Wat je concreet kan verwachten op de Yesplan klantendag

Verwerf inzichten en leer bij van andere organisaties dankzij de casestudies en verbeter je Yesplan-kennis tijdens onze workshops op de klantendag.

Op 4 december verwelkomen we je in Gent of op 11 december in Utrecht op de klantendag van Yesplan. We hebben al een tipje van de sluier gelicht in onze vorige blog met de vijf redenen waarom je je moest inschrijven. Maar nu ben je ongetwijfeld benieuwd naar de concrete hands-on workshops die je kan volgen en de casestudies die je inzichten geven in hoe andere bedrijven van Yesplan gebruik maken. 

Lees hieronder welke topics worden voorgesteld op de klantendag en maak je keuze!  

Leer de kneepjes van Yesplan en planningsoftware: keuze uit 3 workshops 

In de drie workshops geven onze Yesplanmedewerkers je concrete tips om Yesplan efficiënter te gebruiken op dagelijkse basis. Kies één van de drie workshops die beschikbaar zijn op de klantendag in jouw stad (let op, niet alle workshops zijn te volgen in België én Nederland). Om zeker te zijn dat je de workshop van je keuze kan volgen, moet je je op voorhand online inschrijven. 

1. De vele facetten van integraties (te volgen in Gent en Utrecht) 

Wanneer je je Yesplan-software wilt koppelen met een ander softwarepakket (zoals je boekhoudpakket of ticketsysteem), kan dit op het eerste gezicht overweldigend lijken door de mogelijkheden. In deze lezing vertellen we je onder andere waar je rekening mee moet houden bij een integratie, hoe de workflow eruit kan zien en welke kosten kunnen voorkomen. Op het einde van de sessie is er ruimte voor een uitgebreide vragenronde en kan je jouw specifieke vragen stellen over de integratie die jij in je organisatie wilt toepassen.

 2. Dataviews in de praktijk (te volgen in Gent en Utrecht) 

Om de processen en werking binnen je organisatie op te volgen én te verbeteren, is actuele data een must. In deze workshops leer je hoe een dataview of Excelsheet je workflow vlotter kan laten verlopen. Tijdens deze workshop bekijken we de structuur van een dataview en bouwen we enkele praktische voorbeelden.

 3. De veelzijdigheid van Yesplan (enkel te volgen in Gent) 

We liegen niet als we zeggen dat Yesplan oneindig veel mogelijkheden biedt. De software wordt door verschillende gebruikers flexibel gebruikt, aangepast aan de sector of venue. Dat betekent dat het systeem vaak creatief wordt gebruikt door gebruikers zelf. Deze Yesplan ‘hacks’ willen we met jou delen. In deze workshop tonen we hoe je culturele collega’s Yesplan toepassen en geven we tips om het systeem naadloos aan te laten sluiten op jouw organisatie.

 4. Change Management (enkel te volgen in Utrecht) 

Als projectleider of manager ben je verantwoordelijk voor veranderingen. Sommige klein, andere groot en complex zoals de implementatie van nieuwe software. In deze interactieve workshop leer je de basisvoorwaarden kennen voor het organiseren van succesvolle veranderingen. 

Geen life hacks maar een framework waarmee je jezelf succesvol voorbereidt. Je krijgt inzichten in wat voor ‘veranderstijl’ jij van nature hebt en welke invloed dat heeft op het veranderproces in jouw organisatie. We gaan ervaringen delen en je gaat naar huis met een tastbaar begrip op veranderen dat jij kunt toepassen in de praktijk. Klaar voor een crashcourse verandermanagement? 

In samenwerking met Liebje Paalman, 20 jaar ervaring als consultant en docent verandermanagement aan de Erasmus Universiteit. 

Ontdek hoe andere bedrijven optimaal gebruik maken van Yesplan en de mogelijke features: keuze uit 3 casestudies 

Tijdens de cases wordt vanuit het standpunt van onze klanten uitgelegd hoe zij gebruik maken van de mogelijkheden van Yesplan. Je leert van hen hoe jij dat ook kan toepassen in je organisatie. Kies één van de drie casestudies die beschikbaar zijn op de klantendag in jouw stad (let op, niet alle casestudies zijn te volgen in België én Nederland). Om zeker te zijn dat je de casestudie van je keuze kan volgen, moet je je op voorhand online inschrijven. 

1. De kracht van API (te volgen in Gent en Utrecht) 

Yesplan is ideaal voor het plannen van evenementen, maar ook ticketing, CRM- of andere systemen zijn nodig om een culturele organisatie te laten draaien. Onze eigen integraties vormen ‘kant-en-klare koppelingen’, maar je kan ook externe programma’s naar keuze verbinden met je eventplanning dankzij de Yesplan API. Een API zorgt ervoor dat alle informatie up to date en gecentraliseerd is dankzij een automatische verbinding. CC Hasselt en De Warande delen in dit sofagesprek graag hoe en waarom zij gebruik maken van de Yesplan API’s, welke obstakels ze ondervonden en wat de meerwaarde is van de koppelingen

2. De spelregels van Teamplanner (te volgen in Gent en Utrecht) 

Hoe plan je medewerkers efficiënt in voor evenementen? En hoe hou je rekening met de diensten, overuren, vakantie, rustperiodes? Toon Bouman van De Meerse in Hoofddorp toont je hoe zij de Teamplanner gebruiken en spelen met de placeholders, diensten en planning.

“Toon Bouman van De Meerse in Hoofddorp toont je hoe zij de Teamplanner gebruiken en spelen met de placeholders, diensten en planning.”

3. Financiële rapportage binnen cultuurcentra, hoe begin je eraan? (enkel te volgen in Gent) 

Dankzij financiële rapportage kan je gemakkelijk meten en weten hoe de middelen worden gespendeerd en kan je je cashflow optimaliseren. Niet alleen in het bedrijfsleven, maar ook binnen cultuurcentra kan deze toepassing nuttig zijn voor artistieke werking en de verhuur van locaties. Alexander Ververken van Cultuurcentrum Kortrijk legt uit hoe ze dankzij een Excel-integratie de cijfertjes binnen de organisatie nauwgezet opvolgen en wat de voor- en nadelen zijn van financiële rapportage. 

 4. Budgettering, prognose & deal (enkel te volgen in Utrecht) 

Excel is voor velen de tool om budgetten op te maken en/of prognoses op te stellen. Dankzij de Excel-integratie van Yesplan kan je de data koppelen aan de eventplanningsoftware en combineren met bijvoorbeeld ticketing (realisatie) zodat alles centraal en realtime toegankelijk is. Onder andere Bimhuis toont hoe ze te werk gaan met de Excel-integratie, wat de voordelen zijn, welke parameters belangrijk zijn om bij te houden en hoe deze data hun organisatie uiteindelijk vooruit gaat helpen in de toekomst. 

De klantendag van Yesplan belooft alvast een dag vol interessante presentaties en leerrijke sprekers te worden. Onze sprekers blijven achteraf zeker nog een glaasje drinken, zodat je ook na de workshops en casestudies kan netwerken met je sectorgenoten. 

Tot binnenkort op onze klantendag!  

Inschrijven voor de workshop van mijn keuze

Kies één workshop EN één casestudie die je graag wilt bijwonen om het beheer van je culturele organisatie te optimaliseren. Klik op onderstaande knop en geef ons je voorkeur door: