« Nous utilisons religieusement Yesplan »

The Other Palace est situé au coin de Buckingham Palace, au cœur de Londres. Anciennement le St. James Theatre, The Other Palace a officiellement ouvert ses portes en février 2017 et s’est vite imposé comme le foyer de diverses comédies musicales à différents stades de développement.

Seulement un an après avoir opéré le grand changement, le planning peut se targuer d’une bonne centaine d'événements présents sur la grille horaire. « Notre principale ambition est de devenir le siège du théâtre musical et de développer ce genre à Londres », explique Rebecca Snape, Responsable des Partenariats. 

L'ère des feuilles de calcul

Avant que The Other Palace n’opte pour Yesplan, ils travaillaient avec de simples feuilles de calcul et des calendriers Outlook. Cependant, ça commençait à devenir gênant : « Nous n’arrêtions pas de travailler par erreur sur les mauvaises versions des feuilles de calcul, ou alors on les supprimait par accident. Nous ne pouvions pas continuer comme ça », dit Kiki Stevenson, chargée de programmation. 

De plus, il y avait la question délicate de la restriction d’accès. « Toute l’équipe voulait avoir vue sur l'horaire, mais comme beaucoup d'événements n'étaient pas encore confirmés et étaient donc souvent source de débats au sein de l'équipe de programmation, nous ne voulions pas partager certaines informations et risquer ainsi de compromettre une discussion interne en cours. » Maintenant que Yesplan est arrivé, toutes les personnes de l'équipe ont leur propre accès, mais les autorisations sont limitées. En bref : problème résolu. 

Kiki, qui passe le gros de ses journées à introduire toutes sortes d'informations dans Yesplan, se souvient d'un autre problème. « Lorsque nous passions par les feuilles de calcul, il y avait beaucoup plus de risques de doubles réservations qu’il n’y en a avec Yesplan, qui est intelligent, sait quand il y a un conflit et vous en alerte. » 

Faites vos devoirs

Avec plusieurs options disponibles sur le marché, l'équipe a pris le temps de peser le pour et le contre de différents logiciels. « J'ai beaucoup apprécié le fait qu'un membre de l'équipe Yesplan, Andrew, propose de nous rencontrer avant qu’on ne prenne une décision. Il est venu à The Other Palace pour découvrir nos besoins et les problématiques que nous souhaitions que Yesplan résolve pour nous », dit Kiki.

À partir de ce moment, les choses se sont mises en route rapidement à The Other Palace. Comme l’explique Rebecca, « lorsque nous nous sommes lancées en novembre 2017, nous étions très impatientes de démarrer avec Yesplan car nous savions à quel point cela allait changer notre vie professionnelle - même si, dans un premier temps, nous l'avons simplement utilisé comme système d’agenda. Andrew avait été catégorique : quatre heures d'entraînement et on pourrait s’approprier le programme. »

Aussitôt ces mots prononcés, ces dames ont fait le switch entre leurs feuilles de calcul et Yesplan en seulement une semaine. « Nous avons passé beaucoup de temps sur Skype avec Wim afin d’en apprendre plus sur les tenants et aboutissants. En nous donnant des devoirs à faire, il nous a appris comment naviguer au mieux dans le système. Dès que nous avions une question ou une incertitude, nous pouvions envoyer un mail à Wim. » Si vous comptez emprunter le même chemin qu’elles, Kiki et Rebecca vous conseillent d’une même voix de « prendre son temps pour pouvoir découvrir toutes les possibilités du système. » 

Yesplan, hallelujah 

« Nous utilisons religieusement Yesplan », dit Kiki. « Ça a fondamentalement modifié notre façon de travailler et a éliminé l'élément hasardeux de l'erreur humaine. J'ai beaucoup plus confiance dans les données que nous traitons et les informations qu’on en retire. De plus, ça nous a permis, à Rebecca et moi, d’apprendre à réellement collaborer, parce qu’au final ça reste uniquement nous deux devant un programme. Cette collaboration a ouvert un autre type de dialogue entre nous. » « Ça nous dégage aussi pas mal de temps » ajoute Rebecca. « On n’a plus besoin de constamment double checker chaque information, et adieu le travail de devinettes. On aime vraiment Yesplan. » 

“On n’a plus besoin de constamment double checker chaque information, et adieu le travail de devinettes. On aime vraiment Yesplan.”

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