Sept idées reçues sur les logiciels de gestion événementielle
Thursday 15 October 2020
Les logiciels de gestion événementielle sont conçus pour aider les organisations à gérer leurs salles de spectacle tout en gardant le contrôle. Ils centralisent tous les aspects essentiels du flux de travail des collaborateurs, améliorant ainsi leur efficacité. La collaboration entre les différents intervenants s’en trouve également facilitée puisque toutes les informations sont stockées de manière centralisée, de préférence dans le cloud.
De nombreuses organisations culturelles utilisent déjà un logiciel de gestion événementielle, mais pas toutes. De nombreuses idées reçues circulent au sujet de ces programmes, alors passons-les en revue et découvrez notre avis sur la question.
Cet article est le deuxième de notre « Série inspirante pour une planification sans faille ». Si vous avez manqué le premier, signé par notre CEO Wouter, cliquez ici. Et pour ne rien rater de la suite, n’oubliez pas de nous laisser vos coordonnées !
1. C'est trop cher pour nous
Tous les logiciels spécialisés n’ont pas forcément un prix d’achat exorbitant et, actuellement, la plupart sont même disponibles en mode SaaS (Software as a Service ou logiciel en tant que service). L’utilisation d’un logiciel spécialisé, qui finira par porter ses fruits, doit être considérée comme un investissement permanent dans l’avenir. À long terme, le manque d’efficacité pourrait en effet vous coûter bien plus cher. De plus, le tarif des solutions SaaS dépend souvent de la taille de votre organisation. Dans certains cas, vous payez par utilisateur. Ainsi, même les plus petites organisations peuvent accéder à des logiciels à des prix abordables et professionnaliser leur méthode de travail.
2. Seules les grandes organisations ont besoin de ce genre de programme
Tout le monde souhaite
gérer son organisation le plus efficacement possible, quelle que soit sa taille. Il va de soi que vous voulez maximiser l’utilisation de votre salle de spectacle tout en réduisant vos coûts et en améliorant vos flux de travail. Grâce à un aperçu adéquat et des rapports détaillés, vous avez enfin la possibilité de le faire, sans vous soucier des erreurs d’inattention ou des irrégularités. Et comme vous perdez moins de temps à assurer un suivi, à rédiger des rapports, à élaborer des offres et à organiser des horaires, vous pouvez davantage vous consacrer à vos clients et répondre à leurs besoins. Pour une petite organisation, chaque heure gagnée est précieuse. Après tout, qui aime travailler dans différents systèmes en même temps et remplir plusieurs tableurs ?
Pour qu’un logiciel puisse déployer tout son potentiel et donc être utilisé efficacement dans votre organisation, il est essentiel que tous vos collaborateurs l’utilisent. Les développeurs de solutions SaaS en tiennent toujours compte quand ils créent leur produit. Ces dernières années, nous avons vu l’émergence de logiciels bien
plus intuitifs. Les interfaces donnent souvent directement accès à une série de manuels, tutoriels, vidéos et formations en ligne. Tous les collaborateurs sont ainsi capables de les utiliser
après une courte formation, quelles que soient leurs compétences en informatique.
La plupart des logiciels modernes peuvent
souvent être paramétrés par l’utilisateur final. De nombreux systèmes permettent par exemple de
personnaliser des champs ou des boutons selon vos flux de travail. Il n’est ainsi pas nécessaire de faire développer un logiciel sur mesure ou d’adapter votre mode de travail à votre nouveau logiciel. En outre, grâce à l’ajout d’API, le logiciel de gestion événementielle peut « communiquer » avec d’autres programmes. Ces intégrations permettent l’échange d’informations avec d’autres systèmes.
Le développement d’un logiciel ne s’arrête jamais. La technologie évolue en permanence, de même que les exigences des utilisateurs finaux. C’est pourquoi les développeurs de solutions SaaS sont toujours en train d’améliorer leur produit et d’en proposer de nouvelles versions. Vous avez une fonctionnalité en tête, mais elle n’est pas disponible ? Peut-être le sera-t-elle à l’avenir ! N’ayez pas peur de mettre les fabricants de logiciels au défi. N’hésitez pas à poser des questions et donner votre avis !
Les logiciels de gestion événementielle ne peuvent fonctionner sans contribution humaine. Plus les collaborateurs entrent de données dans le système, plus celles-ci peuvent aider à gérer une salle de spectacle ou un événement. Les logiciels sont rarement conçus pour remplacer les travailleurs, mais plutôt pour
leur faciliter la tâche, leur faire gagner du temps et encourager les collaborations et la communication. Ils peuvent ainsi
se concentrer plus efficacement sur leur travail et créer de la valeur ajoutée pour leur entreprise.
Comme nous l’avons déjà dit, l’utilisation d’un logiciel de gestion événementielle est un
investissement dans l’avenir. Au début, vous aurez peut-être l’impression de perdre du temps à régler tous les paramètres et à introduire des données dans le système. Mais un bon développeur de logiciels a toujours pour mission
de vous aider à rentabiliser au plus vite cet investissement et à rendre le logiciel opérationnel le plus rapidement possible. De cette manière, vous profiterez vite d’un retour sur investissement, qui continuera d’évoluer avec votre investissement.
