Comment compter les événements annulés dans Yesplan

Imaginons que le comité ou le département des finances a besoin d’une vue d’ensemble de tous les événements annulés pour pouvoir enregistrer les pertes de revenus. Les dataviews leur permettent d’avoir une vue d’ensemble sur toutes les informations dont ils ont besoin pour boucler le budget. Nous avons évoqué les dataviews dans notre article de blog sur la gestion des événements replanifiés. Dans cet article, nous revenons sur ceux-ci plus en détail.   

Créer et renommer un dataview 

Vous pouvez accéder à la fonctionnalité dataview via la section Rapports dans la barre de menu. Vous verrez d'abord une liste de dataviews existants. Pour en créer un nouveau, il vous suffit de cliquer sur le bouton bleu « Nouveau », puis choisir « Événements ».  

Renommez le dataview afin de pouvoir le retrouver plus tard.

1. Double-cliquez sur « Nouveau dataview » dans le coin supérieur gauche afin de pouvoir le modifier. 
2. Après avoir saisi le nouveau nom, cliquez sur « OK » puis sur « Enregistrer les changements » en bleu. 

Modifier les paramètres et les filtres 

Vous pouvez à présent modifier les filtres afin de ne voir que les événements qui vous concernent. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Modifier le filtre ». Vous verrez alors apparaître la fenêtre « Montrer seulement événements où ». Par défaut, vous verrez uniquement les champs de date de début et de date de fin.  

• Cliquez sur la bulle bleue puis sur « Modifier le paramètre » pour pouvoir commencer la modification.
• Choisissez la date adéquate dans le sélectionneur de date, p. ex. uniquement les événements après le 1er mars 2020.
• Si vous ne souhaitez pas de date de fin, supprimez simplement le deuxième paramètre en cliquant sur l’icône « - » à la droite de cette ligne.   

Ajouter des champs 

Cliquez sur le bouton bleu « Appliquer » pour voir apparaître le dataview. Le département des finances aura besoin de plus d’informations. Vous devrez donc ajouter d’autres colonnes.  

• Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Modifier les colonnes » à droite. 
• La fenêtre de sélection des colonnes se compose de deux parties : les champs sélectionnés (à gauche) et les champs disponibles (à droite).
• Pour ajouter des champs, vous sélectionnez des champs en cliquant sur l'icône « + ». Ajoutez par exemple « Statut » et « Profil ». 
• Les champs sélectionnés au moyen de l'icône « + » s'affichent au bas de la liste des champs sélectionnés.
  
• Le département des finances a par exemple besoin de la valeur brute de l’événement pour faire ses calculs. Cliquez sur la flèche à côté de « Prix » et sélectionnez « Prix brut total ». Cliquez ensuite sur « Appliquer ».    

Une fois la fenêtre fermée, vous verrez à nouveau le dataview avec les champs ajoutés. Vous continuerez toutefois à voir tous les événements après le 1er mars 2020, et non pas uniquement ceux qui ont été annulés. 

• Cliquez sur le bouton « Modifier le filtre » puis sur le bouton « And ».
• Choisissez « Statut » dans le menu déroulant « Sélectionner un champ » et « Est » dans le menu déroulant « Sélectionner un comparateur ».
• Choisissez « Annulé » dans le menu déroulant « Sélectionner une valeur ».
• Cliquez sur le bouton « Appliquer et afficher les résultats » pour voir le dataview adéquat. 

Vous avez désormais une vue d’ensemble claire de tous les événements qui ont été annulés après le 1er mars 2020 en plus d’informations précieuses pour plusieurs départements. Pour voir comment créer un dataview pour compter les événements annulés, regardez cet enregistrement d’écran (en anglais). 

Si vous avez des difficultés à créer des dataviews, n’hésitez pas à nous contacter à support@yesplan.be ou à consulter la section sur les dataviews de notre manuel.