Située en plein cœur du quartier animé de Camden, la mythique salle de concert et de spectacle The Roundhouse offre un espace créatif aux artistes bien établis ainsi qu’aux talents montants. Aidée de Yesplan qui a véritablement boosté sa planification d’événements, cette salle occupe une position unique et privilégiée sur la scène musicale et artistique dynamique de Londres. Découvrez comment notre logiciel de planification d’événements lui a offert tout ce dont elle avait besoin.
The Roundhouse, qui date de 1964, est l’une des salles culturelles les plus anciennes de Londres. Elle accueille non seulement chaque année des centaines de concerts, conférences et événements privés, mais elle propose aussi de nombreux studios destinés aux jeunes artistes montants.
Affichant une capacité pouvant aller jusqu’à 3 200 personnes, elle accueille des concerts et des spectacles de talents actuels et célèbres. Parmi les grands noms qui s’y sont produits, on peut citer David Bowie, les Rolling Stones et Led Zeppelin.
Joshua Chandler, Senior Systems & Technology Business Partner à la Roundhouse, nous explique comment ils sont passés à Yesplan pour la planification de leurs événements. Ils se sont tout d’abord renseignés auprès de salles semblables afin de savoir ce qu’elles pensaient des logiciels de planification d’événements.
Le nom de Yesplan a très vite été cité. « Nous avons compris d’emblée que Yesplan était un logiciel tout-en-un. Il est flexible et facile à utiliser et en plus, il affiche un excellent rapport qualité-prix », indique Joshua.
Après avoir découvert les capacités de Yesplan, la Roundhouse a décidé d’abandonner son ancien système et de recommencer à zéro avec Yesplan. « L’ancien système nous servait plus ou moins à stocker des informations, sans aucune profondeur dynamique. C’était une sorte de Google Drive », poursuit Joshua.
L’utilisation d’un nouveau système de planification d’événements est également l’occasion de repenser la façon dont votre entreprise fonctionne. « Et c’est aussi ce que nous avons fait pour la Roundhouse », indique Joshua. « Yesplan nous a réellement permis de tout reprendre à zéro, sans aucune idée préconçue concernant la manière dont le tout devrait fonctionner. Étant donné que nous étions en plein confinement, nous avons eu le temps de réfléchir à chaque étape du processus de planification d’événements », déclare-t-il.
Encore aujourd’hui, The Roundhouse veille à améliorer continuellement ses processus de travail en organisant régulièrement des réunions avec différents responsables de département.
« Mes collègues ont vite compris le fonctionnement de Yesplan », poursuit Joshua plein d’enthousiasme. « Ce succès découle principalement du fait que nous leur avons montré chaque étape de son fonctionnement, ils sont donc très vite passés à ce nouveau système. Nous y avons progressivement ajouté des champs de données personnalisés. Au début, il n’y en avait que trois. Voilà pourquoi les collaborateurs étaient nombreux à dire que ce logiciel était vraiment très facile à utiliser. Ensuite, nous en avons ajoutés, jusqu’à ce que tout soit en place », explique Joshua.
L’utilisation des couleurs de l’ancien système est l’autre raison qui a permis aux collaborateurs de The Roundhouse de très vite adopter Yesplan. « La flexibilité de Yesplan nous a permis de réutiliser les mêmes couleurs, son visuel était donc déjà connu en partie du personnel. Nous avons également veillé à garder la même structure pour ce qui est de la disposition des différentes salles dans le logiciel », se rappelle Joshua à propos des premiers jours d’utilisation de Yesplan.
La conservation des couleurs et de la structure est extrêmement utile lorsqu’il s’agit de jongler avec un grand nombre d’espaces comme dans The Roundhouse. Ce lieu dispose non seulement de différentes salles pour accueillir concerts, spectacles et événements privés, mais c’est aussi le vivier idéal de la nouvelle génération d’artistes grâce à ses nombreux studios à louer.
« L’accès à nos studios est réservé aux personnes affiliées à notre programme de fidélité. C’est la solution idéale pour les musiciens qui ne peuvent généralement pas se permettre d’en louer », indique Joshua. The Roundhouse compte quelque 30 studios de ce genre, ce qui est suffisant pour permettre à 8 000 jeunes d’apprendre les ficelles du métier. The Roundhouse aimerait compter 15 000 membres d’ici 2030. Un atout de taille pour aider à faire évoluer les jeunes artistes londoniens, le tout avec le soutien de Yesplan, un logiciel de planification d’événements des plus flexibles. Bref, le top !
