In Olavshallen (Trondheim) gaan 320 concerten per jaar door, goed voor 180.000 bezoekers. Een planningtool zoals Yesplan is dan handig. “Zodra we Yesplan zagen, wisten we dat we niet moesten twijfelen.”
Volgens Marit, de Programma en Marketing Manager bij Olavshallen, was de organisatie niet op zoek naar een nieuw planningssysteem. Yesplan kwam op hun pad. “We kennen Yesplan via onze collega’s van Musikhuset Aarhus. Zij gebruiken de software al een tijdje en zijn heel tevreden. Ze hebben het systeem kort getoond en na vijf minuten dachten we al: “Wow, we hadden gewoon niet door dat we dit nodig hebben, maar nu zijn we overtuigd!”
“Eigenlijk gebruikten we al een planningstool, maar die voldeed niet meer aan onze normen. Support, ontwikkeling en lay-out worden steeds belangrijker.”
“We waren ons er niet van bewust dat we een nieuw planningssysteem nodig hadden, tot we Yesplan zagen”
Wat waren dan de vereisten voor een nieuw systeem? Volgens Marit waren drie sleutelwoorden belangrijk: functionaliteit, toegankelijkheid en tijdsbesparing.
“Het systeem is zodanig intuïtief dat een fout maken bijna uitgesloten is. Als er een conflict is, krijg je een waarschuwing en geeft het systeem een mogelijke oplossing. Zaken die voorvallen in een culturele organisatie, zoals een dubbele boeking, zijn zo goed als onmogelijk met Yesplan. Het systeem waarschuwt je dat je een fout hebt gemaakt. Dat zorgt voor een gerust gevoel.”
Een ander voordeel van Yesplan wat tegelijk ook een vereiste voor een nieuwe tool bij Olavshallen was, is toegankelijkheid. “Onze gehele organisatie gebruikt Yesplan: de marketingafdeling, de raad van bestuur, de schoonmaakploeg…
Het moet voor iedereen duidelijk zijn hoe je efficiënt met het systeem werkt, en dat is zeker het geval. Daarnaast is het belangrijk dat je makkelijk kan zien wat een collega heeft toegevoegd of gewijzigd en dat je die input ook kan bewerken. Enkel op die manier kan je efficiënt samenwerken.”
“Een grote troef van Yesplan is dat het zo intuïtief is: iedereen vindt makkelijk z’n weg”
Het gevolg van functionaliteit en toegankelijkheid is tijdsbesparing, wat dan weer voor minder stress en frustratie zorgt. “Er worden veel minder e-mails heen en weer gestuurd”, bevestigt Marit. “Als ik bijvoorbeeld beschikbare data moet opzoeken, weet ik precies waar ik moet zoeken. De status van wat eventueel al gepland staat is meteen duidelijk door de kleurencodes.”
Volgens Marit kon bij Yesplan elk vakje op de checklist afgevinkt worden. Voor het interview vroeg Marit andere afdelingen in Olavshallen of er iets was wat ze wilden delen, of er bepaalde zaken beter konden. “Er kwam niets”, lacht ze.
Nadat een organisatie het contract heeft ondertekend, gaat het implementatieproces van start. Data uit de oude tool moeten in Yesplan worden geplaatst en werknemers moeten met de software leren werken. Dit proces werd niet onderschat bij Olavshallen. “Het vergt best wat van je om die switch te maken en we wilden het meteen juist doen. Het proces verliep heel vlot.”
Customer Success Manager Wim Casier was verantwoordelijk voor de implementatie bij Olavshallen. “Hij deed het heel grondig en anticipeerde zelfs op vragen die we mogelijk zouden hebben. Als we een vraag hadden, was er meteen een pasklaar antwoord. Het is een grote troef dat Yesplan ontstond binnen een culturele organisatie voordat het de stap naar een onafhankelijk bedrijf maakte. De ervaring van het team in de culturele sector zorgt ervoor dat het trainingsproces probleemloos verloopt. Ze weten exact wat we nodig hebben.”
“Yesplan is een manier van denken geworden en het is deel van ons dagelijks leven”
Een van de grootste troeven van Yesplan zijn de integraties met andere systemen. Op dit moment maakt Olavshallen hier nog geen gebruik van, maar Marit en haar team willen dat in de toekomst zeker wel doen. “We zouden graag een integratie met ons ticketingsysteem Eventim hebben. Een andere interessante integratie is Tripletex voor onze dienst boekhouding. Nu is het aan ons om het volledige potentieel van Yesplan te benutten en onszelf zo naar een hoger niveau te tillen.”
Het is duidelijk dat Yesplan een vast onderdeel van Olavshallen is geworden. “We beschouwen Yesplan als een vriend”, grapt Marit. “Het is deel van onze gedachtegang en ons dagelijks leven geworden. Yesplan heeft absoluut een positieve invloed op elk onderdeel van de organisatie.”
Vraag je persoonlijke demonstratie door een Yesplan-medewerker aan.
