Yesplan klantendagen 2018: de belangrijkste take-aways

Wij organiseerden twee succesvolle klantendagen in België en Nederland waarop respectievelijk 80 Vlaamse en 100 Nederlandse klanten aanwezig waren. De klantendag bestond uit een keynote door de CEO Wouter Vermeylen, workshops en case studies. We sloten af met een voorstelling van onze visie voor 2019. Hieronder delen we graag de belangrijkste take-aways van onze klantendagen.

Het plan van Yesplan 

 Uit de keynote van CEO Wouter Vermeylen onthouden we de volgende zaken: 

  •   Yesplan blijft focus behouden op software met een service specifiek voor cultuurhuizen
  • We investeren verder in ons product en de organisatie dankzij de internationale expansie
  •  "Manage your venue with peace of mind" is waar Yesplan voor staat en die kwaliteit willen we ook in de toekomst behouden. 

De spelregels van Teamplanner 

Toon Bouman, hoofd techniek van Theater De Meerse in Hoofddorp, toonde ons in zijn case study, ‘De spelregels van Teamplanner’, hoe hij het inroosteren van het hele technische team met Yesplan aanpakt. 

Vertrekkende vanuit de voorstellingen die doorgaan in het theater wendt hij zijn expertise aan om de technische vereisten van elke voorstelling in kaart te brengen, en dat door plaatshouders expliciet te maken in Yesplan. Vervolgens verdeelt hij de voorstellingen over de leden van zijn team, waarbij hij onmiddellijk in Yesplan kan zien wie er afwezig is, wie reeds teveel uren heeft gepresteerd, enz. Na het inplannen van de voorstellingen vult hij het rooster verder aan met diensten om zo de planning compleet te maken. Daarna wordt het rooster naar de technici gecommuniceerd via de iCal-feeds in Yesplan. 

De grote meerwaarde van Yesplan in zijn verhaal is enerzijds dat Toon ten alle tijde toegang heeft tot de volledige planning van zijn team en de evenementen die plaatsvinden in het theater. Anderzijds kan hij bij het plannen onmiddellijk de impact zien van zijn acties wat betreft overuren en het volgen van de CAO-regels. Zo bekomt hij een volledig en billijk rooster voor zijn hele team. 

Financiële integratie 

Yesplan heeft zijn plaats ingenomen en vormt nu het referentiepunt in je organisatie. Ook de financiële gegevens, zoals de contract- en kaartverkoopgegevens, vinden hun weg in je planningstool. Maar hoe kan je die gegevens op een inzichtelijke manier presenteren? Voor programmeurs is het belangrijk het overzicht over hun programma te kunnen houden. Welke voorstellingen doen het goed, welke moeten nog een extra duwtje krijgen? Hoe verhouden ze zich tot het algemene budget? Dat is waar de financiële integratie via Excel aan de beurt komt. 

Alexander Ververken van Cultuurcentrum Kortrijk (BE) en Alexandra Mientjes (NL) lichtten tijdens hun case study’s, respectievelijk ‘Financiële rapportage binnen cultuurcentra, hoe begin je eraan?’ en ‘Budgettering, prognose en deal’, toe hoe je gegevens rechtstreeks vanuit Excel in Yesplan kunt ophalen. Hoe je deze interpreteert, manipuleert en tenslotte kunt terugschrijven naar Yesplan. Met behulp van draaitabellen en grafieken analyseer je alles op een snelle manier. 

We blijven meegroeien met jullie noden van vandaag en morgen op al deze vlakken.

Yesplan in 2019

In 2019 willen we jullie proactief meer informatie aanbieden onder de vorm van online learning content, we streven een verdere verbetering van de helpdeks na en gaan onderzoeken hoe we jullie nog beter kunnen ondersteunen met als doelstelling dat jullie nog extra meerwaarde uit Yesplan halen. 

We blijven inzetten op de kerntaken voor organisaties zoals jullie: het plannen en beheren van evenementen, mensen en materiaal, en daarbij de kosten en opbrengsten in kaart brengen én alle informatie voor iedereen eenvoudig raadpleegbaar maken. We blijven meegroeien met jullie noden van vandaag en morgen op al deze vlakken.