Dites adieu aux tableurs et autres systèmes inadaptés

Les technologies sont désormais incontournables et évoluent à vive allure dans notre société moderne. Y compris dans le secteur culturel. Chaque domaine dispose de son outil spécifique, qui s’accompagne d’avantages majeurs mais aussi de quelques inconvénients. 

Dans cet article, nous vous présenterons quelques systèmes couramment utilisés et vous expliquerons pourquoi ils sont inadaptés.

1. Tableurs

Les tableurs sont le premier système que nous allons passer en revue. Leur premier avantage, c’est que beaucoup de personnes connaissent ce format. Comme ils sont assez polyvalents, vous les avez probablement déjà utilisés. Néanmoins, polyvalence ne rime pas avec convivialité. En particulier pour la planification d’événements. On vous explique pourquoi : 

• Ils ne sont pas personnels : chacun doit trouver et filtrer les informations qui le concerne.
  
• Les notifications d’alerte sont insuffisantes : dans Google Sheets, il est possible de paramétrer les alertes, mais les options sont limitées. Si vous effectuez un changement, vous pouvez partir du principe que vous serez le seul à le savoir. L’adoption d’un système de gestion événementielle est probablement souvent motivée par la volonté de réduire le flot d’e-mails et de coups de téléphone et ainsi d’éviter la confusion.
  
• Ils sont difficiles à analyser : la capacité des tableurs à analyser ce qui fonctionne ou ce qui ne fonctionne pas est insuffisante. Les fonctionnalités de génération de rapports intégrées aux systèmes de gestion événementielle vous permettent d’en savoir plus sur vos événements en quelques clics et garantissent un flux de travail harmonisé entre les différents départements.
  
• Bon nombre d’informations sont manquantes : l’utilisation d’un système de gestion événementielle intégré à votre système de billetterie ou votre outil de comptabilité vous permet de garder constamment à l’œil des données aussi importantes que les inscriptions et la fréquentation. Si un événement s’avère plus populaire que prévu, vous pouvez anticiper et le déplacer vers une autre salle.
  
• Supplément de travail : si vous apportez des modifications dans le tableur, elles ne seront pas automatiquement mises à jour à tous les niveaux puisque votre tableur n’est pas connecté à vos autres systèmes. Vous devrez donc les introduire manuellement : une vraie perte de temps. En intégrant votre logiciel de gestion événementielle à votre système de billetterie, par exemple, vous êtes sûr que votre équipe disposera toujours de données précises et à jour. 
  

Un logiciel de gestion événementielle hébergé dans le cloud vous facilitera la vie. Grâce à une stratégie bien pensée en matière d’autorisations et à la possibilité de générer des rapports, vos collaborateurs auront directement accès aux informations dont ils ont besoin. 

2. Papier et crayon

Eh non, le papier et le crayon n’ont pas encore totalement disparu. Ils présentent pourtant des inconvénients certains :

• Tout d’abord, il est assez facile de faire une erreur sans s’en rendre compte. 
• Aucun bouton ne vous permet d’identifier les doublons, comme dans les tableurs. Avant même de vous en rendre compte, vous avez réservé deux fois pour la même ressource ou commis une autre erreur.
  
• Ce genre d’outils est loin d’être pratique si vous organisez plusieurs événements liés les uns aux autres. 
• Il peut être difficile de préciser le statut de l’événement (option, annulé, confirmé…). 
  
• Un seul collaborateur devra se charger de toute la planification, puisque plusieurs personnes ne peuvent pas accéder au système depuis plusieurs endroits.
  

Encore une fois, vous avez besoin d’un logiciel hébergé dans le cloud et facilement accessible par tous vos collaborateurs en se connectant sur une plateforme web et/ou une appli mobile. Grâce à une structure intelligente, vous repérez tout de suite les événements associés et pouvez donc facilement les modifier simultanément. Un code couleur clair vous permet également d’indiquer le statut d’un événement. Et puisque ce logiciel de gestion événementielle a pour but de vous faciliter la vie et de vous faire éviter les erreurs, il est logique qu’il vous avertisse quand vous êtes sur le point d’en faire une, non ? Pas mal, n’est-ce pas?

3. Logiciels de gestion de calendrier

Troisième option : les outils de gestion de calendrier, comme Google ou Outlook Calendar – la version électronique du calendrier papier. Ils présentent les mêmes désavantages que l’option n° 2. Même si un calendrier partagé peut régler le problème d’accessibilité, ce n’est pas la panacée. Les logiciels de gestion de calendriers sont parfaits pour planifier des réunions avec vos collègues ou pour faire vos propres rappels, pas pour gérer toute une salle de spectacle!

•  La quantité d’informations que vous pouvez entrer dans les champs est trop limitée
• Ils ne sont pas pratiques pour assigner des tâches spécifiques à vos employés
  

Les systèmes de gestion événementielle proposent souvent une vue générale du calendrier. Mais, contrairement à un calendrier normal, vous y trouverez tous les détails concernant des événements spécifiques : horaires, ressources, prix, historique, rapports… Toutes les infos dont vous avez besoins sont aisément accessibles en quelques clics. En général, un système de planification des horaires est intégré, sinon vous aurez au moins la possibilité d’intégrer le logiciel à vos outils spécialisés de gestion du personnel.

4. Outils de gestion de projets

Loin de nous l’idée de mettre en doute les qualités d’outils de gestion de projets tels qu’Asana, Monday, Trello ou Wrike, mais nous pensons qu’ils ne conviennent pas à la planification événementielle. Ils sont parfaits pour répartir des taches en interne et en assurer le suivi, par exemple « contacter le traiteur », « rapport financier événement X » ou « actualiser le planning ». Après tout, ils ont été conçus pour cela. Mais…

• Bon nombre d’outils de gestion de projets ne permettent pas aux utilisateurs de prendre du recul et d’avoir une vue d’ensemble. Il est difficile de visualiser le statut d’un projet entier.
  
• Comme ils ne sont pas conçus spécifiquement pour le secteur culturel, certaines fonctionnalités font défaut, par exemple la possibilité de réserver des ressources ou d’avoir en permanence un aperçu des matériaux disponibles. Par conséquent, ils sont moins intuitifs que les systèmes de gestion événementielle.
  
• Ici aussi, la génération de rapports sur vos événements et processus sera bien plus compliquée. Généralement, ils ne proposent pas d’intégration intelligente avec d’autres outils conçus spécifiquement pour le secteur culturel, ce qui vous permettrait pourtant de retrouver des données essentielles très facilement.
  

Un logiciel spécialisé de planification événementielle, en revanche, vous offre à la fois une vue d’ensemble très claire et des informations très précises et détaillées de certaines données.