Yesplan is overgenomen door Activity Stream. Ontdek meer

Hoe tel je geannuleerde evenementen in Yesplan?

De poll na de Q&A-webinar over hoe je je event planning structureert tijdens de coronacrisis gaf enkele interessante inzichten. Velen onder jullie willen meer weten over hoe je geannuleerde evenementen telt. Een dataview geeft een goed overzicht. We vertellen je hoe je er een maakt.

Stel je even voor dat de Raad van Bestuur of de dienst administratie een overzicht wil van alle geannuleerde evenementen om mogelijk inkomensverlies te berekenen. Met een dataview krijg je een overzicht met alle informatie. We hebben dataviews al kort vermeld in onze blog over hoe je orde schept in verplaatste evenementen, maar hier leggen we het gedetailleerd uit.


Een dataview maken en een duidelijke naam geven 

Om een dataview te maken, ga je eerst naar Rapporten in het navigatiemenu. Je ziet eerst een lijst met de bestaande dataviews, maar om een nieuwe te maken, klik je eenvoudigweg op de blauwe knop met “Nieuw” en kies voor “Evenementen”.  

Geef de dataview een duidelijke naam zodat je hem later terugvindt. 

    1. Dubbelklik op “Nieuwe dataview” in de linkerbovenhoek zodat je het veld kan bewerken. 
    2. Typ de nieuwe naam, klik eerst op "Ok" en dan op “Bewaar wijzigingen” in het blauw. 

Parameters en filters wijzigen 

Nu kan je de filters wijzigen, zodat je enkel de evenementen ziet die van toepassing zijn. Klik op de knop “Filter wijzigen”. In de standaardinstelling zie je enkel de velden met begin- en einddatum. 

    • Door op het blauwe veld te klikken en dan te kiezen voor “Parameter wijzigen”, kan je de parameters bewerken. 
    • Kies de juiste datum, bv. enkel evenementen na 1 maart 2020.
    • Als je geen einddatum wil definiëren, wis je de tweede parameter door op het min-teken rechts te klikken. 

Velden toevoegen 

Klik op de blauwe knop "Toepassen" en je krijgt de dataview te zien. Maar de dienst administratie heeft wat meer informatie nodig, dus voegen we nu enkele kolommen toe. 

    • Dit kan je doen door op de knop “Wijzig kolommen” aan de rechterkant te klikken. Er verschijnt een infovenster met twee lijsten.
    • Links zie je de reeds zichtbare kolommen, de kolommen die je nog kan toevoegen staan rechts.
    • Om een veld toe te voegen, klik je op het plus-teken naast de naam van het veld. Voeg “Status” en “Profiel” toe. Het veld zal in de lijst links verschijnen en kort in het geel oplichten.
    • De dienst administratie heeft ook de bruto waarde van een evenement nodig om berekeningen uit te voeren. Klik op het pijltje naast “Prijzen” om het menu uit te vouwen en selecteer “Bruto totaalprijs”. Klik vervolgens op “Toepassen”. 

Het venster sluit en je ziet opnieuw de dataview met de velden die je net hebt toegevoegd. Maar je ziet nog altijd alle evenementen na 1 maart 2020 en niet enkel de geannuleerde. 

    • Klik op de knop “Filter wijzigen” en klik dan op de knop “And”.
    • Kies “Status” in de keuzelijst van “Selecteer een veld” en “Is” in de keuzelijst van “Selecteer een vergelijking”.
    • Kies “Geannuleerd” in de keuzelijst voor “Selecteer een waarde”
    • Klik op de knop “Toepassen en resultaten tonen” en je hebt de juiste dataview. 

Nu heb je een goed overzicht van alle evenementen na 1 maart 2020 die werden geannuleerd met handige informatie voor verschillende diensten. Kijk ook zeker eens naar deze schermopname (in het Engels) voor een visuele weergave hoe je met een dataview geannuleerde evenementen optelt.

Als je moeilijkheden ondervindt om dataviews te maken, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via support@yesplan.be of neem een kijkje in het hoofdstuk dataviews in de manual.