prima begeleid”, zegt ze. “Bij ons heeft elke afdeling een keyuser, zeg maar een soort Yesplan-verantwoordelijke voor die afdeling. Gerard, mijn collega van ICT, en ik zijn applicatiebeheerder. Met de groep keyusers hadden we ook de implementatiesessies.”

“Al na een paar weken gebruik te maken van Yesplan verliep alles prima” - Anne-Britt Heijtel

De overgang van het oude systeem naar Yesplan ging bij SSBU best snel. Van de ene dag op de andere schakelde de schouwburg over. “Begin april 2017 liet ik alle medewerkers weten dat oude systemen niet meer gebruikt mochten worden. Alles moest vanaf dan via Yesplan gaan. Best abrupt inderdaad, maar na amper een week draaide alles al nagenoeg prima.” 

Reden voor die probleemloze overgang zijn de goede trainingen, begeleiding en de manual. “Alle medewerkers werden uitstekend begeleid om met Yesplan te leren werken tijdens een aantal trainingen. Daarna ben ik zelf ook aan de slag gegaan om handleidingen specifiek voor SSBU te ontwikkelen.” 

“Ook de verdere opvolging verloopt goed. De support werkt erg snel. Het geeft zeker een gerust gevoel om te weten dat als er een probleem opduikt, er een volledig team klaarstaat om het op te lossen. Mensen zoals Wim en Chris denken echt mee in de context om tot een oplossing te komen.”

Verder bouwen aan dataviews

“De volgende stap voor ons is om nog verder aan de slag te gaan dataviews (handige overzichtsrapporten die gebruikers zelf opmaken). Je kan er een goed overzicht mee creëren en ze zijn dynamischer dan bijvoorbeeld statusrapporten. Bovendien kan je ze helemaal zelf opbouwen. De combinatie van die factoren zorgt ervoor dat je in korte tijd heel mooie overzichten kan bekomen.” Anne-Britt raadt SSBU-medewerkers ook aan om actief aan de slag te gaan met dataviews en steeds te blijven ontdekken en bijleren. Ook kijkt ze erg uit naar de ontwikkelingen die op stapel staan om de dataviews nog verder uit te bouwen.
 
“In dat opzicht zitten we elke drie maanden samen met de groep keyusers. Tijdens die meetings bespreken we wat beter kan, hoe we het anders moeten doen en of er bepaalde noden zijn?” Dit continual improvement process is erg belangrijk bij SSBU. Stilstaan is namelijk achteruitgaan.

“De mogelijkheden van dataviews zijn groot. Daar willen we optimaal gebruik van maken.” 
- Anne-Britt Heijtel

Wanneer we tot slot nog vragen wat volgens Anne-Britt de grootste troeven van Yesplan zijn, hoeft ze niet lang na te denken. “Het overzicht, de goede support en de vrijheid om zelf het systeem in te richten. Drie enorm belangrijke kenmerken.”

Eerst zien dan geloven?

Vraag je persoonlijke demonstratie door een Yesplan-medewerker aan.