Hoe implementeer je Yesplan?

Je hebt dus besloten om met Yesplan aan de slag te gaan. Volgende stap: de implementatie! Maar hoe implementeer je Yesplan precies? We gidsen je doorheen je eerste stappen in de wondere wereld van event planning software.

Hoe bereid je je voor op het implementeren van Yesplan?

Tijdens de implementatie zullen we je helpen met het opzetten van Yesplan op een manier die perfect aansluit bij jouw werkwijze.

De meeste organisaties werken met Excel en Google Drive om hun evenementen te plannen. Beiden zijn een goede plaats om te beginnen met het inventariseren van je data die je in Yesplan wilt hebben.
Dit kunnen ook rapporten en andere documenten zijn die je nodig hebt voor je dagelijkse werking. We hebben ook sjabloon-installaties voor je, waarmee we de eerste stappen van dit proces in gang trekken.
Aan de slag gaan met een event planning systeem betekent ook een kans om een nieuwe richting uit te gaan met je interne structuren en workflows.
Ben je niet zeker hoe je dit het beste aanpakt? Ons Customer Success Team heeft veel ervaring met het uitdenken van workflows en begeleidt je graag in het zoeken naar de beste werkwijze.

Neem de tijd om je team goed te informeren over je aanstaande reis met Yesplan. Open communicatie en een betrokkenheid bij het project leiden tot een vlotte overgang voor iedereen.

Wie van je organisatie betrek je in dit proces?

Voor een vlotte implementatie heb je de juiste mensen nodig. Stel dus twee tot vier mensen aan die het project langs jouw kant zullen leiden. Het is ook belangrijk dat deze personen verschillende posities bekleden binnen je organisatie. Dit helpt om Yesplan zo in te stellen dat het door alle departementen wordt gebruikt.

Maar als de training maar met enkele personen gebeurt… hoe krijg je deze informatie dan tot bij de rest van je team? We hanteren een ‘train-de-trainer’-aanpak, waarbij jij de opgedane kennis aan de rest van je team doorgeeft. Maar geen zorgen. We hebben leerrijke trainingsvideo’s en een uitgebreide handleiding om je hierbij te helpen.

Hoe lang duurt het om Yesplan te implementeren?

Dit verschilt van organisatie tot organisatie. De duur van een implementatie hangt af van de grootte van een organisatie, het aantal werknemers, hoeveel evenementen er per jaar plaatsvinden; het ligt dus volledig aan de complexiteit ervan. Een implementatie kan zo snel gaan als de hoeveelheid tijd en moeite die je erin investeert.

Een implementatie duurt ongeveer tussen de twee en drie maanden
Implementatieduur is gebaseerd op de complexiteit van je venue
De duur hangt ook af van je wensen (extra integraties/modules - zoals onze Excel Add-In or Teamplanner)
Trainingssessies worden wekelijks/tweewekelijks/maandelijks georganiseerd
Tussen elke sessie werk je zelf verder aan je Yesplan-installatie

Kan ik externe data (uit andere systemen) importeren in Yesplan?

Het is uiteraard mogelijk om data te importeren in Yesplan. Wanneer je voor onze event planning software kiest, betekent het niet dat je daarmee ook je vorige systeem data uit het raam gooit.

We ondersteunen het importeren van:

Event data
Contactinformatie
Allerlei soorten resources

Wat voor support kan ik verwachten nadat de implementatie voorbij is?

Wanneer je aanvoelt dat je volledig zelf aan de slag kan gaan met Yesplan, ronden we het implementatieproject af. Ons Support Team blijft natuurlijk ter beschikking voor al je vragen.

We proberen je zo snel en uitgebreid mogelijk te helpen. Als het een complexere vraag is, kunnen we ook een één-op-één sessie organiseren om je te ondersteunen.

Maar wacht... er is nog meer!

Jeukt het om met Yesplan aan de slag te gaan? Bekijk onze korte introductievideo en ontdek hoe onze event planning software jouw evenementen naar een hoger niveau tilt.

Bekijk de video