Imaginez qu’un ancien abattoir ait été transformé en centre culturel majestueux. Vous y trouvez un bar, un cinéma, une salle de concert, un restaurant, une galerie… Et ici, on ne parle bien sûr que des espaces. La Kulturfabrik, située au cœur du Luxembourg, accueille des résidences d'artistes et des espaces de répétition pour les musiciens. Afin de permettre à tous les rouages de cette merveilleuse machine de fonctionner en douceur, il n’existe qu’un seul outil. Et c’est Yesplan.
Dans son intégralité, la Kulturfabrik est une surface de 4500m2 pouvant accueillir des manifestations culturelles de toutes sortes, que ce soient des évènements littéraires, des conférences ou des représentations théâtrales. Et même si gérer un centre culturel pouvant accueillir 850 personnes semble à première vue assez facile, il faut savoir qu’il s’y passe quotidiennement différents événements simultanés, ce qui rend les choses beaucoup plus complexes. « Grâce à notre vision très large concernant la programmation, nous attirons environ 80 000 visiteurs par an », explique René Penning, responsable de l'administration, des finances et des ressources humaines.Avant septembre, cette multitude d'événements culturels était coordonnée au moyen d'un tableau Excel et d'une avalanche de mails. « Pouvez-vous imaginer gérer vingt espaces différents avec la seule aide d’Excel? » demande René. « Les choses sont devenues de plus en plus compliquées tandis que nous continuions à nous développer, à planifier encore plus d'événements et à faire grandir l'équipe. À la fin, c'était tout bonnement devenu ingérable. »
« Il y a cinq ans environ, nos amis du Melkweg à Amsterdam nous ont parlé de Yesplan. À l'époque, l’idée d’un changement potentiel nous paraissait un peu trop chère », se souvient René. Entre temps, le flux de mails était devenu plus abondant encore, et les techniciens passaient leur temps à courir de droite à gauche – si ils n’étaient pas tout simplement perdus. « En fin de compte, je n’avais plus d’autre choix que de chercher un outil qui allait nous remettre à flot, et je me suis alors souvenu de le conversation que j’avais eue avec nos collègues des Pays-Bas. »
“Je suis en quelques sortes tombé amoureux de Yesplan à cause de ceux qui l'ont inventé.”
« Je suis en quelques sortes tombé amoureux de Yesplan », concède René. « Et c'est principalement à cause de ceux qui l'ont inventé. Pendant de nombreuses années, ces gars-là ont travaillé au Vooruit, un centre culturel alternatif en Belgique. J’ai vraiment eu l'impression que le Vooruit était en fait le miroir de notre organisation. Je me suis dit : ‘Si ces gens ont géré un centre culturel pendant autant d’années, il est tout simplement impossible qu'ils soient passés à côté de l’un ou l’autre élément essentiel’. Ce à quoi nous sommes confrontés tous les jours, c'est exactement ce à quoi ils font face quotidiennement. Ils réfléchissent et agissent comme nous. »
Après avoir implémenté Yesplan en septembre 2017, la Kulturfabrik est maintenant en phase de transition. « Ça change notre vie, petit à petit. C'est comme si vous vous aviez l’habitude de vous rendre tous les jours au travail sur un vieux vélo, puis que soudainement vous fassiez le chemin sur un modèle futuriste et flambant neuf. C'est un sacré changement », admet René. Pendant cette première période, la Kulturfabrik se concentre principalement sur l'utilisation de la fonctionnalité calendrier partagé. « Je pense qu’il faut prendre le temps d'apprécier pleinement tout ce dont Yesplan est capable d’offrir. »En septembre, l'équipe évaluera sa première année d’utilisation de Yesplan. « Nous verrons ce que nous avons appris et déciderons des outils que nous allons commencer à utiliser pour la suite. » Cette approche progressive permet à l'ensemble des personnes présentes à bord de se sentir à l’aise. Bien qu'il soit souvent difficile de quitter ses vieilles habitudes, René se réjouit de l'enthousiasme de toute l'équipe. « La transition n’a apporté que des conséquences bénéfiques. L’équipe a été très réceptive à ce grand changement. »
“La transition n’a apporté que des conséquences bénéfiques. L’équipe a été très réceptive à ce grand changement.”
Même à mi-parcours de la première saison, les résultats sont déjà visibles. Selon René, « les choses sont devenues beaucoup plus professionnelles. La communication s'est améliorée et il y a certainement beaucoup moins de mails. Nous avons enfin un planning facile à manipuler et un aperçu global de tous nos événements. Un autre avantage important, c’est que les paramètres d'affichage de Yesplan sont facilement personnalisables. Si seulement deux de tous les espaces disponibles m’intéressent, je peux leur donner la priorité dans le tableau de bord. »
Le secret pour tirer le meilleur parti de Yesplan, c’est de « s'intéresser au logiciel et prendre le temps de découvrir toutes ses fonctionnalités », explique René. La meilleure façon de le faire? « Inviter l'équipe Yesplan pour une démonstration. » Pour René, c'est tout ce dont vous avez besoin pour être convaincu. Et ce n’est pas nous qui allons dire le contraire.
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