Als je Yesplan hoort, denk je automatisch aan theater- en concertzalen. Maar wist je dat onze event planning software ook uitermate geschikt is voor een producerend en rondreizend gezelschap? Nederlands dansgezelschap Introdans bewijst dat de flexibiliteit van Yesplan geen grenzen kent.
Sinds 1971 voert Introdans dansvoorstellingen op voor een zo breed mogelijk publiek. In hun studio’s in Arnhem bereiden ze originele producties en herwerkte klassiekers voor, die vervolgens hun weg vinden naar gerenommeerde zalen in binnen- en buitenland.
Zo gaat in december bijvoorbeeld Swan Lake in première, naar Tsjaikovski’s Het Zwanenmeer. Maarten van den Berg is Coördinator Techniek en Productie bij Introdans en legt ons haarfijn uit waarom ze juist voor Yesplan kozen.
Met ongeveer 80 personeelsleden en jaarlijks 130 voorstellingen kan Introdans zichzelf rekenen tot een van de vier grote Nederlandse dansgezelschappen. Jarenlang werkten ze op verschillende afdelingen met afzonderlijke planningen in losse Word- en Excel-documenten.
Dat betekende in de praktijk dat wanneer Introdans een nieuwe voorstelling verkocht, er voor elke afdeling een aparte planning werd opgesteld. “Die vele Excel-documenten zijn foutgevoelig omdat de informatie niet altijd 100% up-to-date of betrouwbaar is. Dat probleem willen we nu met Yesplan oplossen,” vertelt Maarten.
Zo kreeg Maarten de opdracht om alle verschillende systemen op de markt met elkaar te vergelijken. Yesplan kwam als gedoodverfde winnaar uit de bus. “Ik heb zeven verschillende opties naast elkaar gelegd om tot die conclusie te komen. Bovendien ben ik gaan kijken bij Oostpool, een theatergezelschap dat al een tijdje met Yesplan werkt en er heel tevreden over is. Yesplan heeft veel kennis over het werken met reizende gezelschappen,” legt Maarten uit.
Wat maakt een producerend dansgezelschap nu anders dan een theaterzaal met een vaste locatie? En hoe verwerk je dit in Yesplan? “Door de flexibiliteit van Yesplan kan je er grotendeels zelf een vorm aan geven die voor je past,” zegt Maarten.
In Yesplan werk je met een kalender waarin je evenementen aanmaakt op basis van een tijd en een plaats. Een theaterzaal maakt bijvoorbeeld een evenement aan voor een optreden in de grote zaal op een bepaalde datum. Een producerend gezelschap werkt anders.
“Een nieuwe voorstelling begint met voorbereidingen en repetities. Na 3 maanden in onze studio’s, die als aparte locaties in Yesplan zijn aangeduid, gaat het naar de grote zalen van Nederland. Omdat we niet voor elke voorstelling een eigen locatie willen maken, maken we van de toer op zich een locatie in Yesplan. De kolom blijft hetzelfde, maar de fysieke locatie verandert wel per evenement. Zo moeten we niet voor elke voorstelling een aparte locatie aanmaken," legt Maarten uit.
Introdans is niet alleen bezig met voorstellingen produceren. Ze hebben ook een educatief luik. “We proberen een zo breed mogelijk publiek in contact te brengen met dans. Daarom organiseren we voorstellingen en workshops in scholen, sociale werkplekken en rusthuizen. Binnen Yesplan krijgen die plekken een aparte locatie. Daarmee zien we duidelijk wie, wat, waar en wanneer speelt. Met Yesplan krijgen we een helder overzicht van al onze activiteiten,” zegt Maarten.
Maak je deel uit van een theater- of dansgezelschap? Of organiseer je veel evenementen op externe locaties?
Bekijk de opname van ons webinar in samenwerking met NITE + Club Guy & Roni.
