Ontdek de voordelen van Yesplan in minder dan 30 minuten!

Hoe jouw coronaproof evenement gegarandeerd een succes wordt door op voorhand te plannen

Het is natuurlijk jammer dat je de volledige capaciteit van jouw zaal niet kan benutten. Toch is het een lichtpuntje dat evenementen kunnen doorgaan met de nodige sociale afstand. Maar hoe slaag jij erin om van jouw evenementen een leuke en succesvolle ervaring te maken? We zetten onze vijf beste tips op een rijtje in deze blog!

1. Maak duidelijke regels 

Leg heel duidelijke regels en beperkingen vast voor zowel je personeel als je publiek. Je kan ook best een plan van aanpak klaar hebben voor verschillende situaties en voorbereid zijn op mensen die zich niet aan de regels houden. Wat ga je bijvoorbeeld doen als iemand geen mondmasker bij heeft of als een van je personeelsleden corona oploopt?  


2. Goede communicatie 

Laat iedereen weten wat ze van het evenement kunnen verwachten. Hoeveel mensen zullen er zijn? hebben ze een masker nodig? is er ontsmettingsmiddel voorzien? hoe verloopt de toegangsprocedure? hoeveel plaatsen moeten ze vrij laten? Breng de aanwezigen hiervan op de hoogte voor ze aankomen. Zo vermijd je verwarring of teleurstelling! 


3. Onthoud dat regels jouw evenement niet minder leuk maken

Er zijn talloze mogelijkheden om jouw evenement onvergetelijk te maken. Maak de deelnemers bijvoorbeeld zo enthousiast dat het lijkt alsof ze elk voor 2 tellen. Het zou toch fantastisch zijn om maar de helft van het aantal bezoekers te hebben die je normaal hebt, terwijl het wel aanvoelt alsof jouw zaal op volle capaciteit draait? Maak jouw gasten dus laaiend enthousiast! 



4. Organiseer 'relaxed performances'

Volgens de Indigo Culture Restart Toolkit denkt maar liefst 25% van de respondenten dat zij kwetsbaar zijn voor COVID en zij zullen dan ook minder snel culturele events bijwonen. Dit zou een significant verlies aan inkomsten kunnen betekenen. 'Relaxed performances' organiseren op rustige dagen met langere pauzes, kan een interessante oplossing zijn! Je kan ook overwegen om op je website aan te geven wanneer je minder bezoek verwacht en het dus rustiger is in jouw venue. Zo is er een oplossing voor kwetsbare bezoekers die anders misschien thuis zouden blijven! 


5. Maak een stappenplan klaar, maar blijf wendbaar 

Bereid een stapsgewijze heropening voor. Heropen in fases en begin met een minimum aan zitplaatsen. Naarmate iedereen zich meer op zijn gemak voelt, kan je overgaan naar de volgende fase. Sta er tegelijkertijd voor open om je plannen snel bij te sturen. Luister zeker ook naar eventuele feedback van je bezoekers en durf je plannen aan te passen indien nodig. Je bezoekers maken je event vanop de eerste rij mee en zijn dus de beste bron voor feedback! 


Wij wensen je veel succes bij de organisatie van je coronaproof events! 

Benieuwd naar hoe Yesplan kan helpen bij de planning van je events?

Vraag je persoonlijke demonstratie door een Yesplan-medewerker aan.