Schep orde in verplaatste events als gevolg van COVID-19

Culturele organisaties over de hele wereld moeten hun event planning reorganiseren door maatregelen om de verspreiding van COVID-19 tegen te gaan. Deze plotse reorganisatie kan problemen veroorzaken, maar met enkele handige trucs in Yesplan kan je gemakkelijk het overzicht bewaren.

COVID-19 heeft niet alleen ons dagelijks leven door elkaar geschud, het heeft ook een grote invloed op event planning. Evenementen over de hele wereld worden verplaatst of geannuleerd. In deze blog vertellen we je alles wat je moet weten om je event planning gestructureerd te houden ondanks vele annulaties.

We leren je: 

    • Hoe je events verplaatst 
    • Hoe je bijhoudt welke events werden geannuleerd door COVID-19 
    • Hoe je wijzigingen in de kalender bijhoudt  

Voordat we beginnen 

Het kan handig zijn om eerst even te controleren of iedereen wel toegang heeft tot Yesplan. In veel landen worden mensen aangemoedigd om thuis te werken, waardoor ze misschien hun persoonlijke laptop gebruiken. Om ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft: 

    1. Stuur je een e-mail naar je gebruikers met de juiste Yesplan-URL
    2. Gebruikers kunnen de functie "Wachtwoord vergeten?" gebruiken om een nieuw wachtwoord aan te maken

Als beheerder kan je ervoor zorgen dat al je events vergrendeld zijn met een slotje. Op deze manier voorkom je dat evenementen per ongeluk worden verplaatst wanneer iemand bijvoorbeeld met een tablet Yesplan gebruikt en in de kalender veegt om te navigeren. Om het slotje toe te voegen, wijzig je de status in de systeeminstellingen.


Hoe verplaats je losstaande events? 

Veel evenementen krijgen een nieuwe datum vanwege COVID-19. Dit betekent dat je een evenement moet verplaatsen in de kalender of het moet kopiëren. Maar wees voorzichtig wanneer je evenement is gekoppeld aan ticketingsoftware! We geven hierover meer uitleg in het volgende hoofdstuk. 

Stel dat je een evenement wil verplaatsen van maart naar juni:

Verplaats eerst het evenement. Om dit te doen, moet je toestemming hebben om het te ontgrendelen.

    • Ga met de muis naar de 'i' in de rechterbovenhoek van het evenement.
    • Er verschijnt een pop-upvenster. In het informatievenster kan je het evenement ontgrendelen.
    • Wanneer het ontgrendeld is, dubbelklik je op de datum en kies je een nieuwe datum in juni. 

Het evenement is nu verplaatst naar juni.  

Op ons online leerplatform vind je meer informatie over hoe je evenementen verplaatst en kopieert. De hoofdstukken 'Verplaatsen' en 'Kopiëren en plakken ' in de Tips & Tricks-video zijn erg nuttig.

Hoe verplaats je evenementgroepen?

Misschien moet je wel een hele evenementgroep verplaatsen. Opnieuw moet je goed opletten wanneer de evenementen gelinkt zijn met je ticketingsoftware. 

Om een evenementgroep te verplaatsen, selecteer je de volledige groep

    • Op een Mac:
      1. ontgrendel de groep
      2. druk op de option-toets en verplaats de evenementen met je muis of trackpad 
    • Op een Windows-computer:
      1. ontgrendel de groep
      2. druk op de alt-toets en verplaats de evenementen met je muis of trackpad    

Houd er rekening mee dat wanneer je een groep met evenementen op meerdere locaties verplaatst, je de groep alleen naar dezelfde locaties kan verplaatsen als waar ze oorspronkelijk plaatsvonden. Op deze schermopname wordt dit duidelijk weergegeven. 

Integraties

Evenementen kunnen gelinkt zijn aan een website, narrowcasting of ticketingsoftware.

