Yesplan is overgenomen door Activity Stream. Ontdek meer

Neem afscheid van spreadsheets en andere ongeschikte systemen

Venue management en planning is geen evidente job; veel mensen maken gebruik van verschillende systemen om uiteenlopende delen van het proces te beheren. Toch zijn veel systemen niet specifiek ontworpen voor de culturele sector. Wij zijn ervan overtuigd dat culturele organisaties een oplossing nodig hebben die specifiek voor hun behoeften is ontworpen.

Dit artikel is de derde release van onze 'Inspirerende reeks over foolproof planning'. 
 Je kan nog steeds inschrijven.

Technologie is meer dan ooit aanwezig overal in onze huizen en bedrijven. Dit wordt alleen maar versterkt en dat is duidelijk zichtbaar in de culturele sector. Voor de meeste onderdelen van onze sector bestaan er tools om problemen op te lossen, de ene al praktischer dan de andere. 

In deze blogpost laten we jou enkele van de tools zien die vaak worden gebruikt bij venue management en planning. We sommen de voordelen (en nadelen!) van het gebruik ervan op.

1. Spreadsheets

Het eerste systeem dat we bekijken is spreadsheets. Deze hebben als duidelijk voordeel dat de meeste mensen hiermee vertrouwd zijn en dat ze ongelooflijk veelzijdig zijn. Veelzijdigheid betekent echter niet dat ze gebruiksvriendelijk zijn. Spreadsheets hebben beperkingen, vooral wanneer je ze gebruikt voor venue planning. Dit is waarom: 

      • Samenwerken heeft beperkingen: sommige spreadsheet systemen maken het mogelijk om met meerdere gebruikers samen te werken, wat geweldig is. Maar meer gebruikers betekent meer tabbladen en kolommen. Al snel loop je tegen de praktische limiet aan en wordt het erg gebruiksonvriendelijk. Kopies beginnen maken voor anderen om mee te werken: niet wat je wilt. 
      • Ze zijn niet gepersonaliseerd: iedereen moet voor zichzelf filteren en op zoek gaan naar de informatie die op hen van toepassing is. 
      • De meldingopties zijn beperkt: in Google Sheets kan je wel meldingen instellen, maar de mogelijkheden zijn beperkend. Als je een wijziging aanbrengt, kan je ervan uitgaan dat je de enige persoon bent die dat zal weten. Een van de belangrijkste redenen om uiteindelijk voor een gespecialiseerde software te kiezen, is waarschijnlijk zodat je geen overbodige mails of telefoontjes moet plegen met collega’s over wie wat waar heeft aangepast. Met andere woorden kan je dus een hele hoop verwarring voorkomen. 
      • Ze zijn moeilijk te analyseren: bij spreadsheets ontbreekt de optie om onregelmatigheden bij evenementen of schema’s efficiënt te analyseren. Ingebouwde rapportage in venue management software stelt jou in staat om in een paar klikken te rapporteren over evenementen. Dit zorgt voor een afdelingsoverschrijdende gestandaardiseerde workflow. 
      • Vaak ontbreken er grote hoeveelheden essentiële informatie: Door gebruik te maken van een venue management software en deze onder andere te integreren met jouw ticketing systeem en accounting tools krijg je live inzicht in belangrijke gegevens zoals tickets, registraties en inkomsten. Als een sessie populairder blijkt dan verwacht, kan je deze misschien verplaatsen naar een grotere zaal, waardoor de potentiële inkomsten toenemen. 
      • Extra werk: Omdat spreadsheets niet altijd aansluiten op andere systemen, kan het zijn dat bij wijzigingen in de spreadsheet ook jouw andere systemen moeten worden aangepast. Dat is een tijdrovend proces. Dankzij de integraties in jouw venue management software kan je ervoor zorgen dat jouw team altijd de juiste en actuele gegevens ziet. 
Voor venue management en planning ben je beter af met cloud-based software. Een goed doordachte toestemmingsstrategie en de mogelijkheid om rapporten op te stellen zorgen ervoor dat medewerkers direct de informatie vinden die ze nodig hebben. 

Met gepersonaliseerde meldingen ben je altijd op de hoogte van de evenementen die voor jou van belang zijn. De rapportagefunctie helpen jou gaandeweg je workflow te verbeteren. Zo plan, beheer én analyseert je evenementen op een professionele manier. 

