Comment replanifier des événements dans Yesplan en raison du COVID-19 ?

Partout à travers le monde, les organisateurs culturels doivent revoir leurs agendas au vu des mesures prises pour arrêter la propagation du COVID-19. Cette soudaine réorganisation peut entraîner des problèmes, mais les fonctionnalités pratiques de Yesplan peuvent vous aider à garder assez facilement une bonne vue d’ensemble.

Le COVID-19 a bouleversé nos quotidiens et a également eu de lourdes retombées sur la programmation d’événements. Aux quatre coins du globe, les événements sont reportés ou annulés. Dans cet article, nous vous dirons tout ce que vous devez savoir pour rester organisé malgré les multiples annulations. 

Vous apprendrez :

    • comment reporter des événements ;
    • comment suivre les événements qui ont été annulés en raison du coronavirus ;
    • comment suivre les changements dans votre calendrier.

Démarrer 

Avant tout, il peut être judicieux de vérifier avec votre équipe si elle a accès à Yesplan. Comme de nombreux pays ont une politique de télétravail en vigueur, il est possible que certaines personnes utilisent leur ordinateur portable personnel. Pour vérifier que tout le monde a accès à l’outil : 

    1. Envoyez un email à vos utilisateurs avec le bon URL d’installation.
    2. Les utilisateurs peuvent utiliser la fonctionnalité « mot de passe oublié » pour récupérer un mot de passe. 
En tant qu’administrateur, vous pouvez vous vérifier que tous vos événements sont protégés à l’aide du cadenas. Cette fonctionnalité empêche les événements d’être déplacés accidentellement dans le calendrier en cas d’utilisation d’une tablette pour consulter Yesplan. Pour ajouter le cadenas, vous devez modifier le type du statut dans les paramètres du système. 

Comment déplacer des événements uniques 

Un grand nombre d’événements vont être reprogrammés en raison du COVID-19. Vous devrez donc déplacer ou copier un événement dans le calendrier. Mais attention : les événements liés à un outil de billetterie nécessitent une attention particulière ! Nous en reparlerons à la section suivante. 
 
Imaginons que vous souhaitez déplacer un événement de mars à juin et que celui-ci comporte un lien vers le système de billetterie. Suivez ces étapes : 

    • Déplacez d’abord l’événement. Pour ce faire, vous devez avoir la permission de déverrouiller l’événement.
    • Faites passer votre souris sur le « i » dans le coin supérieur droit de l’événement. Un pop-up s’ouvre. Vous pouvez déverrouiller l’événement dans la fenêtre d'information.
    • Une fois l’événement déverrouillé, double-cliquez sur la date et choisissez une nouvelle date en juin dans l’assistant de sélection de date. 
L’événement a désormais été déplacé en juin. Pour plus d’informations sur le déplacement et la copie d’un événement, rendez-vous sur notre plateforme d’apprentissage en ligne. Les sections « Move » et « Copy & Paste » de la vidéo Tips & Tricks sont très utiles (les sections sur la plateforme sont en anglais, pour assistance en français, n'hésitez-pas à contacter support@yesplan.be ou votre account manager).

Comment déplacer des groupes 

Vous devez peut-être déplacer un groupe entier d’événements dans le calendrier. Une fois de plus, soyez très vigilant avec les événements liés à un système de billetterie. 
 
Pour déplacer un groupe, sélectionnez-le dans le calendrier

    • Sur Mac : 
      1. déverrouillez le groupe
      2. appuyez sur la touche Option et déplacez les événements à l’aide de votre souris ou de votre trackpad
    • Sur Windows : 
      1. déverrouillez le groupe 
      2. appuyez sur la touche Alt et déplacez les événements à l’aide de votre souris ou de votre trackpad 

N’oubliez pas que lorsque vous déplacez un groupe qui comporte des événements à différents lieux, vous pouvez uniquement déplacer le groupe à ces mêmes endroits. Regardez cet enregistrement d’écran pour vous faire une meilleure idée.  

Intégrations 

Vos événements peuvent être liés à un site web, à un narrowcasting ou à une billetterie. 

Sites web et narrowcasting 

    • Les sites web et narrowcasting enverront une requête à Yesplan. Selon les données de Yesplan, ils ajouteront du contenu à la plateforme. 
    • Les changements dans Yesplan seront modifiés immédiatement sur la plateforme ou vous recevrez une notification concernant ces changements afin de pouvoir les modérer. 

