Wie geht Yesplan mit der Allgemeinen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) um? Im Folgenden geben wir einige Tipps.
Die DSGVO schreibt vor, dass die Kontaktdaten von Personen nur dann gespeichert (oder verarbeitet) werden dürfen, wenn es dafür eine rechtliche Grundlage gibt. In den meisten Fällen wird es rechtliche Gründe geben, die es Ihnen ermöglichen, die Angaben zu einer Kontaktperson in Yesplan zu speichern. Zum Beispiel wird ein Mietvertrag mit dem Kunden oft einen ausreichend notwendigen Grund darstellen, um Kontaktdaten zu speichern. Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Datenfeld vom Typ 'Contact' auf einer Veranstaltung verwenden, um die Daten des Kunden einzugeben, können Sie erfassen, für welche Veranstaltungen jeder Kontakt in Ihrer Datenbank registriert ist. Sie können dies tun, indem Sie die Registerkarte "Bookings" im Inspector des Kontakts betrachten. Auf diese Weise können Sie die Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung der personenbezogenen Daten für jeden Kontakt nachweisen.
Wenn Sie personenbezogene Daten aufbewahren, für die eine formale Zustimmung der Person erforderlich ist, können Sie dies ebenfalls in Yesplan verwalten. Sie ein benutzerdefiniertes Datenfeld für den Kontakt anlegen, in dem Sie angeben, dass die Kontaktperson die Erlaubnis zur Speicherung ihrer Daten erteilt hat. Das benutzerdefinierte Datenfeld - ein Kontrollkästchen - kann angekreuzt werden, wenn die Erlaubnis erteilt wurde, und, falls gewünscht, können zusätzliche Felder angelegt werden, die Informationen darüber enthalten, wie die Erlaubnis erteilt wurde (z.B. über ein Webformular). Über die Abfragesprache von Yesplan können Sie eine Übersicht über alle Kontakte abfragen, bei denen das oben genannte Feld angekreuzt ist, sowie über alle anderen Datenfelder, die Sie konfiguriert haben.
Sie können Yesplan-Berechtigungen konfigurieren, um festzulegen, wer im Unternehmen Zugriff auf bestimmte Kontaktdaten hat. Wenn Yesplan-Benutzer nicht explizit Leserechte für Kontakte erhalten, haben diese Benutzer keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten (dies wird als 'security by default' bezeichnet). Es ist jedoch möglich, dass Yesplan-Berechtigungen für verschiedene Funktionen und / oder Personen vergeben wurden, so dass diese zumindest personenbezogene Daten in Yesplan lesen können.
Deshalb sollten Sie die Yesplan-Berechtigungen im Rahmen der neuen Regelungen überprüfen. In den Berechtigungsvorlagen können Sie überprüfen, welche Funktionen und/oder Personen Zugriff auf Kontakte haben. Darüber hinaus können Sie die Berechtigungen für einen bestimmten Kontakt über die Registerkarte "Permissions" im Posteingang des Kontakts überprüfen.
Ihre Kontakte haben das Recht, Sie zu bitten, sie aus Ihrer Yesplan-Datenbank zu löschen.
Außerdem müssen Sie regelmäßig überprüfen, ob Sie noch die Erlaubnis haben, die Daten einer Person zu speichern, und Sie müssen den Kontakt entfernen, wenn Sie die Erlaubnis nicht haben. Wenn Sie keine rechtliche Grundlage mehr haben, die Kontaktdaten zu speichern, können Sie dies in Yesplan lösen, indem Sie den Kontakt löschen.
Diese Person kann jedoch bereits für eine Reihe von Veranstaltungen gebucht sein. Diese Informationen müssen ebenfalls gelöscht werden. Die Buchungen des Kontakts sind auf der Registerkarte "Bookings" im Inspector des Kontakts verfügbar. Ist der Kontakt bereits gelöscht worden? Über die Yesplan Abfragesprache können Sie nach Buchungen von Kontakten suchen und diese manuell für die verschiedenen Veranstaltungen löschen:
