Yesplan a été racheté par Activity Stream. En apprendre plus

De nombreux processus internes ont été simplifiés depuis que Bølgen Kulturhus a commencé à utiliser Yesplan

Nous avons parlé avec Christian Lorentzen, responsable des événements à Bølgen Kulturhus en Norvège. La société gère environ 280 productions. « Yesplan répond à nos besoins à plusieurs niveaux en ce qui concerne les données et la façon dont on peut les extraire du système. »

Tout comme d'autres établissements culturels en Norvège, Bølgen Kulturhus était à la recherche d'un nouveau système de gestion de salles. L'un de nos customer success managers est allé faire une présentation et toutes les maisons ont fini par signer le contrat. « Nous étions convaincus tout de suite », dit Christian, «Yesplan répond à nos besoins à plusieurs niveaux.»

Enthousiasmé par l'avenir

Bien qu'ils ne se trouvent encore qu'au début du processus d'extension des intégrations, Christian est vraiment impatient de commencer peu à peu. L'intégration de TIX a été lancée, et nous espérons pouvoir l’utiliser bientôt comme notre système de billetterie. Je suis impatient d'extraire toutes les données de TIX, comme le nombre de billets vendus, afin de pouvoir utiliser les bons outils de reporting dans Yesplan pour les trier. Ce sera un bon outil pour analyser et améliorer notre programmation.


« En général, Yesplan a vraiment simplifié un grand nombre de nos processus internes. Certains processus prennent maintenant deux secondes au lieu de cinq minutes comme avec notre ancien système. »

Chaque département a sa propre caractéristique préférée

Bølgen Kulturhus est en train d’implémenter les dernières fonctionnalités. « Au début, nous utilisions surtout le calendrier et les champs standards. Après un certain temps, lorsque nous avons découvert ce que le système pouvait faire et comment cela pouvait répondre à nos besoins individuels, nous avons commencé à créer des champs plus personnalisés », explique Christian. Maintenant qu'ils utilisent Yesplan fréquemment, ils peuvent dire exactement ce qu'ils aiment dans le logiciel. Voici les fonctionnalités préférées de Christian: 

    • L’outil de reporting: 
      « Cela a été très utile en ce qui concerne nos fiches de production. Pour le personnel qui travaille sur l'événement, il est maintenant plus facile de voir en un coup d'œil quelles sont leurs tâches aujourd'hui. Cela fonctionne désormais plutôt comme une liste de contrôle pour nos producteurs : quelles données doivent-ils remplir? » 
    • Les aperçus des données sur les ressources réservées:
      « Yesplan assure le suivi et le reporting de l'utilisation de toutes les ressources. Cela a vraiment aidé notre restaurant au niveau de la planification et de la commande de tous les aliments. Yesplan a également minimisé le besoin de communication verbale entre les départements. »
    • Le planificateur d'équipe: 
      « Cette fonction est surtout utilisée par notre département technique. Ils trouvent qu'il est très facile de faire glisser les personnes sur les événements, de sorte qu'elles soient enregistrées et programmées. Il est également facile d'ajouter et de répéter des jours de congé, par exemple, afin d'avoir un aperçu clair de la disponibilité du personnel. » 
    • Le calendrier:
      « C’est ce que j’utilise le plus souvent, notamment le calendrier général. J'aime la simplicité avec laquelle on peut filtrer ce que l'on veut voir et la façon dont on peut répéter ou déplacer des événements en quelques clics. »

« Votre fonction d’aide est vraiment un atout » 

Bølgen Kulturhus n'était pas habitué à la quantité d'assistance sur laquelle un client peut compter lorsqu'il a choisi Yesplan. « Je pense que c'est vraiment un atout d'avoir la fonction d’aide que vous avez. Vous vous efforcez également de continuer à améliorer votre système et de l'adapter aux évolutions technologiques ! »

« Je recommande vraiment aux salles de spectacles de jeter un coup d'œil à Yesplan, si elles ont besoin d'un système flexible avec beaucoup de possibilités et lorsqu'elles veulent plus d'automatisation pour gagner du temps, bien sûr. »

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