Billetterie 

Les événements peuvent être liés à une billetterie. Dans ce cas, soyez extrêmement vigilant. Voici les points à ne pas oublier : 

    • Lorsque vous déplacez un événement : 
      • L’événement reste connecté à l’outil de billetterie. Vous devrez également effectuer la modification dans l’outil de billetterie ! Pour plus d’informations, consultez notre manuel à la section Intégrations.
      • Ne supprimez pas le lien à l’outil de billetterie. Cela pourrait engendrer des problèmes.
      • Lorsque vous supprimez l’événement ou le lien dans Yesplan, il continue d’exister dans le système de billetterie. Cela crée donc des événements fantômes. 
    • Lorsque vous copiez/collez un événement :
      • L’événement collé est un nouvel événement. Il n’est donc pas lié à une billetterie.
      • Si vous souhaitez que cet événement soit lié à une billetterie, vous devez utiliser le bouton de publication dans l’inspecteur d’événement.  

Comment suivre tous les événements annulés en raison du COVID-19 ? 

Maintenant que vous avez déplacé les événements dans notre calendrier, comment suivre tous ces changements ? Cette section explique : 

    • comment tenir vos archives à jour ;
    • comment identifier les événements qui ont été modifiés à cause du coronavirus. 

Comment tenir vos archives à jour 

Une fois l’événement déplacé, sa place et son endroit n’existent plus. Souvenez-vous que nous avons dû déplacer l’événement pour conserver le lien avec notre outil de billetterie. Nous vous conseillons donc de : 

    1. Copier l'événement déplacé et de le coller à nouveau à sa place et à sa date initiale
    2. La copie n’aura plus de lien avec l’outil de billetterie.
    3. Régler le statut sur Annulé.
    4. Pour supprimer les réservations en ressources humaines, utiliser le Teamplanner ou les horaires. 

Comment identifier les événements qui ont été modifiés à cause du coronavirus? 

Une fois votre calendrier modifié, vous voudrez peut-être avoir une vue d’ensemble sur tous les événements affectés par la crise du COVID-19. Marquez les événements pour créer une vue de tous ces événements avec les informations pertinentes. Pour ce faire, utilisez les champs personnalisables. 

    1. Demandez à votre administrateur de système de créer le champ « annulé en raison du corona ». Vous créerez ainsi une vue qui vous montrera tous les événements ayant pour statut « Annulé » et pour lesquels la case « Corona » a été cochée.
    2. Copiez l’événement que vous avez déplacé et collez-le à la date d’origine. Cette copie ne sera pas liée à votre outil de billetterie.
    3. Cochez la case « Corona » sur l’événement copié et réglez le statut sur Annulé.   

Pour créer une vue d’ensemble des événements annulés en raison du virus COVID-19, utilisez les dataviews. Vous pouvez créer une dataview à partir : 

      • du filtre de date réglé sur les bonnes dates ; 
      • du filtre de statut réglé uniquement sur les événements annulés ;
      • du filtre de case réglé uniquement sur les événements « corona ».   

Comment être notifié à propos des modifications d’événement 

Certains utilisateurs peuvent devoir rester au courant des événements modifiés. Dans Yesplan, chaque utilisateur peut configurer ses propres mises à jour. Voici comment faire : 

    1. Ouvrez les paramètres de l’utilisateur dans le menu de navigation. 
    2. Cliquez sur « mises à jour ».
    3. Vous pouvez à présent créer une nouvelle règle de mise à jour.
    4. Utilisez les paramètres pour vérifier que tous ou que certains paramètres sont respectés. 

La vidéo d'apprentissage « Status, Profile & Labels » explique comment créer une règle de mise à jour très clairement dans la section « Updates » (les sections sur la plateforme sont en anglais, pour assistance en français, n'hésitez-pas à contacter support@yesplan.be ou votre account manager).

Une fois une mise à jour créée, vous pouvez l’envoyer dans votre boîte de réception ou la voir en ligne dans Yesplan. Consultez les « mises à jour » dans le menu de navigation. 

Si vous avez des difficultés à replanifier ou à annuler vos événements, ou à configurer cette structure, n’hésitez pas à nous contacter à support@yesplan.be ou contactez-nous via l’assistance dans Yesplan.