Nu Bølgen Kulturhus Yesplan gebruikt, verlopen hun interne processen eenvoudiger

Met enkele andere organisaties in Noorwegen was Bølgen Kulturhus op zoek naar een nieuw venue management systeem. Een van onze Customer Success Managers kwam langs voor een presentatie en uiteindelijk tekenden alle organisaties het contract. "We waren vrij snel verkocht", zegt Christian, "Het voldoet gewoon aan onze verwachtingen op zoveel manieren." 

Vol enthousiasme voor wat zal komen

Alhoewel ze nog maar net hun integraties aan het uitbreiden zijn, kijkt Christian er enorm naar uit om langzaam van start te gaan. "We zijn bezig met de integratie en zullen TIX gebruiken als ons ticketing systeem, wat hopelijk snel zal gaan. Ik kijk ernaar uit om alle informatie van TIX te krijgen, zoals het aantal verkochte tickets. Zo kan ik de rapportagetools die we in Yesplan hebben, gebruiken om analyses uit te voeren. Dat zal een handig hulpmiddel zijn om te analyseren en uiteindelijk onze programmering te verbeteren. 

Elke afdeling heeft zijn eigen favoriete feature

Bølgen Kulturhus is bezig met de implementatie van de laatste features. "In eerste instantie zijn we aan de slag gegaan met de kalender en de standaardvelden. Zodra we wisten wat het systeem allemaal kan en hoe het onze verwachtingen kan inlossen, zijn we meer aangepaste velden beginnen aan te maken", zegt Christian. Nu ze Yesplan al vaak gebruikt hebben, weten ze precies wat ze zo goed vinden aan Yesplan. Dit zijn Christian's favoriete features: 

• De rapportagetool:
  "Deze tool is enorm nuttig geweest voor onze productiesheets. Het personeel dat op het evenement werkt, kan nu in één oogopslag zien wat hun taken die dag zijn. Eigenlijk werkt het als een soort checklist voor onze producenten, aan de hand van de rapportagetool zien ze welke informatie ze nog moeten invoeren.”   
• De data-overviews van de geboekte middelen:
  "Yesplan registreert en rapporteert het gebruik van alle middelen. Ons restaurant heeft daar echt baat bij wanneer ze het eten plannen en bestellen. Ook is er daardoor minder mondelinge communicatie nodig tussen afdelingen." 
  
• Teamplanner:
  "Dit is de feature die onze technische afdeling het meest gebruikt. Ze vinden het heel makkelijk om medewerkers naar events te ‘slepen’, zo zijn ze meteen geboekt en ingepland. Het is ook makkelijk om bijvoorbeeld vrije dagen toe te voegen en te herhalen, zodat je een duidelijk overzicht hebt van de beschikbaarheid van je personeel."
  
• Kalender:
  "De centrale agenda gebruik ik het vaakst. Ik vind het leuk hoe je makkelijk kunt filteren wat je wilt zien, en hoe je evenementen kunt herhalen of verplaatsen met slechts enkele klikken."
  

"Jullie supportfunctie is echt een troef"

Bølgen Kulturhus was de hoeveelheid support waar ze op kunnen rekenen toen ze overstapten naar Yesplan niet gewoon. "Ik vind de supportfunctie een grote troef. Je streeft er ook naar om je systeem te blijven verbeteren en aan te passen aan technologische ontwikkelingen!" 

"Ik zou venues echt aanraden om eens een kijkje te nemen naar Yesplan als ze op zoek zijn naar een flexibel systeem met veel mogelijkheden en als ze meer automatisering willen om tijd te besparen."