Websites en narrowcasting

    • Websites en narrowcasting versturen een query naar Yesplan. Op basis van de gegevens van Yesplan voegen ze inhoud aan het platform toe.
    • Wijzigingen in Yesplan worden onmiddellijk op dat platform doorgevoerd of je ontvangt een melding over wijzigingen zodat je ze kan verwerken.  
Ticketing

Evenementen kunnen worden gekoppeld aan ticketingsoftware. In dat geval moet je extra goed opletten. Houd rekening met volgende zaken: 

    • Wanneer je een evenementen verplaatst
      • Is het event nog steeds gelinkt met de ticketingsoftware. Je zal de wijziging ook in de ticketingsoftware moeten doorvoeren! Meer informatie hierover vind je in onze handleiding: ga naar het hoofdstuk 'Integraties' in het menu en kies de ticketingintegratie die jij gebruikt.
      • Verwijder de link met je ticketingsoftware niet. Dit kan problemen veroorzaken. 
      • Wanneer je het evenement of de link in Yesplan verwijdert, bestaat het evenement nog steeds in de ticketingsoftware. Zo maak je ghost events aan. 
    • Wanneer je een evenement kopieert en plakt:
      • Is het geplakte evenement een nieuw evenement. En dus niet gekoppeld is aan je ticketingsoftware.
      • Als je wilt dat dit evenement gelinkt is met je ticketingsoftware, klik je op de publicatieknop in het infovenster.  

Hoe houd je bij welke events werden geannuleerd door COVID-19?

We hebben evenementen verplaatst in de kalender, maar hoe houden we al deze wijzigingen bij? In dit stuk beschrijven we: 

    • hoe je je archief up-to-date houdt
    • hoe je aanduidt welke evenementen werden gewijzigd vanwege het coronavirus  

Hoe houd je je archief up-to-date?

Nadat je een evenement hebt verplaatst, bestaan de oorspronkelijke plaats en locatie niet meer. Vergeet niet dat we het evenement moesten verplaatsen om de link met onze ticketingsoftware te behouden. Ons advies is: 


    1. Kopieer het verplaatste evenement en plak het terug op de oorspronkelijke plaats en tijd.
    2. De kopie is niet gelinkt met de ticketingsoftware.
    3. Wijzig de status in 'geannuleerd'.
    4. Gebruik Teamplanner of event inspector om wijzigingen in de personeelsplanning voor die evenementen door te voeren. Anders blijven mensen de melding krijgen dat ze moeten werken.
Hoe houd je bij welke events werden gewijzigd vanwege het coronavirus?
Nadat je de kalender hebt gewijzigd, wil je misschien een overzicht van alle evenementen die door de coronacrisis moesten worden aangepast. Door de evenementen te markeren, kan je een dataview maken waarin je al deze evenementen ziet. De eenvoudigste manier om dit te doen, is door customdatavelden te gebruiken

    1. Vraag de systeembeheerder om het veld 'geannuleerd wegens corona' aan te maken. Op deze manier kan je een dataview maken die je alle evenementen laat zien die de status 'Geannuleerd' hebben en waarbij het selectievakje 'Corona' is aangeduid.
    2. Kopieer nu het evenement dat je hebt verplaatst en plak het op de oorspronkelijke datum. Deze kopie is niet gekoppeld aan je ticketingtool.
    3. Markeer het selectievakje 'Corona' bij het gekopieerde evenement en wijzig de status in 'geannuleerd'. 

Om een overzicht te verkrijgen van alle evenementen die zijn geannuleerd vanwege het coronavirus, gebruik je dataviews. Maak een dataview en zorg ervoor dat:

      • de datumfilter op de juiste data staat
      • de statusfilter enkel geannuleerde evenementen toont
      • enkel evenementen worden getoond waarbij het selectievakje 'Corona' werd aangeduid   

Hoe blijf je op de hoogte van gewijzigde events?

Voor sommige gebruikers kan het noodzakelijk zijn om op de hoogte te blijven van wijzigingen bij evenementen. In Yesplan kan elke gebruiker zijn eigen updates instellen. Je doet dit door:

    1. In het navigatiemenu de gebruikersinstellingen te openen
    2. Kies 'Updates'
    3. Nu kan je een nieuwe updateregel maken
    4. Gebruik de parameters en stel in of aan alle of aan sommige parameters moet worden voldaan   

In de instructievideo ' Status, Profiel en Labels' wordt het maken van een updateregel heel duidelijk uitgelegd in het hoofdstuk 'Updates'.

Wanneer je een nieuwe updateregel hebt ingesteld, kan je updates naar je mailbox laten sturen of online bekijken in Yesplan. Kijk bij 'Updates' in het navigatiemenu. 

Als je problemen hebt met het verplaatsen of annuleren van je events of deze structuur op te bouwen, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via support@yesplan.be of via de Helpdesk in Yesplan.