Ontdek de voordelen van Yesplan in minder dan 30 minuten!

Poppodium Paard behoudt het overzicht met Yesplan

Poppodium Paard uit Den Haag werkt al enkele jaren met Yesplan. Geleidelijk aan maken ze zich het systeem eigen. Kennis wordt gedeeld, overzicht wordt behouden en dagelijks gebruiken alle werknemers Yesplan.

We vroegen René van der Zee, Hoofd Productie,Techniek & Gebouw bij het Paard, hoe hij Yesplan zag evolueren doorheen de jaren.

Hoe het begon 

René: We kwamen enkele jaren geleden in contact met Yesplan toen we op zoek gingen naar een vervanging van ons toenmalig systeem. We hoorden van andere zalen wat Yesplan kon betekenen en waar jullie voor stonden. De naam klonk me dus na een tijdje best bekend in de oren. Daardoor hebben we deelgenomen aan enkele bijeenkomsten en een demodag, die bij ons plaatsvond in de Schouwburg in Den Haag.

“De naam Yesplan klonk me dus na een tijdje best bekend in de oren.”

Door die infosessie kregen we een erg uitgebreid beeld van wat het systeem precies kan en hoe het ons bij het Paard vlotter kon laten werken. Samen met mijn toenmalige collega was ik een drietal systemen aan het vergelijken. Na deze avond sprong Yesplan er meteen uit als onze favoriet. 

De doorslaggevende factor 

Tijdens onze zoektocht naar een nieuw systeem zijn we uiteindelijk voor Yesplan gegaan omdat we graag de financiële component, zoals de kosten van onze organisatie, in kaart wilden brengen. Ook hadden we gerichte vragen over onze integratie met Afas. Onze contactpersoon bij Yesplan, Jeroen, is meteen op zoek gegaan en heeft ons specifieke oplossingen voor het Paard kunnen voorschotelen.

Met behulp van Chris hebben mijn collega en ik het systeem ingericht. Omdat wij zo erg bezig waren met het programmeren, instellen en schrijven van ‘regels’, dachten sommige van onze medewerkers dat het systeem erg ingewikkeld zou zijn. Maar niets was minder waar. Toen ze erachter kwamen dat Yesplan erg simpel is om te gebruiken, vielen die zorgen meteen weg. Dus dat was best wel een grappig misverstand in het begin. 

Dagelijks gebruik 

René: Ik gebruik zelf veel de data views module, we maken veel rapporten met het systeem en we halen bezoekerscijfers en alle andere gegevens uit Yesplan. Bij de inrichting van het systeem hebben we ook meteen nagedacht over hoe we alle gegevens zouden verwerken en welke vakjes nodig zouden zijn om te laten invullen in het programma, zodat de formulieren meteen kant en klaar eruit rollen. 

“Bij de inrichting van het systeem hebben we ook meteen nagedacht over hoe we alle gegevens zouden verwerken.”

We gebruiken het systeem nog maar enkele jaren, dus ik vind zelf dat we nog in de beginfase zitten. Aanpassingen gebeuren daarom mondjesmaat. Recent hebben we even bekeken hoe we dubbele informatie kunnen vermijden, zoals het weghalen van één ‘uitverkocht’ vakje dat eigenlijk op twee plekken te vinden was. Ook het draaiboek zijn we momenteel aan het herbekijken om meer overzicht aan te brengen. We houden ook af en toe workshops over het gebruik in samenwerking met Yesplan, zoals onlangs over het aanmaken van offertes waarbij een viertal medewerkers aanwezig waren. We willen graag dat die kennis in-house blijft en meerdere medewerkers hiervan op de hoogte zijn. 

Zowel de werknemers als ikzelf zijn over het algemeen heel blij met het systeem. Ik zie dat iedereen er dagelijks mee werkt. Wanneer iets niet in Yesplan staat, dan horen we dat meteen, dus het is wel onmisbaar geworden, ja. Yesplan is het logistieke hart van onze organisatie geworden. 

“Yesplan is het logistieke hart van onze organisatie geworden.” – René van der Zee, Poppodium Paard

Eerst zien, dan geloven?

Vraag je persoonlijke demonstratie door een Yesplan-medewerker aan.

Vraag je demo aan