Gérer 239 000 visiteurs de manière efficace n’a rien d’une sinécure. Parkstad Limburg Theaters programme environ 900 représentations par an à Heerlen et à Kerkrade, aux Pays Bas. Il s’agit généralement de concerts et de spectacles, bien que l’organisation mette également ses locaux à la disposition de réunions et de conférences. Stefan Smets, coordinateur planning : « Pour nous, un système de planification est vraiment quelque chose d’essentiel. »
À peine deux semaines d'utilisation et Parkstad Limburg Théâtres voit déjà la difference.
« Nous disposons de quatre salles mais c’est sans compter les extras, comme les foyers et le café des artistes. En termes de contenu, nous aimons voir large : classique, opéra, théâtre, comédies musicales, cabaret, musique, mais nous sommes également ouverts à l’idée d’une location à but commercial. Cependant, nous axons principalement nos priorités sur les arts de la scène. »
Parkstad Limburg Theaters a effectué la transition vers Yesplan il y a deux semaines. « C’est super excitant! » déclare Smets, qui dirige la mise en place du programme. « Ça fait un moment que je suis occupé avec ça, mais maintenant c’est toute l'organisation qui a opéré le changement. Nous commençons par la planification de base et développerons ensuite. Toutes les étapes du processus de mise en œuvre ne sont pas encore au point. »
Jusqu'à récemment, un autre logiciel était au cœur de la cellule de planification. « Nous avons acquis ce système il y a dix ans, mais en tant qu’organisation, nous avons depuis connu une croissance gigantesque, ce qui a mis un peu la pression sur ce genre de système. Au final, le logiciel était trop lent et pas assez flexible pour nous. Par exemple, en raison du nombre limité de licences, tout le monde ne pouvait pas accéder au système en même temps. Le systèm n'était plus suffisant pour gérer les flux d’infos dont nous disposons aujourd'hui, ce qui a provoqué beaucoup d'irritation lors des périodes de rush. »
« Ce dont nous avions besoin, c’était d’un système qui fonctionnait comme nous le souhaitions, avec différentes salles dans un seul système. » Cette flexibilité, il l’a trouvée chez Yesplan. « Ce que j’adore, c’est que vous pouvez créer votre propre design de manière intuitive et amusante. Vous déplacez les cases que vous voulez, comme si vous étiez sur un iPad : c’est clair et précis. Je sais aussi que plus tard, je pourrai facilement y connecter notre CRM, ce qui ouvre des possibilités pour l'avenir. »
« Grâce à Yesplan, vous ajustez les procès de travail de l'intérieur, et c'est sans doute l'aspect le plus crucial. »
Le processus de préparation est au moins aussi important que la mise en œuvre elle-même, selon Smets. « Embarquer d'autres personnes à bord prend un certain temps. Ça représente un gros investissement et demande beaucoup d’effort de la part de votre organisation. Chacun doit apprendre à travailler avec le système, donc la décision doit vraiment être prise en concertation avec tout le monde. Comme nous avions découvert à plusieurs reprises que certaines fonctionnalités de l'ancien système n'étaient pas du tout utilisées, il y a eu au début une certaine résistance au passage à Yesplan. Aujourd’hui, on veut éviter ça en utilisant pleinement toutes les facettes de l’outil avec lequel nous travaillons. »
Deux semaines après le grand changement, Smets est satisfait. « Ma plus grande crainte était que cela ne se passe pas bien pendant la migration. Mais il n’y a eu aucun problème : en une demi-semaine, on avait fini d’importer. À partir de mercredi prochain, nous ne planifierons plus que dans Yesplan. Je pensais qu’on allait devoir travailler avec deux systèmes pendant un moment, mais Yesplan m'a déconseillé de le faire. Avec nous, les choses étaient parfois un peu agitées, mais ces gens possèdent clairement une expérience en ce qui concerne les implémentations et restent toujours très calmes. Rétrospectivement, je suis très heureux de ce conseil, ça n’aurait provoqué que de la confusion et davantage de travail. »
La mise en place s'est déroulée sans problème, mais c'est également parce que Parkstad Limburg Theaters a pris le temps de modéliser le logiciel en fonction des besoins de ses équipes. « Vous devez écouter chaque département attentivement. Tout le monde a des besoins différents et vous devez essayer de les réintégrer dans le système. Il peut y avoir des conflits ou des impasses. Vous devez alors faire des choix », confie Smets.
« Il y a maintenant une trentaine d’employés qui utilisent intensivement Yesplan. J'ai déjà remarqué la différence. Il y a une meilleure vue d'ensemble et ça rend tout le monde plus calme. Par exemple, le département technologique est lui aussi en phase de préparation. Ils stockent maintenant toutes leurs fiches techniques dans Yesplan. Certes, ça représente beaucoup de travail et de rigueur, mais ils bénéficient déjà des résultats de ce changement. Ça fait plaisir à entendre. »
Selon Smets, l’essence de Yesplan réside dans le fait qu’il est plus qu’un pur logiciel de gestion d’événements. « Ce n'est pas simplement un système de planification », déclare Smets. « Grâce à Yesplan, vous ajustez les procès de travail de l'intérieur, et c'est sans doute l'aspect le plus crucial. Vous êtes beaucoup plus efficace en termes d’organisation. Je suis convaincu que Yesplan nous évitera beaucoup de travail inutile. »
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