2. Pen en papier

We weten dat veel mensen graag een eerste ontwerp van het programma maken met pen en papier. Daar zijn echter nadelen aan verbonden: 

      • Ten eerste is het vrij gemakkelijk om een fout te maken zonder te beseffen dat je er een hebt gemaakt. 
      • Er is geen knop waarmee je gemakkelijk informatie vindt zoals in spreadsheets. Een dubbele boeking of andere fouten gebeuren voor je het weet. 
      • Het is niet efficiënt als je meerdere gebeurtenissen hebt die aan elkaar gekoppeld zijn. 
      • Het specificeren en wijzigen van de status van het evenement (optie, geannuleerd, bevestigd...) kan verwarrend zijn. 
      • Eén persoon zal de volledige planning moeten doen, aangezien het systeem niet gemakkelijk toegankelijk is voor meerdere personen op meerdere plaatsen. 
      • Het communiceren van de planning vergt veel handmatig werk en de schets kan moeilijk gedeeld worden met de volledige organisatie. 
Ook hier heb je cloud-based software nodig die gemakkelijk toegankelijk is voor iedereen door middel van een login op een browser en/of mobiele app. Met gebruiksvriendelijke software kan je een concept planning opstellen en deze vervolgens met de drag en drop-functies gemakkelijk verplaatsen. Wijzigingen in bulk zijn ook beschikbaar. Je maakt de status van een evenement duidelijk met een slimme kleurcodering. En omdat event management software er is om jouw leven te vergemakkelijken en fouten te voorkomen, waarschuwt het jou als je op het punt staat er een te maken. Klinkt goed, toch?  

“Gespecialiseerde venue management software geeft jou echter een heel duidelijk overzicht en een diepgaand inzicht tot in de kleine details.”

3. Kalendersoftware

Een derde optie is een kalender tool zoals Google of Outlook Calendar: de online versie van de pen- en papieren kalender. Hier gelden dezelfde nadelen als bij optie 2. Een gedeelde kalender geeft anderen dan wel toegang, maar is nog steeds niet perfect. Zo’n kalender is goed om vergaderingen te plannen met collega's of om herinneringen voor jezelf in te stellen. Het is echter niet geschikt om de agenda van een hele zaal te beheren. 


      • De hoeveelheid informatie die je kan invoeren in de velden is te beperkt. Wil je wat productie-informatie invoeren of een koppeling maken met je ticketingsysteem? Sorry, kan niet. 
      • Het is niet handig om bepaalde taken toe te wijzen aan specifieke medewerkers en vervolgens hun status op te volgen. 
Venue management software hebben vaker wel dan niet een algemeen kalenderoverzicht. In tegenstelling tot een normale kalender krijg je veel meer informatie per evenement. Je ziet alle details zoals schema’s, resources, prijs, geschiedenis, rapporten... Alles wat je moet weten is gemakkelijk toegankelijk in enkele kliks. Bij voorkeur is er een ingebouwd planningssysteem of heb je minstens de mogelijkheid om te integreren met gespecialiseerde tools voor personeelsbeheer. 

4. Tools voor taakbeheer

We willen geen afbreuk doen aan de goede kwaliteiten van task management tools zoals Asana, Monday, Trello of Wrike, maar volgens ons zijn ze gewoon niet echt geschikt voor locatieplanning. Die tools zijn perfect om taken te verdelen en op te volgen voor interne projecten, maar... 

      • Ze missen een grafische gebruikersinterface om een overzicht te krijgen van de planning. 
      • Veel task management tools maken het gebruikers moeilijk om een stapje terug te doen en zo een globaler beeld te krijgen van de planning. Het is moeilijk om de volledige eventplanning en -statussen te zien. 
      • Omdat ze niet specifiek voor de culturele sector zijn ontworpen, ontbreekt het deze tools vaak aan functionaliteiten, zoals de mogelijkheid om resources te boeken of een overzicht te krijgen van beschikbare materialen. Ze zijn dus minder intuïtief dan venue management tools omdat ze er simpelweg niet echt voor gemaakt zijn. 
      • Ook hier zal de rapportage over uw evenementen en processen een stuk lastiger zijn. Daarentegen stellen slimme integraties met tools die speciaal voor de culturele sector ontworpen zijn, jou in staat om zeer eenvoudig belangrijke gegevens op te halen. Algemene task management tools hebben deze optie vaak niet. 
Gespecialiseerde venue management software geeft jou echter een heel duidelijk overzicht en een diepgaand inzicht tot in de kleine details. 

Moraal van het verhaal? Omarm de toekomst en maak gebruik van doordachte venue management planning software. Deze zijn voorzien op elk aspect dat je kan nodig hebben tijdens het plannen van al jouw evenementen!

Eerst zien dan geloven?

Vraag je persoonlijke demonstratie door een Yesplan-medewerker aan.